新卒入社者のために今期変革した３つのこと

こんにちは！
フィグニー広報&人事のReiです。

今年４月に、新卒の新入社員が３名入社しました！
フィグニー７年目にして新卒社員が複数人入社するのは初めてのこと。
これを機に新入社員入社に関することあれこれを変革しましたのでご紹介します！！

弊社に興味をお持ちいただいた求職者だけではなく、
最近入社者が増えたけど入社関連の整備ができていない・・・そんな入社担当の方の参考になればいいなと思います。

◆課題

今回変革したのは大きく分けて３つ。
課題としては「①煩雑な入社準備」「②会社ルールやツールの共有方法」「③教育担当」があり、それぞれ社員から声が上がったものです。
そこへ、私が入社した際「こうだったらよかったな」と思った部分とあわせて具体的な行動を実施していきました。

特に「③教育担当」は会社制度として仕組み化されたので、必見です！

◆変革①入社準備

今までは内定者が決まると、
・労務関連の書類作成
・各種アカウント作成
・貸与機材準備
などなどを代表と労務担当の２人で行っていました。
この２人も本人しかできない業務を持っていたりするのと、頭の中にしかないタスクもあるため、思い出した時、手の空いた時間に準備を行うことが多かったようです。なのでたまに漏れもあり、入社者から質問されて思い出す、なんてことも・・・

このフェーズで一番課題だったのは「代表の担当業務がある」ということです。
そもそもほぼ事務作業に近いこの業務ですが、アカウント作成なんかは管理者権限でしか行えなかったこともあり代表が実施していました。
でも、流石に事務作業で代表の大事な時間を奪っているのは良くないので・・・
この権限を委譲してもらうことで解決。

入社準備は労務担当と人事のわたしで行うこととし、
さらに属人化を防ぐため入社準備タスクをAsanaでテンプレート化しました。

これで、内定者が決まるたびに頭の中でタスクを引っ掻きまわす必要なし！
担当者が終わったタスクを完了にしておけば、進捗確認のMTGも必要ありません。

入社準備、変革完了！

◆変革②新入社員オリエンテーション

少し前までは入社者に対して、会社ルールやツールの説明などを労務担当から行っていました。
それが最近になり入社日と労務担当の繁忙期が被ってしまう関係で、リソースが割けず、入社初日は「新入社員にやってほしいことリスト」を単独でやってもらうような運用になっていました。

これはわたしが入社した時もそうだったのですが、やはり質問したいことも多く「本当にこれでいいのかな？」と思いながら進めていました。
中途入社であればまだ想像で進められる部分がありますが、新卒入社であれば話は別。
丁寧な説明やその場で質問できる環境がないと不安・不信感を抱くことは間違いないでしょう。
（いや抱いてほしい）

今年は３名が同日に入社となったこともあり、入社初日の午前中の時間を使って、全員で新入社員オリエンテーションを行うことにしました。
ただ、労務担当は変わらず繁忙期のため、人事のわたしが説明のポイントなどレクチャーを受け、MCを引き受けました。

ちなみにここで代表の時間がありますが、代表が入社に関わるところはここのみに。
弊社は代表と社員の距離が近いことが特徴としてあるものの、社内でそんなに登場しなくていいので（笑）代表からも時間削減になったとお褒めの言葉をいただきました。

新入社員オリエンテーション、変革完了！

◆変革③バディ制度

弊社にジョインしていただく新入社員は、最初からいずれかのプロジェクトに配属されて実務を行いながら知識習得します。
ただ、「プロジェクト」として面倒をみているところがあり、複数名のメンバーがいるので、誰がコードレビューを行うか？誰に質問すればいいか？仕事以外の相談は誰にするのがいいのか？など、特定のメンターが決まっていないこともありました。
そのため短期間で離職してしまう社員がいるなど、新入社員が声を上げにくい雰囲気や、キャッチアップしにくい環境ができあがっていたかも・・・

そこに社員が課題意識を持ち、「もっと新人の技術向上のサポートをしたい」「もっとフランクな関係性を築きたい」など先輩目線の意見を出し合ったことで【バディ制度】ができました。

このバディ制度は小さい開発会社ならではシンプルなルールで、
・新入社員１人に１人ずつ、メンター（バディ）がつく
・メンターは基本的に同じプロジェクトに入り、タスク指示やアドバイスを行う
・月に１回、1on1を実施
という内容です。