どーも。堀内です。

職業柄、言葉で様々なことを説明する機会が求められます。 資料を作成して説明するシーンもあります。 ご担当のお客様への説明資料を作成し、
MTGで説明したものを社内展開していただくこともあります。

そんなとき、
「よくわかった！」となれば理想ではありますが、
「よく分からない」という理由で通らないか、
「よく分からないけど、任せた」と言う理由で通るか、
ご担当者の方にうまく説明していただいて、通るケースがあります。

実際には細かい部分で誤解が発生していることや、
疑問が発生している可能性はあると思っています。

自分の経験が浅い頃は、きめ細かく良い資料ができていれば全員に同じ情報が伝わる、と思っていましたが、 経験を積んできて、わかったことを今日は書きます。

結論から言うと、全ての人にとって100点の説明はありえません。 同じ内容が100点になることはないという意味です。
すべての人にとって合格点(70点以上)ということはできると思いますし、目指すべきラインだと思います。

同じ情報を説明するにしても、
相手によって、背景や補足のような行間の話を追加したり、
目的を達成するための説明の順序をかえたり、
強調する点を変えたりした方がよく伝わります。

相手の目的に合わせて情報を伝えることが大事ということになります。

初めてその業務を担当する新人の方や、作業はやらない管理職の方、 同じ職種の同僚と違う職種の同僚、 同じ業界の他社の方、友達や親戚など仕事のことを全く知らない人への説明、
それぞれ異なると思います。

これは自然と相手に合わせて話をしていると思います。

しかしいざ仕事で、その場面に出くわすと難しく感じるケースがあります。
目の前のご担当者への説明とその上司の方への説明だったり、 業務担当の方とシステム担当の方、作業担当の方と全体統括の方への説明だったり、です。

何が違うかというと、
相手の目的や理解度を正しく想定できていないからだと思うのです。
準備に無限に時間がかけられない、という制約もあると思います。

前者の自然とできるケースは、
自分の話したい内容を簡単にしてあげることで伝わりやすくなります。 また、伝わらなくてもあまりダメージがないですね。

しかし後者の難しいと感じる方は、 業務やシステムへの理解度がまちまちであることや、利害関係が異なることが大きく影響します。

何事も事前に想定しておくことが大事なのですが、落ち着きましょう。

想定してその場で変えるのはとても高い能力が必要なので、 どのような目的でこのMTGに臨んでいるかを事前に確認しましょう。

確認した目的で、想定問答をしてみましょう。 その人になりきってみましょう。

全体説明を全部理解したいケースもあれば、要所だけでいい時もあります。

複数の方が参加されるMTGでは、
全体説明の後に、その方々向けに強調すべきポイントをおさらいしてあげてください。
リアクションが少ない場合は、声をかけてみるのも良いでしょう。

仕事において、MTGで一度正しく理解していただくかどうかは大きな違いになります。 実際には正しく理解していただけていなくても、その場があったことも大事になります。

まず一歩目ではありますが、
・目的を確認すること
・最後にその目的に対する回答を強調すること
から始めてみてください。

まさに 「ゴールから考える」ですね。

ではまた。

2023.1.20 堀内文雄(寒い日が続くと南の国にあこがれる)