事業部の問題点を改善した“社内初！リモート総会”へのこだわりwith アンケート

成功に終わった事業部初のジャストインケースインシュアランス総会。総会の企画運営をしたジャストインケースインシュアランス事業のデリバリー＆カスタマーサクセス部部長の成田＆管理部HRBPの橋爪にこだわり＆熱い想いについてインタビュー！参加メンバーのアンケートも公開します。

―総会当日の様子は、こちらの記事をご覧ください。

社内初！"リモート総会"の実施レポート〜株式会社justInCase（少額短期事業）〜 | justInCaseの日常。

社内初となる justInCase Insurance（jicIns）事業部の社員総会が開催されました。jicIns事業に関わる役職員〜業務委託社員まで総勢21名が参加。他部署交流を目的としたゲーム、今後を見据えたディスカッション、オフ会等実施した当日の内容をレポートします！ ...

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開催のきっかけ＆総会のゴール

―事業部総会を開催しようと思われた理由を教えてください。

成田：ジャストインケースインシュアランス事業部は5つのチームから構成され、様々なチームに様々な役割のメンバーが所属しています。リモート環境下ということもありコミュニケーションがチーム内でとどまっており「チームを越えた相互理解の機会が少ないことが問題」でした。また当社は国内だけでなく海外在住メンバーも在籍していることから、オンラインでのオフサイトミーティングを開催しようと考えました。

―総会で目指したことを教えてください。

成田：事業部のメンバー同士がお互いをよく知らないまま関わっていて「心理的安全性の低さ」が悩みでした。総会を通して各メンバーが「何が好きで何が嫌いなのか」「仕事での強み・弱み等」をオープンにし、メンバーを知ることが必要ではないかなと。それらを考慮し、上記3つのゴールを掲げ準備しました。

総会運営におけるこだわり

―総会のチームは、どのようなチーム編成を心掛けましたか？

成田：上記3つの条件に注意しながら編成しました。特にディスカッションパートでは「各々が異なる視点で議論」してもらえるようチーム編成を工夫。これが功を奏してか、各チームが今後の方向性を全く違う視点で考えてくれて有り難いです。各チームの議論結果は「事業部の長期ロードマップ」に入れていくつもりです！

【メンバーの声】

「今まで他部署の方と交流する機会がなかったので、良い機会だと思いました。」
「あまりお話ししたことがなかった方々と、お互いを知る機会ができました。それだけでなく、ジャストインケースインシュアランスの未来について、お互いの意見も交換することができ、別々の役割でも同じところへ向かって進んでいるんだと感じることができました。」

―他にこだわったことがあれば教えてください。

成田：今回の総会では「仕事＆プライベート」の2つの自己紹介シートを活用し、チームリーダーが「メンバーの意外な一面を発表する他己紹介パート」を設けることに。仕事＆プライベートの両面を知り、意外な一面を知ることでより少しでも距離が縮まると良いかなと。アンケートに結果が出ていて嬉しいです。

【アンケート結果】

【メンバーの声】

「メンバーのプライベートな一面が見れて面白かった。」
「普段雑談できる機会もないので、楽しく過ごせました。」

総会後に生産性が向上！業務のやりやすさも改善

―開催して良かったことや事業部・チームで改善されたことを教えてください。

成田：リモートということもあり、これまで関わるメンバーが固定化されていました。たとえば、CSチーム・アプリ開発チームのメンバーは同じ事業部メンバーではありますが、業務上関わる機会がなかったり。新しくジョインした保険業界歴40年の知見豊富なメンバーとの交流が少なかったり。それが原因で今まで初対面のメンバーへのメンションを躊躇うこともあったように感じます。それにより「〇〇さんに聞いてください」「××さんに聞いておくね」と、“伝達→伝達→伝達”が重なり余分な工数がかかっていました。

しかし、総会でメンバー全員が話しやすくなったことでメンバー同士がコミュニケーションをしっかりと図れるようになりました。お互いを知り、距離が縮まったことでチームとしての生産性も向上したと思います。

橋爪：「メンバーのパーソナルな部分・業務への姿勢や考え方を知れた点」が私の一番の収穫です。その結果、円滑なコミュニケーションが可能になりました。たとえば、会議の場面でメンバーのことをよく知らないと、業務の会話のみで淡々と進んでしまうことも。今回で“人となり・思いや考えを知れたことで一緒の目標に向かっているようなコミュニケーション”がとれるようになりました。実際に参加メンバーと個別で契約更新のやりとりをしたのですが、ジャストインケースインシュアランス総会のお陰ですんなりとコミュニケーションをとることができました。

【メンバーの声】

「普段よりリモート前提で業務を行っていることからメンバーとのコミュニケーションも内容・時間ともに限られたものとなることが多いと感じております。一方で出社前提での業務の場合、ちょっとした立ち話など業務外でのコミュニケーションをとることが可能で、それが間接的に業務の円滑化につながる側面もあると考えます。その観点から業務外のコミュニケーションの時間を定期的に確保することの有用性を感じました。」
「通常業務中に一言二言やりとりをすることはあっても、それ以上にやりとりのない方とも会話をすることができて、業務のやりやすさに繋がったと思います。企画いただきありがとうございました！」

総会の成果＆今後の展望

―総会の成果＆今後の展望を教えてください。

橋爪：今回の総会は私にとって“過去の催しで一番楽しい会”で、ジャストインケースインシュアランス事業部メンバーを知れる会となりました。自己紹介・バリューカード・ディスカッション等を通して、主に3つの成果があったのでは思います。メンバーの「人となり」を知り、チームで「業界を変えていこう」という事業部の目的を擦り合わせることができました。これを全社に広げて、他事業部の総会やジャストインケースグループ総会を開催できたらと思います。

成田：今回の総会で「リモートによるコミュニケーションの壁」を壊すことができました。アンケート結果も良好で「参加して良かった」という結果を見て安心しています。

今後は全員が事業全体を見据え「主体的に行動を起こすチーム」になって欲しいです。自分のチームの効率・改善化だけ考えるのではなく、事業部全体を見た行動がとれるようになって欲しいと思います。「Aチームが〇〇な状態だから、私たちBチームは××でカバーしたらいいんじゃないか」など助け合い・相互作用しつつ、メンバーの一人一人が視野を広げ動いていけると良いのではと思っています。

【アンケート結果】