QCDを守るため、タスクの見積もりをしよう！21卒"On-Boarding Program"内定者レポート⑧

2回目の記事担当となります、nononoです。この度もよろしくお願いいたします。

1/23(土)に内定者勉強会"On-Boarding Program"が開かれました。早くも第8回となった勉強会ですが、今回は「タスクの見積もり」について主に学習をしました。なぜタスクの見積もりが大切なのか、お伝えできればと思います！

「QCDのフレームワーク」とは？

第5回の勉強会で初めて登場した、ビジネスフレームワーク。ビジネスにおけるフレームワークとは、共通して用いることができる考え方、意思決定、分析、問題解決、戦略立案などの枠組みのことを指します。フレームワークには様々な種類があり、「QCD」はそのひとつです。これは、「Quality(品質)」、「Cost(コスト)」、「Delivery(納期)」の頭文字をとった言葉で、仕事において重視される3つの要素です。製造業における重要な要素であり、品質を高め、コストは抑え、納期を守ることが顧客の満足度向上につながります。

QCDを意識すると、成果物の提出を求められるあらゆる業務を最適化できます。仕事において「QCDをフレームワークとして意識する」と、「どのくらいクオリティが求められる業務か？」「どのくらいの時間と費用をかけるべき業務か？」「いつまでに終えるべき業務か？」ということをしっかりと考えることにつながります。

今回は、特に「Delivery(納期)」を守ることについて考えていきます。

まず、納期はクライアントの信用を崩さないために必ず守らなければなりません。ひとつの成果物を提出するとき、どれくらいの作業量があり、それぞれにどれだけ時間を割くべきなのかを把握し、しっかりと納期までの計画を立てる必要があります。それができていないと、例えば、作業量の把握不足によって納期ギリギリに手早く進めることになったり、納期に間に合わなかったりと、QCDが守れないことになってしまいます。そこで、このようなことが起きないために必要なのが、タスクの見積もりです。

タスクの見積もりとは？

タスクの見積もりとは、いわゆる納期までの作業計画です。納期までに業務にはどのような作業があり、それぞれどのくらいの時間がかかるのか概算します。

タスクの見積もりの工程はこの3つです。納期を設定する際にこのような手順を踏むことで、納期までのペース配分が明らかになり、順調でない時や想定外のケースによってズレが生じた場合にも対応しやすくなります。

作業の洗い出し

突然出てきた「作業の洗い出し」ですが、この項目は重要なのでしっかりと説明したいと思います。なお、この「作業の洗い出し」にもWBS(work breakdown structure)というプロジェクトを構成する作業を分解して構造化するビジネスフレームワークが用いられています。それでは、具体例をあげてみます。

例えば、「カレーを作る」について作業の洗い出しをすると上図に示したようになります。この作業の洗い出しを行うことで、各作業にかかる時間を漏れなく概算することができ、全体でかかる時間について誤差を少なく算出できるようになります。もし「事前準備」にて「材料を買う」が抜けていたり、「米を炊く」が抜けていたりすると、最後に大幅な時間のロスを引き起こしてしまう可能性があります。

このように作業の洗い出しは非常に重要で、作業の洗い出しがしっかりできていることが、QCDを守ることに直結します。

ワーク

ワークでは、「就活生向けの採用ページに載せるアイエスエイプランの社員５名へのインタビュー記事の作成」という業務について、WBSを作成しタスクの見積もりを行いました。先ほどのカレーの例を参考に、タスクの見積もりをする前に記事が完成するまでにかかる日数を予想して納期の予想を行い、この予想した納期とタスクの見積もりの結果から概算される納期を比較してみました。

ワークに取り組んでみると、多くの人が予想した納期より概算された納期の方が長く、タスクの見積もりをしなければ納期に間に合わせるためにクオリティを下げざるを得ない状況になっていたかもしれないと気付くことが出来ました。タスクの見積もりの重要性と有用性が非常によく実感できたワークでした。

また、作業の洗い出しが難しいこともわかりました。グループに分かれ意見交換をすると、自分の作成したWBSに抜け漏れがあったり各作業時間の見積もりが甘かったりなど様々な発見をもらうことができました。経験不足によるところもありますが、タスクの見積もりをするにあたってチームメンバーや同期と互いに批評をしたり、上司にチェックをしていただく必要性を感じました。