こんにちは。アシアル広報チームです。新型コロナ感染拡大により、人と人とが直接顔を合わせて親交を深めることに対するハードルが高くなっている昨今。テレワークも急速に広まる中で、社内のコミュニケーションの取り方やチームマネジメントに悩む方も多いのでは？

そんな皆さんの一助になれば……と、今回はバックオフィスチーム・佐藤がアシアルの取り組みについてお話しします。

コミュニケーションを促進するソーシャルランチ

日々、経理・総務・庶務業務をこなす佐藤。担当業務の一つに、ソーシャルランチなどの企画・手配があります。

新型コロナ禍以前のアシアルでは、コミュニケーションの促進を目的として、飲み会やバーベキュー、社員旅行といった業務外のレクリエーションも積極的に企画しており、社内にある大型キッチンと皆で食事ができるスペースでは月に3回程度、ソーシャルランチと呼ばれる昼食会も開催していました。

約50人いるメンバーのうち、参加するのは30人ほど。日程や企画によって入れ替わりはあるものの、顔ぶれは「ほぼ固定」と佐藤は言います。でも、「一人でも多く参加してほしいので、社内全体への呼びかけとは別に、個別に会ったときとかに“ぜひ今度”みたいに、ちょっと声をかけたりしていました」。ただ、仕事以外の部分で負担になることは好ましくないため、無理強いをしたり、何度も誘ったりすることはなかったそう。

そんな個別の声かけとは別に参加率を上げるため、ソーシャルランチの開催頻度や食べたいものなどについてのアンケートを実施したり、イベントを取り入れたりも。

イベントでは、七夕やクリスマス、バレンタインなど季節の催事に合わせたメニューを提供し、くじ引きのようなアトラクション性ももたせました。それは、参加を促すとともに、「食事をしたらすぐ自席に戻っちゃう人もいたので、少しでも長くその場にいてもらえるように、コミュニケーションが活発になるように」という思いがあってのことです。

コロナ禍でもオンラインで開催

新型コロナの感染拡大を受け、アシアルでは昨年からフルリモート体制に移行しました。ソーシャルランチもリモート開催になりましたが、「オンラインでの雑談は苦手だという人もいます。以前ほどは人が集まらなくて参加人数が半分くらいになっているので、頻度を減らして月に2回にしました」。しかし、ただ回数を減らしただけではありません。

工夫の一つとして、「毎回、だれかにプレゼンテーションをしてもらうようにしたんです。皆さんの興味をひいて集まってもらえたらと思って。プレゼンのテーマは、関わっているプロジェクトとか旅行とかいろいろで、業務に限定してはいません。

社内で読書会も開催しているのでその報告があったり、外部の方ですけど、毎月1回行なっているヨガの先生にお願いして、食事についての講義をしてもらったりもしました」

プレゼンはそれ自体がランチ参加の誘因になるだけでなく、オンラインでは見えにくい他メンバーがやっていることを知る機会になったり、その後の時間の雑談のネタになったりという効果も。現在は、そのプレゼンを活用し、オンライン飲み会とのコラボも計画中です。

「餃子に詳しいメンバーがいるので、3種類くらいお取り寄せ餃子をプレゼンしてもらおうかと。ランチに参加できなかったメンバーにも録画を共有して、食べたいものに投票してもらおうと思っています。それで1位になった餃子を飲み会に合わせて手配・発送するので、みんなで食べませんか、という企画です。

餃子飲み会はオフラインのときもやったことがあるんです。そのときは参加率が高かったので、みんな餃子は好きなんじゃないか、そういう企画にしたらたくさん来てくれるんじゃないかと思って（笑）。ランチもオンライン飲み会もかなり固定メンバーになってしまっているので、普段参加しない人にも来てみてもらいたいんですよね」

参加者を増やすための工夫は、ほかにも。オフラインのときから取っているアンケートに加え、Slackの投票機能を使ってメンバーの意見を聞き、例えば開催日や開催時間の設定などに活かしています。

参加率100％の新たな取り組み

オンラインのランチでは、参加者が一堂に会するアプリケーションではなく、少人数のグループでテーブルを囲むUIのRemoを利用。1グループは最大6人に設定しています。

「10人15人だとしゃべりづらい、聞いているだけになるという人もいたのですが、Remoだと少人数で誰がどこにいるのかがわかるので、話しやすいテーブルに入れたりするのがいいかなと思っています」

それでも、やはり参加するメンバーは固定されがち。そこで考えたのが、ミニランチ会です。

「ソーシャルランチは全社対象で参加自由なんですけど、ミニランチ会はランダムに6人を選んで声を掛け、その6人がなるべく参加できる日程に設定しています。月に2回の開催で、一人が2か月に1回程度参加する形ですね。今のところはほぼ全員OKが出て、参加してくれています」

ランダムとはいうものの、バランスには配慮。佐藤いわく「ある程度しゃべれる人、顔を合わせる機会の少ない人、別のプロジェクトチームの人、海外メンバー、ある程度英語が話せる人、男性と女性……みたいな感じで組み合わせを考えます」。

ミニランチ会は少人数での開催のため、Zoomを利用。オンラインのソーシャルランチでもミニランチ会でも、会社から1500円の補助が出ます。

好きなものを購入するメンバーもいれば、「私のほうでデリバリーサービスを使って手配することもあります。ランチを用意する時間がなかったり、海外出身のメンバーだと自分で手配するのが難しいという人もいるので、それもやりますよーって。とにかく参加してほしいので参加のハードルは可能な限り減らす方向でやっています（笑）」。

オンラインもマイナスばかりではない

出社して顔を合わせて話をする。そんな当たり前に思えることが難しい今、コミュニケーション面ではマイナス要素が多いように感じている方も少なくないはず。でも、実はオンラインも捨てたものではないのです。

まずは、ソーシャルランチと飲み会のコラボ企画でも出てきた"録画"。ランチ時に行なっているプレゼンは「全部録画して社内の共有フォルダに保存してあるので、参加できなかったメンバーも確認できます。あとから録画が見られるのはオンラインのいいところですね」。

また、アシアルのオンライン飲み会は、ゼロ次会から二次会、三次会……と長い時間開かれているのですが、早い時間のゼロ次会に参加して、子供を寝かしつけるために一度抜け、寝たあとにまた戻るなんていう参加パターンも。

さらに、出先にいるメンバーなどが耳だけ参加することもあります。とりあえずつないで、プレゼンだけを聞いたり、移動や家事をしながらどんなことが話題になっているか流し聞きすることも可能です。都合に合わせて、途中退席や再参加、部分的な参加も簡単にできる。これらもオンラインの良さではないでしょうか。

お互いをよく知り、助け合える組織

「バックオフィス側から見ると、少人数だからいろいろと手が回らないこともあるんですけど、それをみんなで共有して手伝いながら進めていくというのがアシアルのチームマネジメントかなと思います。

そういったことができるのは、なんでも話しやすい環境を作ってもらっているから。例えば、取締役とも定期的に1on1のミーティングがあって、困っていることや取り組みたい仕事などを話しています。ちょっとしたことでも話せると、問題がすぐに解決できますし、モチベーションも上がります。

もう一つは、アシアルは管理職が何人もいるような会社ではなくて、みんなフラットに横並びなんですよね。私がランチに関わり始めるときも、取締役の小林から“メンバーがお互いに興味を持って、横のつながりをもっと持てるようになってほしい。そのために、お願いします”と言われました。

みんながお互いをよく知ることでうまくいく。横同士が助け合える。それがアシアルかなと思います。これからも、いろいろなコミュニケーションの機会を作って、お互いを理解するきっかけにしていきたいです」