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【フォースタ テックブログ】ノーコードで業務効率化、PdMがZapierを活用した話

こんにちは、for Startups, Inc.でSTARTUP DBというサービスの責任者をしている寺田(@yuyaterada)と申します。来年春頃の大型リリースに向けて目下準備中です。

その中で、さまざまなタスク管理や人事業務が発生していますが、エンジニアにはプロダクト開発に集中してもらう為、タスク自動化ツール「Zapier」を導入しています。

今回はSTARTUP DB運営の肝にもなっている「Zapier」について紹介させていただきます。

Zapierとは?

海外の「IFTTT」などのiPaaSのひとつで、複数のウェブアプリケーションを連携させて、定型的な業務を自動化できます。エンジニアに頼んでコーディングせずとも、タスクの自動化をノーコードで実現できてしまいます。

活用事例を紹介します

1/【勤怠管理】インターンの勤怠報告忘れをSlackに通知

STARTUP DBの運営チームにはインターンが多く在籍していて、ジョブカン勤怠管理でシフト管理をしています。

勤怠報告忘れが発生した場合、Gmailに指定したキーワードを含むメールが届いたらSlackに通知するようにしています。

Formatter(text)で指定テキストを切り取り、Slackメッセージの文面調整をしています。

■通知画面


2/【問い合わせ対応】Googleフォームに新規投稿されたらSlack通知

STARTUP DBでは各種問い合わせフォームをGoogleフォームにしています。新規問い合わせが入ったら、Slackに通知されるようにしています。


3/【タスク管理】毎月1日に自動的にタスクをSlack通知&Trelloカード化

運営する中でのTodo管理はTrelloで行っています。毎月定例で発生するタスクは、自動的にSlackに通知とTrelloのカード化をしています。


4/【採用管理】インターン採用の応募をSlack通知&Trelloカード化&スプレッドシートに記録

現在インターン採用はWantedlyを主軸として集客をし、応募後のステータス状況をTrelloで管理しています。また数値分析をGoogleスプレッドシートで可視化し、健康状態を管理しています。

■手法

①Wantedlyでエントリーメールがあり次第、自動でスプレッドシートに応募記録、Slack通知、Trelloカード化。応募メールは、ZapierのFormatter(text)で指定テキストを切り取る

※リファラルなど、Wantedly以外のエントリーがあったら、手動でTrelloカード作成



②Trelloカードに面談日を設定し、面談前日になったら、Slack通知でアナウンスする


③書類選考から選考進捗があり次第、手動でTrelloのカード移動する

④スプレッドシートに移動記録が登録され、選考ステータスによって列に◯or☓が入り、行の背景色の色が変更されるようスプレッドシートの条件付き書式で設定

※TrelloのカードIDで同カードの移動管理をしています


⑤スプレッドシートの集計シートに数式を入れ、自動的に更新される


おわりに

いくつか活用事例を紹介しましたが、プロダクト開発においてエンジニアのリソースは最大の資産になるので、今後もZapierを使ってノーコードで実装できるものは自動化し、よりエンジニアが開発に集中できる環境を整えていけたらと考えています。最近社内のWikiツールで導入したNotionが近々APIを公開するという噂があるのでZapierにも連携されないか期待しています。

そんなfor Startupsではエンジニア、デザイナーを絶賛募集中です。

Zapierについても是非気軽に情報交換できたら嬉しいです!

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