仕事には文章作成がつきものです。

特に、人事担当者で求人情報の文章の書き方に頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか？

求人情報で自社に魅力を感じてもらうためには、訴求力が高い文章を書く力が必要です。

今回は、人事担当者がライティング能力をレベルアップさせるための「伝わる文章の法則」を紹介します。

すぐに実践できることもありますので、ぜひ挑戦してみてください。

出典：Unsplash　https://unsplash.com/ja/%E5%86%99%E7%9C%9F/npxXWgQ33ZQ

人事担当者にライティング能力が必要な理由

人事担当者にとって、文章作成が必要となるシーンは多々あります。

求職者に自社の魅力を発信するため

採用活動で大きな役割を果たすのが、ハローワークなどに求人掲載を依頼する際に作成する「求人票」や、自社のWebサイトや求人サイトなどに掲載する求人情報です。

スペースが限られたフォーマットや制限字数の範囲内で、募集要項や自社の魅力を求職者に伝えなければなりません。

そして、数ある求人の中から求職者の目に留めてもらうためには、わかりやすく印象に残る文章を書く必要があります。

採用難と呼ばれる現代では、求人媒体以外にもSNSやオウンドメディアなどを通してコンテンツを発信する採用広報も重要です。

また、応募者への連絡メール一つとっても企業へのイメージや信頼に関わります。

採用活動においてライティング能力は欠かせない力なのです。

社内向けの文書作成

人事担当者にとって、求職者とのやりとりだけではなく、社内とのやりとりも重要な仕事です。

各部署との連携や入社後のフォローアップ、教育・研修など、あらゆるシーンで文書の作成や文章によるコミュニケーションが発生します。

業務をスムーズに進めるためにも、ライティング能力は必須です。

出典：Unsplash　https://unsplash.com/ja/%E5%86%99%E7%9C%9F/MYbhN8KaaEc

伝わる文章の法則５つ

わかりやすく伝わる文章を書くために、特別な能力やセンスは必要ありません。

「伝わる文章」には法則があるからです。

基本的なポイントを押さえれば、文章のクオリティは格段にアップします。

求人情報を書く場合を例にして「伝わる文章の法則」を5つ紹介します。

①ターゲットに合わせた情報を書くこと

求人情報の場合、求職者が求めている情報を、求職者の目線に合わせて書くことが求められます。

まずは、求人情報を読んでほしい・応募してほしい人物像（ペルソナ）を設定しましょう。

その人物は求人情報からどんな情報を知りたいと考えているでしょうか？

例えば、新卒向けの求人を例に考えます。

社会経験のない求職者は「未経験でも大丈夫だろうか？」「実際にどのような仕事をするのだろうか？」という不安を抱いているでしょう。

そこで、求人情報には次のように情報を記載します。

• 「入社後研修あり」など入社後のサポートをアピールする
• 入社後の業務のイメージができるように、先輩社員の業務内容を紹介する

求職者は日々多くの求人情報に触れています。

ペルソナが必要とする情報を充実させて、印象に残る文章にしましょう。

②具体的な数字や例があること

説明文は、具体的な数字や例をまじえて書くことでわかりやすくなります。

例えば、勤務地であれば「○○市」だけではなく最寄り駅からの距離や駐車場の有無を記載すると、実際の通勤をイメージできます。

資格やスキルも同様です。

外国語の場合、「○○語ができること」ではどの程度の能力を指すのかが不明確です。

実務における外国語の使い方は様々なので、必要となるスキルを具体的に示しましょう。

例：外国語のスキルを求める場合

• ネイティブレベルに話せること
• TOEIC○○点以上
• ビジネスメールの読み書きができる

③理解しやすい構成であること

文章が理解しやすい構成になっていることも大切です。

思い浮かんだ順に文章を書いていると、意図が伝わりづらくなってしまう場合があります。

ビジネスでは、情報を端的にわかりやすく伝えるための文章構成法「PREP法」が有名です。

文章だけではなく、口頭での説明やプレゼンにも活躍するスキルなので、ぜひ覚えておきましょう。

PREP法は、「結論（Point）」「理由（Reason）」「実例（Example）」「結論（Point）」の順で書く文章構成方法です。

伝えたいことをはじめと最後に繰り返すので、結論（主張）が相手の印象に残りやすいのが特徴です。

例：営業職の「コミュニケーション能力」について説明したい場合

Point（結論）

弊社ではコミュニケーション能力を重視しています。

Reason（理由）

弊社はお客様に寄り添って、課題解決のために伴走するパートナーとなることを目指しています。

Example（具体例）

営業では、意図や要望を正しく汲み取るヒアリングの力や、ニーズに合ったサービスをわかりやすく提案する力が必要です。

Point（結論）

お客様に安心してご相談していただくために、コミュニケーションを大切にしている方の応募をお待ちしています。

フレームワークに沿って書くことで、読み手への伝わりやすさが格段にアップしますよ。

④短くシンプルな文章であること

文章はなるべく短くシンプルにまとめましょう。

伝えたい情報を漏らさず書こうとすると、つい文章が長くなりがちです。

ですが、長い文章は読んで理解するのに時間がかかり、最後まで読んでもらえない恐れがあります。

ビジネスでは、要点をしぼった無駄のない文章を書くようにしましょう。

また、一般的に読みやすい文は「1文あたり60文字以内」といわれています。

1文の文字数が多くなってしまったら、

• 1文を分けて2文にする
• 箇条書きでまとめる
• 複雑な内容は図や表で示す

などの工夫をすると読みやすくなりますよ。

⑤第三者からフィードバックを受けていること

原稿が完成したら第三者に読んでもらいって、客観的な視点から評価を受けるようにしましょう。

自分では納得のいく文章を書いたつもりでも、第三者にとってはわかりにくい内容になっていることも。

チェックを受けたいポイントは次のとおりです。

• 誤字脱字はないか
• 求職者にとってなじみのない専門用語や業界用語を使っていないか
• わかりにくい表現、イメージがわきにくい表現はないか
• 文章の意図は正確に伝わっているか

第三者からのフィードバックを繰り返し受けると、自分の文章のクセや傾向が掴めてきます。

よくないクセを直すことで、ライティング能力の向上に繋がります。

出典：Unsplash　https://unsplash.com/ja/%E5%86%99%E7%9C%9F/FHnnjk1Yj7Y

まとめ

人事担当者が社内外で心がけたい「伝わる文章の法則」を紹介しました。

慣れないうちは文章作成に時間がかかるかもしれませんが、基本的なポイントを押さえて何度も実践することが大切です。

ライティング能力を高めて、業務に活かしましょう。

スタートアップ企業のforiioでは、事業の急成長を支える人事・採用担当者を募集中です。

業務では一般的な採用活動のほか、オウンドメディアやイベントなどに幅広く携わる機会があります。

採用活動を通して、foriioの急成長・急拡大をサポートしませんか？

少しでも興味を持った方は、どうぞお気軽にお問い合わせください！