みなさん、こんにちは！経営戦略室ブランドマネジメント課の大江です。

いきなりですが、経営戦略室コーポレートデザイン課と聞いて、どんな業務をイメージされますでしょうか？「そもそもコーポレートデザインって？」「どんな業務をしているの？」と思われる方も多いのではないでしょうか。

エレファントストーンのコーポレートデザイン課は、決まった業務だけでなくその時々の会社の状況を理解し、会社の成長を促す“攻め”の姿勢が求められる部署です！

そこで今回は、組織や会社の拡大に合わせて環境や業務フローをデザインしてきたコポデザの仕事を紹介していきます。どのような“攻め”の仕事をしているのかイメージを掴むきっかけになれば嬉しいです。

コーポレートデザイン課とは？

コーポレートデザイン課（＝コポデザ）は、“企業活動を円滑に進める経営基盤をつくる”ことを役割とし、主に経理や総務、人事労務、法務、システム管理など幅広いバックオフィスの業務を担っています。

クリエイティブな視点から会社をデザインしていくチームとして、会社や組織の経営の基盤を固めていく守りの要素。そして、フェーズごとに会社が抱える課題の解決に向けて、アプローチしていく攻めの要素の二つの側面を持っています。

コポデザの攻めの要素とは？

攻めの要素と一言で言っても、大きなプロジェクトばかりではなく日々の財務から総務、システム管理など様々な業務の中で求められます。

コポデザでは、会社の成長に合わせて新しい仕組み・システムを導入するだけでなく、理想と現実を照らし合わせてエレファントストーンらしい、全社員がポジティブに働ける会社の環境の実現を目指しています。

ただ、会社としての理想が必ずしもエレファントストーンの環境・状況・働くメンバーのニーズと合致するわけではありません。例えば、会社の意向に応じて新しい制度を策定しても、メンバーがそれを必要として活用しなければあまり意味がないことが発生してしまいます。

だからこそ、コポデザは単に会社の理想の形を追い求めるのではなく、その都度、働く環境や働いているメンバーに目を向けて現状をキャッチしながら、より改善していけるよう業務を推進することを大切にしています。

ここからは、そんなコポデザがこれまで担ってきた「攻めの業務」の一部を具体的に紹介していきます。

サテライトオフィス「Walrus（ウォルラス）」の新設

プロジェクトが発足した経緯

海象（セイウチ）を意味する「Walrus」の新設は、社員の人数増加に伴い作業や話し合いができる場が限られてきた中で、「より社員がクリエイティビティを発揮できる場所や働きやすい環境にしたい」という思いからプロジェクトが発足されました。

上記の目的を果たすために、まずは「Walrus」をどのような場所にする必要があるのかを考える必要があります。そのため、エレファントストーンの中でも色々な仕事・役割がある中で、異なるニーズを持っているであろう各メンバーに直接ヒアリングを行いました。

メンバーからは、「より案件のプロジェクトや所属チームごとに密なコミュニケーションをとりながら作業できる場所」「気持ちを切り替えられる場所」があると良いという声がありました。

その意見を踏まえ、「Walrus」をプロジェクトチームごとに使用して円滑にコミュニケーションをとれる場所にすることに決定。また、社内のメンバーに限らず、社外のパートナーと一緒にアイデアを共有し合い、作品を生み出す場所＝ラボとして、柔軟かつ効率的に働くことができる場所にしたいと考えました。

よりクリエイティビティを発揮できる場所にする

ただ新しい場所をつくるだけでなく、よりクリエイティビティを発揮して、アイディアを発想しやすい場所にするために、デスクの形や配置にもこだわり、壁にはウォールアートを施しました。

また、定めた利用ルールをメンバーが理解し、Walrusをより活用できる状態を作るために、各チームの代表者へ現地ツアーを実施。ツアーという形で実際のオフィスを見ながらルールを共有することで活用イメージを膨らませ、他のチームメンバーに共有できる状態を作り、積極的な活用への働きかけをしました。

新設後は、チーム内や社内の委員会活動の話し合いの場として使用されたり、社内外問わず交流を図るイベントの場として活用されたりしています。また、利用ルールとして退勤時間を決めているため、効率的に作業をする意識を高めるというメリットもありました。

今後はさらに社外の方との交流会での利用や、より気軽な機会での社員の利用促進に向けて、社内へ働きかけていきます！

作業効率を上げるためのツール「バクラク」の導入

導入した経緯

新しい法令への対応や会社の課題解決に向けて、請求書の受領と処理、会計ソフトへの同期が可能な目的で「バクラク」を導入。

これまで紙で請求書の管理を行っていましたが、会社の事業成長に伴い処理する枚数も増加し、処理そのものやトラブル対応に時間がかかり、管理しきれないという課題を抱えていました。

その課題を解決するためには、請求書を電子上で保存・管理する必要があり、大きくフローを一新するために動き出しました。

会社に合わせたシステムの構築と社内への浸透

導入するにあたり、まずは「バクラク」のシステムをエレファントストーンの業務フローに合わせて調整し、社内外の人を含めた利用フローを検討。効率性と正確性を保てる様に運用ルールを設定しました。

ただシステムを会社に合わせて導入したりルールを設定したりするだけでは、社内メンバーが理解してスムーズに対応できるまでに時間がかかってしまいます。そのためいつ・誰が見ても理解できるようにNotion*でマニュアルを作成。

また、エレファントストーンの制作フローに合わせてシステムのアップデートを行うごとに、全社員が集まるエレファント会議にて説明を重ねていきました。

バクラクを導入したことでお客様やパートナーさんとの請求対応がスムーズになり、処理にかかる時間を短縮することができました。また、取引先のデータだけでなく、以前どう対応したかというフローもデータ化して蓄積できるようになり、社内メンバーとの連携やコポデザ内での引き継ぎもしやすくなっています。

*Notion:メモやタスク管理、Wiki、データベースなどさまざまな機能を一元的に使うことができるクラウド型のアプリ

現在、進行中！「産休・育休制度」の導入

プロジェクトが発足した経緯

現在（2024年4月時点）、コポデザでは新しく「産休・育休制度」導入に向けたプロジェクトを進行しています。エレファントストーンは年々組織が拡大する中で、20〜30代の社員が大半を占めており、これから結婚・出産などライフステージの変化を迎えるメンバーが増えていくことを見込んでいます。

ただ、現時点では会社の規定として休暇取得が可能ではあるものの、映像制作が労働集約型の事業であることや、突発的な案件や修正依頼が多発するなどの理由から、長期的な休暇の取得が「実現できる具体的なイメージがまだ湧かない」と不安の声もあがっていました。

そのため、メンバー自身が出産や育児などのライフイベントを経験しながら、エレファントストーンでキャリアを積み重ねていくためのベストな方法を個人・組織双方の視点から模索するプロジェクトを本格的に発足。

メンバー全員が安心して働ける環境にするために

制度を作れば周りのメンバーの負担軽減や理解の促進になる、あるいは利用したいメンバーが安心して取得できる状況がつくれるかというと、そうではありません。そこで、“双方に何が必要なのか”、さまざまな職種やグレード、性別のメンバーから意見をキャッチアップするために社内ワークショップを開催。

エレファントストーンの体制、働き方に合う産休・育休制度の姿を少しずつ可視化していくための材料を集め、 育休・産休の自身の取得やその後の働き方、取得中のチームの在り方など様々な側面から理想や現実的な課題などをディスカッションしています。

今後は、会社、利用するメンバー、所属チーム三者がベストな状態にしていくために、それぞれの理想と現実のバランスをとり、折衷案を見つけていく予定です。

社員一人ひとりが、将来のキャリアを描きながら安心して休暇取得や働き方の調整ができ、会社の事業や体制、そして周りの人も安心してメンバーを送り出せるような仕組み・環境を作ることを目指してプロジェクトを進めていきます。

コポデザとして求められるポイント

ここまで3つの事例をご紹介してきましたが、どの業務に対しても共通して3つの要素が必要になります。

①常に経営者そしてメンバーの声をキャッチアップする

サテライトオフィスのプロジェクトや産休・育休制度の導入の事例のように、常に経営者と現場で働くメンバーの声をキャッチアップすることが必要不可欠です。

まずは、経営者が描く会社のビジョンに合わせてどう動くべきかを考えます。そして、実際に現場の状況を把握するためにメンバーを集めてワークショップを開いたり、異なるニーズを持っているであろう各メンバーに直接ヒアリングしたりなど、積極的に状況や課題、現場のニーズをキャッチアップしていくことが求められます。

これは普段の業務の中でも共通している大切な要素の一つで、コポデザとして会社の基盤をつくるために求められる要素になります。

②理想と現実を見極めた上で、エレファントストーンにベストな状態を見定める

産休・育休制度の導入の事例のようにメンバーのライフステージに合わせて安心して制度を活用できる環境が理想ではあるものの、制度を導入するだけでは、周りのメンバーの負担軽減や理解の促進、あるいは利用したいメンバーが安心して取得できる状況はつくるには難しい現実があります。

そのため、だた法令に則って制度を作るのではなく①のアクションをとった上で、エレファントストーンのチーム体制、働き方、現場の声をキャッチアップしながら三者（会社、チーム、利用メンバー）にとってベストな状態を見定めることが求められます。

③会社全体に浸透し、価値を出す

①と②を踏まえた上で、制度やシステムを導入して完了ではなく、その後も社内に制度内容や活用方法などを周知し、浸透させて修正を繰り返しながら価値を出していくことも求められます。

例えば、システムを導入した際も会社の制作フローに合わせて常にアップデートしたり、メンバーが理解できるよう資料やマニュアルを作成して全体会議で共有したりして、社内に浸透させていきます。

また、サテライトオフィスの事例のように、各チームから代表者を集めてツアーを組んで使用イメージを膨らませ、活用を促す働きかけも行います。導入後も社内に周知し浸透させながら、随時改善をして価値を出していくことが求められます。

このように、コポデザは会社の成長を常に考え、エレファントストーンのフェーズや環境、状況にあわせて様々な施策を行うクリエイティブなチームです。

今日ご紹介したのはあくまでも一部ですが、コポデザの業務内容や社内での役割を少しでもイメージしていただけたら嬉しいです！

そんなコポデザは、現在一緒に働く仲間を募集しています！少しでもご興味を持った方は、カジュアル面談からでもお気軽にご連絡ください。

みなさまのご応募をお待ちしております。