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400万PVの経営者向けメディア『経営ハッカー』編集長に聞く、議事録の書き方のコツ
こんにちは。経営ハッカー※編集長&(CCO: Chief Content Ojisan)の中山です。
※『経営ハッカー』とは…月間400万PVのfreeeの運営する「経営 × テクノロジー」をテーマにするメディアです。
突然ですが、議事録を書くのってめんどくさくないですか?(私はめんどくさいです)
でも、仕事を抜け漏れなく進めるには欠かせないんですよね…。よって、誰かが書かなくてはいけないです。そこで、できるだけ手数をかけず、短時間で、過不足ない議事録を書くためにfreeeで実践している6つのコツを紹介します。
1.継ぎ足し継ぎ足し…で書く
使うのはgoogle docs です。freeeは基本的にあらゆるドキュメントをクラウドで管理していまして、議事録もそう。編集権限付きのリンクをチームで共有しています。
前回の議事録をそのまま丸コピーして、積み上げるようにして書いて(追記&修正して)いきます。各記録には「日付と参加者とノートテイカー(書記係:後述します)」を書いておきます。
「初回の会議(キックオフなど)なので前回の議事録がない」場合、他の議事録の骨子を借りましょう。イチから書くのは時間のムダです。
これを延々と繰り返していると、「1年後に議事録が200ページを越えていた…」ということもありますが、別に問題ないです。ただ、あまりにもページ数が増えて動作が重くなってきたら新規ページに移行してもOK。(その際、過去の議事録リンクは新ページにもメモっておきましょう)
2.ミーティング前にシェア
わりと当たり前ですが、議事録は事前共有しましょう。会議が始まってから参加者に「議事録リンク、どこでしたっけ?」と探させてはダメ(時間のムダ)です。いちいち送るのも面倒なので、カレンダーに添付しておくのがオススメ。(freeeはgoogle カレンダーを採用してます)
全員が議事録を開いてスタンバイできるのが理想です。
3.ノートテイカーがリアルタイム入力する
ノートテイカーとは書記のこと。いちいち「誰にする?」なんて話すのはムダでしかないので、持ち回り制にしています。
ノートテイカーが責任もって議事録を書きます。進行に合わせてリアルタイム入力します。終わった案件は削除していきます。とはいえ、ノートテイカー本人の発言時は手が止まるので、そのときは手が空いているメンバーでフォローしあいましょう。コメント、質問、フィードバックを思いついたら、もちろん誰でも書き込んでOKです。
ただし、5人以上が同時に打ち込むとgoogle docs の反映が追いつかなくなり、挙動不審になってしまうのは「google docsあるある」です。(たぶん)
4.端的にわかりやすく
議事録は文学でもなければブログ記事でもなく、意図が伝わればOK。短いは正義。よって業務的に書くのが良いです。敬語とか丁寧語は不要で、
例:●●●●のローンチは11/20で決定
例:▲▲▲▲の制作は■■■社に発注済み(見積りは11/22)
…って感じで、むしろ少々ぶっきらぼうなくらいでちょうどいいです。あと、社内用なので敬称とかも略しましょう。ちなみにfreeeはなぜか人の名前をアルファベット表記にします。特に理由はないです。(中山ではなくnakayama、田中ではなくTanaka 等)
大事なのは「濁さず、ハッキリ、あいまい表現避ける」こと、さらには「ざっと流し読みするだけで伝わるレイアウトにする」…ですかね。よって、おのずと箇条書きになるものです。
5.AI(Action Item)決める
もっとも重要なのが「AI」でして、Action Item の略です。要するに「タスク」ですね。人工知能のことではありません。
「分かりにくいだろ。だったら最初からタスクって書けや」と入社後に思ったんですが、freeeはわりとなんでもアルファベット文字に置き換え文化のようです。(今は受け入れました(笑))
ミーティング中にタスクを洗い出したら、同時に「1.だれがいつまでにやるか?」を決めて「2.その場でアサイン」します。そして「3.目立つように議事録の上」に書きます。これが一番重要ですね。あいまいなままにしておくと、次回のミーティングで「進捗ゼロやんけ!」となり、あっという間に1週間ビハインドしてしまいます。
6.MTG後にすぐ共有
こうやって書き進めると、ミーティング終了時には議事録も完成しています。議事録を書くための時間を確保しなくていいので、時間節約になります。で、ふつうはその議事録を関係者(参加者とか部署内のメーリングリスト)に送って完了!なんですが、freeeは全社に共有してしまう文化があります。
「なぜ全社に?関係ない部署もあるでしょう?」
という意見もあるかもなんですが、freeeには5つの価値基準というものがありまして、そのひとつが「あえて、共有する」の文化。「人とチームを知る。知られるように共有する。オープンにフィードバックしあうことで一緒に成長する」という意図があります。どこの誰がどんな有益なフィードバックをくれるかわからないですからね。(読みたくなければスルーすればOK。読まねばならない義務はない)
余談ですが、「あえて、共有する」を社内では「あえ共(あえきょう)」と呼んでまして、「それ、あえ共しといたら?」「そうだね、しとくわ」という会話があちこちで行われています。freeeの意思決定が恐ろしく速いのも、この価値基準のおかげです。
freee流の議事録の取り方をご紹介しました。
まあ、数年以内には議事録を全部入力してくれる自動書記AIアプリ的なモノが登場しそうな気はしますが、参考になればうれしいです( ◠‿◠ )
というわけで、freeeの「あえ共(あえきょう)」文化に共感いただける優秀なメンバーを募集しています。