NEWONEの組織・人材開発事業部を支えるバックオフィスで、会社設立時から働いている鈴木 はるか。「チームが成長できる働き方」を意識し、NEWONEを裏側で支える鈴木に、これまでのキャリアやバックオフィスのこだわりと熱意について話を聞きました。

一つひとつの工程に、責任感を持って取り組む。めざすは属人化していない体制

──さっそくですが、これまでのキャリアと今の業務内容について教えてください。

新卒で入った学習塾に6年ほど勤め、受験生指導やアルバイトの人材育成を担っていました。働くうちに、組織単位の人材開発に携わりたい気持ちが芽生え、人材・組織開発の会社へ転職しました。そこでは研修の準備作業を主に担当し、1年2カ月ほど働きました。そこからNEWONEへ移り、今は研修やワークショップを提供する組織・人材開発事業部でバックオフィス業務全般を担当しています。

──鈴木さんの所属する部署はどのような体制で業務にあたっているんでしょうか？

現在、私が所属するチームには、社員とアルバイトを含め8人が働いています。オフィス勤務の未経験者から、法務や経理の経験者まで、多様なメンバーです。どのメンバーにも入社後はひと通りの業務に携わってもらい、おのおのの適性や経験に応じて役割分担をしています。

──日頃から鈴木さんが業務で意識していることはありますか？

どんな作業でも手を抜かないことを常に意識しています。お客さまとの打ち合わせや企画を進めるのは「HRパートナー」と呼ばれる営業担当なので、私たちの仕事は表立って見えにくいのですが、企画を進める過程には多くのメンバーが携わっています。一つひとつの工程が品質に関わってきますし、お客さまの組織開発を任せていただいている以上、責任感を持って業務に臨んでいます。

そのほかには、各業務が属人化してしまわないよう、チーム全体の業務バランスを俯瞰的に見て気にかけるようにしています。

というのも、社歴の長い人だけが仕事の判断をできる環境は脆いと思っているからです。私のように長く働いているメンバーも入社したてのメンバーも、一つひとつの仕事について同じように考えて判断できることが理想だと考えています。そのためには自分だけが業務をこなせばよいわけではなく、みんなで均一のレベルに到達できるような体制にしておきたいんです。そのため、他人の仕事にはむやみに手を出さず、見守るつもりで業務にあたっています。

──そんな姿勢で働かれる鈴木さんがNEWONEにいらっしゃるのは、すごく心強く思えます。

信頼ベースで施策を考える。これまでの自身とNEWONEの変化とは

──鈴木さんはチームが成長できる働き方を意識されていますが、その考えへ至るには何かきっかけがあったのでしょうか？

前職の経験が根底にあるのかもしれません。私の仕事のひとつに受験生との面談があり、当時は1人で約120～130人の受験生を受け持っていました。大人数の生徒一人ひとりに手取り足取り教えていくことが難しく、また、実はそのやり方では生徒の成績もあまり伸びなくて。

逆に、こちらから方針を提案するのではなく、「試験結果を受けて、これからどうする？」と生徒へ問いかけ、本人に考えてもらう方が効果は高かったんです。物事に取り組む人自身が考えられる余地を作りつつ、近くで寄り添う方法は、この時に学べたと思っています。

──自分ができることを他人に任せて見守るのも、なかなか難しそうに思えます。

業務バランスについては、まさに葛藤した時期がありました。バックオフィスの業務は、社内メンバーが「バックオフィスへ気軽に頼める」ことがとても重要です。その意識が強くなるあまり、期日調整を含めて、どんな依頼に対しても「わかりました」と安易に引き受けていたんです。

そんな私の対応を見て、当時の上司から、「『頼みやすいこと』はたしかにすごく大切だけど、なんでも無条件に引き受けることは、バックオフィスのチームメンバーにとって大きな負担になることもあるし、会社全体の今後を考えた時に正しいことばかりではないのでは？」と指摘されて。任される仕事量が多いほど良いと考え、ひたすら業務を引き受けていたのですが、チームや会社全体のことを考えると必ずしもそうではないんだ、と気づかされました。

そこからは、依頼を引き受ける際は、お客さまへ提供するものに責任を持てる状態は維持しつつも、チームや会社全体にとっても望ましいバックオフィスの形を意識して対応しました。自分自身の対応方法やスタンスをすぐに変えることは簡単ではなかったので、最初の頃は、「今日は『この依頼は受けきれない』と、私の方から逆に調整をお願いをするぞ！」と、何度も自分に言い聞かせていました（笑）。

今振り返ると、仕事に対する価値観が大きく変わったタイミングだと思いますし、気づけて良かったと思います。

──ご自身の変化を振り返っていただきましたが、NEWONEの設立メンバーである鈴木さんから見て、会社にはどのような成長や変化が見られましたか？

設立当初と比べ、会社としての仕組みがだいぶ出来上がってきたと感じています。というのも、初期のNEWONEは、事業をよく理解しているメンバーで構成されていたため、社内コミュニケーションは最低限で済んだ一方、今よりも少ない社員数だったので必死に業務を回していました。

そのような体制で続けるのは、事業のフェーズが変わるにつれ、厳しくなってきたんです。NEWONEの人材が増えれば丁寧に業務を説明するところから始め、会社としてより生産性高く、より高い価値のサービスをお客さまへ提供できるよう企画段階から仕組みを作り、一定のフローを確立する必要が出てきました。

こうした背景も手伝って、会社の方針としてお客さまとコミュニケーションを取るリソースを生み出せる仕組み化を推進してきたので、今ではだいぶバックオフィスの体制が構築されてきています。

──逆にNEWONEで変わらず残っているものはありますか？

NEWONEのメンバーは信頼関係を前提に動けるな、と日々感じられるところは、設立当時から今でも変わっていません。新しい施策を考える時も、NEWONEの各メンバーが自分の持ち場でしっかりと担当業務をやり遂げてくれるという信頼をベースに思い切った施策につなげやすいです。自ら動いて楽しめる人にとっては好ましい環境だとも思います。

社員数に左右されない厚い信頼関係があるのは、私にとってNEWONEの推しポイントでもあります。NEWONEは会社全体でコミュニケーションが活発で、言いたいことを伝えられる環境が整っていますし、人間関係に悩まずにいられる会社だなと実感します。

工夫と心遣いを形にする。絶えず心を配るやりがいと楽しさ

──バックオフィスチームには、どんな方々がいらっしゃいますか？

先ほどお伝えしたとおり多様な人材が集まっているチームですが、ひと言で言うと「根性があるメンバー」という感じです（笑）。0から1を生み出す仕事と、1を10に変える仕事のどちらにも柔軟に取り組める人たちなんですよね。

NEWONEは設立当初から成長したとはいえ、まだまだ整備されていない部分も残っています。そんな中、決まっていないことを決めながら業務を進めていく必要がある部署なので、自然と胆力あるメンバーが揃っているように思います。

──頼もしい方々ばかりなんですね。みなさんの胆力はどこから来ているんでしょうか？

もともとの性格もあるとは思うんですが、入社してすぐのメンバーをひとりにしない文化も影響しているかもしれません。メンバーが入社して間もない時期やイレギュラーな場面では、できる限り他のみんなでサポートに入れるよう気にかけています。頼れる人がいることと、壁の乗り越え方を知っているからこそ、困難に直面しても業務に向き合えるのかな、と想像しています。

普段はメンバー同士で他愛ない話をしながら、仲良く働いています。業務方針を共有する定例ミーティングや、相談や情報共有のための臨時ミーティングがありますが、アイスブレークから入ることがほとんどなので、しょっちゅう盛り上がっています。

──バックオフィス業務のやりがいはどこにあると思いますか？

バックオフィスはお客さまと直接コミュニケーションできる機会こそ少ないものの、間接的にお客さまの人材育成や組織開発に携わっている大切な立場であると自負しています。そのことを実感できれば、スポットライトが当たる仕事ではなくても、やりがいは充分に感じられます。

くわえて、「ここまでやれば良い」という明確な基準がなく、心配りと工夫が絶えず求められるところも私にとっては楽しいポイントです。普段から、業務を進める中で「こうした方が効率的にタスク完了するな」「ここのフローを変更したら、他の人も簡単に作業できるようになるかも」と考えることもしょっちゅうです。作業中にひらめいたアイデアはメモを残しておいて、デスクに戻ってから具体的に実行する方法を練っています。

──これまで印象深かったエピソードはありますか？

バックオフィスから新しく導入した施策の成果で、大幅に営業の工数削減を実現できたことが印象に残っています。NEWONEがお客さまへ提供できる価値をより高められるよう、社内の生産性を上げる方針に対して、私たちの部署からは作業効率化を図る仕組みを構築、導入しました。

その結果として、工数管理のデータでは、営業担当の従来業務のうち、調整業務と研修コンテンツ開発にかかる時間を、1年間で1200時間分、削減できたことが明らかになりました。

改革よりも、静かな変化で「いつの間にか、良くなっていた」をめざす

──相当な業務時間の削減につながる施策を進める上で、何かこだわりはあったんでしょうか？

NEWONE社内で施策のリリース自体はしているんですが、活用についてはメンバー個々人の判断に委ねています。なぜかというと、強制的にシステム移行させることよりも、より使いたいと思える施策に改良していく方が重要だと考えているからです。「このシステムで一新します！」と改革するよりも、「いつの間にか」便利に、より良い環境が整っていたと数年後に思ってもらえる変化を理想としています。

新しい施策を導入できるのは、NEWONEのメンバーみんなが一つひとつのフローで協力的に動いてくれるおかげなので、すごく恵まれているなと思います。営業担当や他部署との連携がとても大切になってきますが、NEWONEは会社全体でコミュニケーションが活発ですし、普段から気軽に会話できる環境にも助けられています。

──コミュニケーションといえば、鈴木さんが配信する社内連絡がわかりやすいとNEWONEの他部署メンバーから評判の声も挙がっているようです。

会社規模が大きくなってきて、メンバーそれぞれが発信しているチャットだとどうしても情報量が多く、メッセージが埋もれてしまいがちなんですよ。そんな環境で配信に目を通してもらえるよう、わかりやすい文章を心がけつつ、小ネタを挟んだり、絵文字を使ったり……。毎回が勝負だと思って挑んでいます（笑）。

──今後の目標を教えてください。

NEWONEの裏舞台で、お客さまへサービスを届ける営業担当がますます活躍できるような環境作りに貢献していきたいです。そのために、より生産性の高い方法を、引き続きメンバーたちと協力しながら見つけていきたいです。

NEWONEは今後もどんどん成長していく段階にありますし、数年前から練っている構想も、ぜひ実現していきたいと考えています。これからも、「いつの間にか良くなっていた」と感じてもらえる環境をめざして邁進していきます。

※ 記載内容は2024年11月時点のものです