こんにちは！
HapInS採用広報担当、たなかです！

先月26日は、今年初となる懇親会の開催日となりました。

今回もHapInSの従業員さんが、オフライン、オンライン形式問わず、多数集結くださいました！

ご参加の皆さん、ありがとうございました♩

通常の懇親会にスパイスを。ということで、「懇親会向上委員会」よろしく、事前に収集したアンケート結果を元に動いてくださった、幹事さんお２人にお話を聞いてきました！

企画及び当日のナビゲーターの役割を担ってくださいました、近藤さん＆蒲原さん。
本日はよろしくお願いいたします！

【懇親会幹事を通して想うこと】

■今回の懇親会を終えて、今後に生かそうと思える材料や、その他感想などお聞かせいただけますか？

近藤さん）

事前に、懇親会の幹事が寄り集まり、次回幹事向けに「懇親会フロー」の共有の場が設けられた際、一部不明点などありましたが、当時はそのまま流してしまいました。

自戒の意味も込めて、「前回幹事とのリレーションをもっと密にすれば良かった！」という反省点もありつつ、開催までのTo doの確認方法や、アンケートにて得た改善点の洗い出し作業などを、懇親会当日までに詰めることができなかった部分があったように思います。

そのことに関しては、今回分も含め、幹事が毎回、Notionにてフィードバックを肉付けしていくのが良いかな。と思っています。

蒲原さん）
懇親会に来る人は大前提として、コミュニケーションを取りたい方達である。と思っています。

しかし今回は、いつもと違う角度からのアプローチにより、普段参加しない人たちにも楽しんで貰えそうな、「バーチャルオフィス2次会」の施策を考えました。

【より良い懇親会に向けて】

■通常行う懇親会について全社アンケートを周知し、今後に向けた改善案出しを募りましたね。

そちらを元に、今回実施したもの、これから実施すればよいと思うものをそれぞれ聞かせてください。

近藤さん）
「養生テープでの作成」と簡易方式にはなってしまったのですが、名札を作りは、現場で好評でしたね。
社内SNS上では不明であった名前と顔が一致して、全体コミュニケーションがスムーズになったので、良かった点かなと思っています。

また、アンケートの中には、着席スタイルの工夫に関するアイデアもありました。
同メンバーばかり話し込んでしまうことを防ぐ意味において、「初回の着席は固定にしておいて、のちシャッフルする」アイデアとなりますが、今回実施出来なかったので次回にぜひお願いしたいです。

また、オンラインとの連携を図る工夫も必要かと思っています。

オフライン組⇔オンライン組の会話を繋ぐPCを机の端などに固定しているのですが、逐一そこに行かないとオンライン組と話せない...などの弊害があったり、スムーズな連携が図りにくい。と感じました。

今回改めて気づいたのですが、オフラインの声はオンライン組に届いているが、オンライン組の声はオフラインに届かずの様で....

開催の会場によりけりだと思いますが、Wifi状況の事前確認や、スピーカー₊WEBカメラ（BlueToothのもの）の必要性を感じました。
また、状況に応じてポケットWifiなども必要になるかなと。

加えて、オフライン組の参加者に、「一人ひとりがPCの前に立ち、会話する」ことなど、会場内で周知したりすることなども、地道ながら良いアイデアかな。と思っています。

蒲原さん）
オンライン組では、「喋るメンバーが毎回固定化している問題」を解消しようと、バーチャルオフィス2次会を考えました。

前回参加して思っていたのですが、メインで話す人と片隅で話す人が顕著に分断されている。と感じていました。
僕自身、オンラインで話すことに慣れてはいますが、必ずしもそうでない人もいますよね。

バーチャルオフィスには、1on1で個別で話せるプライベート空間（机₊椅子がある個室等々）があり、入室すると、1次会で話足りなかったメンバーと話せる機会を得ます。

また、バーチャルオフィス内には「プレゼンが出来る場所」など、様々なシーンに応じた会場設定なども可能です。
今回は、オンライン会場のイメージとリンクさせたかったこともあり、背景をバーに設定しました。

アバターなども使用できるので、楽しいと思います！

1次会の時間延長により実施が叶いませんでしたが、施策の下準備は全てしましたので、ぜひ、次回分に引き継いでいただきたいと思っています。

進捗のスムーズさなど効率化を意識しつつタイムテーブルも設定したので、その辺りも参考にしていただければと思います。

【メッセージ】

■最後に、次回幹事に向けて、また全社に向けてメッセージなどお聞かせいただけますか??

近藤さん）
なんでもぱっぱっと決めた方が良いです！笑
特に、開催日時はすぐに決めた方が良いですね。

私の場合は、開催の1ケ月迄に、1次回答の預かりが出来るように動き、都度全体アナウンスを行っていました。

また、業務と並行することになるため、「不明点があったら専用チャットにてすぐ相談」など、効率を重視して動くことも大事かと思います。

店選びに関しては、従業員すべての意見を聞くというよりも、ある程度自身で決めうちすることも大切でですね。
それでないと本当に決まらなくなってしまいます...笑

有名なところは時期によりすぐ埋まるため、早めに抑えるなどの必要性を感じました。
開催日が4月にあるということで、当初は、店から桜が見えるところは良い。などの拘りもありました...

人数調整の件に関しては、増える分には凡そ大丈夫な場合が多いですが、減る場合などは意外に工数がかかる場合があるので、お店側に最終決定での人数を伝える日と、従業員へのデッドラインは別物とし、バッファを取って動いた方がいいかと思います。

...これは幹事というよりは、全社向けメッセージにはなるのですが、今後「社員全員で熱海に行こう！」のような、プチ社員旅行温企画などを開催するのも面白いかな。と思っています。

遠方の方もいらっしゃるかと思いますので、会社の対応として「上限ここまでは旅費出ます！」のような、福利厚生面での期待もあったりします....

宿泊は選択可能で、自由行動が多めなど、フレキシブルなスタイルでの参加型ということであれば、HapInS在籍エンジニアの志向性にも合う気がしますし。

最後になりますが、リファラル周知なども忘れずにしていただけると嬉しいですね。

蒲原さん）
幹事の役割は、「参加希望を募る初期段階から、参加者の声を出来るだけ拾い、充実した空間を提供するよう動く」。その為の施策を考えることにあるのかな。と感じています。

次の方にも、ぜひ、その辺りのマインドを託したいです。

近藤さん、蒲原さん、ご回答ありがとうございました！

確かに、幹事さんが「懇親会の手順書」なるものをリレー形式で綴っていけば、回を追うごとに、更に良い懇親会になっていきそうですよね。

アンケート収集のお陰で、現時点で懇親会で不足している部分も炙り出せましたし、新しいアイデアの源泉も見つかったりしたので、今後に期待！の部分も大きいですね。

とはいえ、お2人のおもてなしの心とアイデアで、前回より各段に充実した内容で、懇親会を終えることが出来たなぁ。と、ニコニコ顔でお話を伺っていました。

これからも、そこかしこに笑顔の花咲く懇親会の輪を繋げていきたい。そう思います。

幹事、本当にお疲れ様でした！

次回の懇親会幹事も絶賛募集中ですので、我こそは！と思ってくださる方は、周知の際、ぜひ挙手いただけますと嬉しいです。

お待ちしております。

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