キカガクのSlack利用ガイドラインを一挙公開！社員が積極的に発言するための仕組みとは？

はじめに

こんにちは。株式会社キカガクの採用担当の吉崎綾香です。

早速ですが、今回はキカガクの「Slack利用ガイドライン」を公開したいと思います！

現在コロナ感染拡大の影響で、リモートワークが中心になった企業が増え、社内コミュニケーションツールとしてSlackを多くの企業の方が利用していると思います。

Slackを利用することで、社員同士のコミュニケーションが円滑になる上に、何か困った際に問題がスムーズに解決されることがあります。

その反面、ふとした一言がきっかけで気が付かないうちに、人を傷つけてしまうツールであることも理解する必要があります。よって、Slackを利用する上でガイドラインを作ることは非常に大切です。

ただし、ただ単にSlackの利用ガイドラインを作ればいいということではありません。

Slackでのコミュニケーションを活発化させるためには、いかに社員の方が積極的に発言したい、と思えるように工夫することが重要です。

現在キカガクではSlackを利用するにあたり、様々な工夫をしています。

キカガクの「Slack利用ガイドライン」を公開する目的は以下の２つです。

キカガクの文化の魅力を知ってもらうこと
Slackを導入している企業、もしくは導入を検討している企業の方が、Slackの利用ガイドラインを見直すきっかけになってもらうこと

以上のことから、多くの方にこの記事を読んでいただけると嬉しいです。

まずはキカガクのSlackのを利用する上での心得を３つをお伝えします。

１．オープンでいよう

キカガクでは基本的にDMを禁止しています。(※プライベートな話題や個人情報などはDMでも問題ありません。)
DMを禁止している理由として作業の依頼などがDMで行っていると、誰かにタスクが溜まっていても分からず誰か一人に負荷がかかってしまう可能性があるためです。

人事・インサイダー情報以外は、コミュニケーションコストの低減と、風通しが良くオープンである社風を維持するために基本的にオープンにしています。

２．何事も自分ごとで考えよう

キカガクでは何事もオープンに発言する文化があります。
そのため他のメンバーが勉強している内容や、質問しているところを間近で見ることがあるかと思います。その際に自分ごととして考え、自分自身がきちんと理解できているのか改めて見つめ返すきっかけになります。

また、例えばTwitterやFacebookで投稿に対してシェアの協力を求められた場合、ただ単にその投稿に対してシェアをしただけでは本当に相手の立場になって考えられてはいません。
例えば、自分ごとして考えた行動というものは、シェアを協力するのはもちろんのこと、コメント付きでシェアをできていると協力を依頼した側、その投稿を見る側両方の気持ちを考えた行動といえるでしょう。
こういった行動が一つが信頼に繋がり自分自身が協力してほしいときに手を差し伸べてくれるメンバーが現れるのではないかと考えます。

３．感謝の気持ちを忘れずに接しよう

どんなことでも感謝の気持ちを忘れないこと、感謝の気持ちはなるべく言葉にして伝えてあげることが大切です。

Slackではスタンプを使うことによって簡単に感謝の気持ちや想いを伝えることも容易です。
しかし、スタンプだけでは本当に感じている感謝の気持ちや想いを感じ取ることは難しいです。

だからこそ相手に気持ちを伝える際は、できるだけ言葉にして伝えることによって想いも伝わると思います。

利用ポリシー

※基本的にSlackの利用ポリシーに則って、社員全員がSlackを利用しています。

プロフィールについて

登録したらまずは表示名を変更しましょう！

表示名はアルファベット小文字の名字で統一すること
- 大庭なら「oba」等
- メンション時に検索しやすくするため、表示名を短くするため
- 名字の被りがある場合はアルファベット小文字のフルネーム「ayaka yoshizaki」等
プロフィール画像は、顔が分かる個人写真を利用すること
電話番号を設定しておくこと
- 緊急時に連絡がとれて便利である

「分報」について

キカガクのSlackでは「分報」を導入しています。（z-xxxというチャンネル）
分報とは自分が調べたことやつぶやきなどを自由に投稿していいチャンネルのことです！(社内版Twitterのイメージです。)

社員全員が一つ「分報」チャンネルを持ち、各分報に社員全員が参加しています。

分報があることで、社員が日々どんなことを学んでいるのか発信することで、他の社員の方がこんなことを学んでいるのかと知ることができるかつ、足りなかった知識を補うきっかけになります。

そして分報で積極的に発信することにより、上司や社員の方から「この人はこんなことができるんだ、であればこんなことを任せてみよう」といった流れになる可能性があり、活躍のチャンスが多いのではないかと考えます。

またキカガクでは基本的にDMは禁止にしているため個別にタスクを依頼する場合は、分報上で依頼しています。

そのため、誰か一人にタスクが偏るといったことも防いでいます。

全般的な利用について

チャンネルの目的に沿った投稿内容とすること
基本的に作業依頼は分報か、依頼内容に沿ったチャンネルでオープンで行い、プロジェクトならチャンネルを作成すること(※チャンネル作成時は必ず命名規則に従って作成すること)
スレッド、メンション＆リアクションは常に確認し返信漏れをしないようにすること
投稿した内容に付随するコメントはスレッドで返信すること
- すぐに返信できない場合はその旨を伝えて相手を不安にさせるような行動はしないこと
- スレッド内の返信でも多くの人に読んでもらいたい内容は「チャンネルに投稿する」に✔を入れる
- TODOでお願いしたものは『スター★』を付けると背景の色が変わるため、お願いした側がスターを付けて完了したらスターを外すなどすると、お互いの進捗状況を可視化できて便利
機密性の高い情報は話さないこと（パスワード、個人情報等はコーポレートにDMで相談すること）
人事・インサイダー情報は必要に応じてプライベートチャンネルにすること

通知について

大人数が参加するチャンネルでの通知（@here/@channnelなど）は、発言前にそれが必要かどうかをきちんと熟慮すること
誰かにメッセージを送る際は必ずメンションをつけること

@here ：チャンネルで「アクティブ」なステータスのメンバーにのみ通知が届きます。　　　@channel：その時のステータスが「アクティブ」か「離席中」かに関係なく、チャンネルに参加する全メンバーに通知が届きます。

【Slack】今更だけどメンションの種類をおさらい - Qiita

More than 3 years have passed since last update. みなさんご存じのSlack。グイグイ流行っているチャットアプリです。 Twitterでいう「@umi_kappa 」です。@をつけてコメントすることでそのユーザーやグループに対して呼びかけることができます。メンションで呼びかけられたユーザー側には通知が来るので、見落とすことがありません。Slackにも用意されていて、いくつか用意されているのでこれを期にまとめてみました。特定のユーザーに対して呼びかけます。

https://qiita.com/umi_kappa/items/ed3ed3384d2006e60b0f

チャンネルやワークスペースに通知する

Slack では、通知したいメンバー数によって、いくつかの方法を使い分けて通知を届けることができます。 📣 これらのオプションを使用しても、おやすみモードで通知を一時停止しているメンバーには通知は届きません。@here、@channel や @everyone の多用は避けましょう。特定の人物の注意をひきたい場合には、その人を直接メンションすることをおすすめします。 Tip : 特定のグループに通知を送りたいなら、ユーザーグループの作成がオススメです！(この機能は、スタンダードプランかそれ以上の

https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/202009646-%E3%83%81%E3%83%A3%E3%83%B3%E3%83%8D%E3%83%AB%E3%82%84%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF%E3%82%B9%E3%83%9A%E3%83%BC%E3%82%B9%E3%81%AB%E9%80%9A%E7%9F%A5%E3%81%99%E3%82%8B

休日のメンションについて

キカガクでは業務の性質上、休日出勤をとって平日休むメンバーがいます。
そのため土日や休みの日にメンションが自分宛に飛ぶことがあるので、通知の設定を行っておくことをおすすめしています。

プロジェクトごとに分かれたチャンネルでの投稿

プロジェクト終了後には漏れなくアーカイブしています。

カスタムセクションについて

最も重要な作業を優先できるように、チャンネル、ダイレクトメッセージ (DM)、およびアプリをサイドバー内のカスタムセクションに分類できます。

これにより、プロジェクト、チーム、または現在の作業の種類で会話を分類するなど、自分に合った方法で会話を整理することができます。

カスタムセクションを使用してサイドバーを整理する

Slack のスタンダードプラン、プラスプラン、Enterprise Grid プランをお使いのユーザーであれば、チャンネル、ダイレクトメッセージ（DM）、アプリなどをサイドバーのカスタムセクションに並べ替えることができます。これにより、プロジェクト別、チーム別、作業内容別など、自分に合った方法で会話を整理できます。作成したカスタムセクションは自分だけが見ることができます。チームメンバーのサイドバーの表示には影響ありません。カスタムセクションはデスクトップでのみ Slack に作成できますが、会話の表

https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/360043207674-%E3%82%AB%E3%82%B9%E3%82%BF%E3%83%A0%E3%82%BB%E3%82%AF%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%B3%E3%82%92%E4%BD%BF%E7%94%A8%E3%81%97%E3%81%A6%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%83%89%E3%83%90%E3%83%BC%E3%82%92%E6%95%B4%E7%90%86%E3%81%99%E3%82%8B

※キカガクでは上記を背景を理解した上で、下記の２つの規則を設定しています。

Slackのチャンネル命名規則

Slackのチャンネルで使用している名前を整理しています。
それぞれの優先度を考慮しながら、以下のように構造化を行って名前をつけました。
基本的にはどこかに属すはずですので、みなさんの手元のチャンネルも名前を変更してもらえるとスッキリすると思います。

新しくチャンネルを作成する際は、下記のルールを参考に作成しています。

a-… <- 優先度がかなり高いもの（現状私は取締役と執行役員のみ）
b-… <- 通常プロジェクト（優先度が高いものは a を使えるように b としました）
e-… <- イベント (eventのe)
general-… <- 一般的話題 (general)
n-… <- 通知系 (notificationのn)
r-… <- 依頼系 (requestのr)
s-… <- 共有系 (shareのs)
z-… <- 個人チャンネル（一番下に持ってくるためz）