総務担当の毛利さんがリモートワーク推進のためにトレタが取り組んだことについて記事を書いてくれました！

こんにちは。トレタの毛利です。

トレタでは、自分の業務を遂行するために最も適した働き方を自分で考えて選ぶことができ、総務担当の私も基本的に週4日はリモートワークをしています。しかし世間の管理部門はリモートワークが難しいことも多いようで、社外の人と職場の話をすると「総務なのに、そんなにリモートワークできるの？」と驚かれることがよくあります。

そこで今回は、選択肢の一つとしてリモートワークの選びやすさを高めるために、会社として取り組んできた具体的な施策をまとめました。

リモートワークを推進するための取り組み

在宅勤務準備金の支給

新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、2020年1月末より会社としてリモートワークを推奨したものの、自宅での勤務環境が整っていない、オフィスのほうが同僚と一緒に仕事ができて捗るなどの理由から出社を続ける社員もいました。

そんな中、2020年3月末には東京都からの外出自粛要請を受けて、トレタにおいても原則として全社員がリモートワークをすることになりました。この決定に併せ、2020年4月に社員に一律20,000円を準備金として支給することで、在宅勤務に必要な設備や環境を整える支援をしました。

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リモートワーク手当の支給、住宅手当の廃止

在宅勤務準備金は、コロナによる外出自粛が短期間で終了するものと想定し、緊急に支給したものでした。しかし、外出自粛要請が継続し、またコロナ禍の通勤が忌避されるなかで、多くの社員がリモートワークを継続し、結果として不可逆的とまで言えるほどに定着していきました。この状況を踏まえて、リモートワークを行う社員の通信費や光熱水費などを継続的に補助する仕組みとしてリモートワーク手当が誕生しました。リモートワーク手当の支給額は、当初は月額5,000円でしたが、2022年4月から月額10,000円となりました。

この増額はかつて存在した住宅手当を原資としています。

以前のトレタでは、電車通勤によるストレス負荷の軽減、通勤時間短縮によるワークライフバランスの向上などを目的に、オフィスから5km圏内に住む社員に住宅手当を支給していました。しかし、1回目の緊急事態宣言が解除された時点において、リモートワークがメインの働き方となったトレタではオフィスの近隣に住んでいただくことの必要性が低下していました。限られた財源をより効果的に使うためにはどうするべきかを改めて考えた結果、住宅手当を廃止し、より多くの社員が恩恵を得られるリモートワーク手当を増額することになりました。

住宅手当の廃止は、受給者にとっては不利益変更です。目的や措置内容（1年間の準備期間を設けました）に関する説明を行い、対象社員一人ひとりの同意を得ることで、実行に踏み切ることができました。

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リモートワーク社員の通勤費を実費精算へ変更

トレタでは、実情としてリモートワークをメインの働き方として選ぶ社員が多いことから、全社員に対して通勤定期券代を支給するのは実態に合わないと考えました。そのため、オフィスワークメインの社員（週3日以上勤務する方）にだけ通勤定期券代を支給し、リモートワークメインの社員には出社時の通勤費を実費精算してもらう運用に切り替えました。

書類のデジタル化・ペーパーレス化

①紙の郵便物の削減
郵便物を出す、会社に届く郵便物を受け取るなどの郵便業務は、週に1回総務担当がまとめて対応しています。この出社のタイミングに、宅配の荷物も一緒に受け取っています。

しかし週1回の対応となると、郵便物が溜まったり受け取るタイミングが遅れたり等の懸念が出てきます。その対策として、請求書や契約書を始めとした社外との書類のやり取りを極力データで対応できるように、社員を通じて取引先各社へ協力をお願いしました。

その結果、必要書類のほとんどをWeb上でやり取りできる環境を構築でき、現在では週1回の郵便物対応でも問題なく運用できています。

②電子契約の推奨
契約業務も電子契約メインで対応しているため、出社しなくても契約が滞らないようになっています。とはいえ、先方都合により電子契約できない場合もあるので、総務担当の出社日を書面契約の対応日とし、週に1回まとめて押印しています。

③書類の電子化
請求書や領収書は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入したことで、データでの提出・保管で完結するようにしました。締結後の契約書もいつでも閲覧できるように、紙の契約書は全てスキャンしてデータ化し、クラウド上に保存しています。

④年末調整のオンライン化
年末調整は、クラウド上で年末調整の入力・処理を行えるシステムをコロナ禍以前から利用していたため、完全オンラインで対応しています。保険料控除証明書など一部原本提出が必要なものについては、会社から対象者に返信用封筒を送付して郵送で回収しているため、社員が出社する必要はありません。

代表電話の完全オンライン化

トレタの代表電話は顧客向けのメイン窓口ではないため、そこで受けるものは、お問い合わせ窓口が分からないお客様からのご連絡や営業目的の電話がほとんどです。そのため、代表電話への入電に対し、お問い合わせ内容に応じた担当者への取り次ぎが発生し、不要不急の営業電話にも対応しなければならないことが課題となっていました。

そこで、必要な電話対応だけに限定し、かつ取り次ぎ業務を短縮するため、代表電話の受電をやめる決断をしました。今では代表電話へのお問い合わせに対し、自動音声応答で要件を伺い、目的にあったWebサイトのURLをSMSで送信することで、Webサイトに直接誘導する体制を作っています。この完全オンライン化により24時間365日電話受付をしている状態となったため、営業時間外である土日祝日や19時以降のお問い合わせも拾いやすくなりました。

入社・退職手続きのオンライン化

トレタでは、業務遂行に支障がないと判断された社員には、1都6県（東京・神奈川・埼玉・千葉・茨城・栃木・群馬）以外の居住地で就業することも認めています（地方在住勤務といいます）。
※業務上の必要により、会社がオフィスへの出張を命じる場合もあります。

これにより、首都圏以外に住む社員も増えていることから、出社しなくても入社・退職手続きが完結できるように整備しました。

入社者は、入社初日に受けていただくオリエンテーションをオフライン（出社）か、オンラインか、どちらで受けるかを選べるようになっています。オンラインを希望する方には、入社日までに会社から貸与機器を発送します。PCのセットアップ・各種ツールの利用方法などは会社のポータルサイトに細かくまとめているため、Web上でも全て確認できるようにしています。また、オフィスがはじめての社員が一人で出社しても困らないように、オフィスのレイアウト図面も作成して掲載しています。

リモートワークが定着したことで導入できた制度

「どこでもトレタ」の導入

リモートワークメインの働き方が浸透して1年以上経過した頃に、コロナ禍により自宅でのリモートワークを強いられる状態が長期化したことで、話す相手がいない、オンとオフの切替がうまくできないなどのストレスを抱える社員も出てきました。他方、遠くに住む家族の介護をするために実家からリモートワークしたい、配偶者の里帰り出産に帯同したいなど、リモートワークが定着するなかでの新たな相談も聞こえてくるようになりました。

そこで、会社としてルールを定め、事前に承認を得ることを条件に、日本国内であればどこでもリモートワークできる制度「どこでもトレタ」を創りました。実施にあたっては、リスクを把握するためにトライアル期間を設けました。トライアルでは、数名の社員が自宅以外の場所でリモートワークを実施しましたが、あらかじめ想定された以上のトラブルは発生せず、実施後のアンケートからも、自宅でのリモートワークと遜色なく勤務できただけでなく気分転換になったなど前向きな評価も多かったことから、一部修正を加えて正式に制度化しました。

「どこでもトレタ」は就業環境の変化によって労働生産性・創造性を向上させ、業務に好影響をもたらすことや、多様な働き方を後押しすることを目的としています。本制度を利用して旅行先や帰省先で仕事をする社員も増えています。

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フレックスタイム制のコアタイム解除（フルフレックスタイム制）

トレタはフレックスタイム制を導入しており、11〜16時のコアタイムを含み1日の標準労働時間を8時間としていますが、育児や介護などでコアタイムの就業が困難な場合などに限定し、6〜22時のフレキシブルタイムの範囲での就業も選択できるようにしました。例えば、コアタイムの11〜13時の2時間を育児に充て、その時間を19〜21時にスライドするなど、ライフスタイルに合わせて仕事ができます。

おわりに

以上、これまでトレタが実施した代表的な取り組みを紹介させていただきました。

トレタでは、各自が生産性の高い環境を作れることを第一の目的に考えています。
社員は子育て、介護、副業などのさまざまな事情を持っており、時代も常に変化し続けているため、一人ひとり、その時々によって、適した働き方は異なってきます。そのため「画一的ではなく多様性を持たせた制度にすること」、「実態に合った制度を運用すること」を常に頭に置き、制度を整備しています。今回紹介した制度や工夫を取り入れられたのも、このスタンスがあってこそだと思います。

これからも、社員それぞれにとって最も適した働き方を見つけられるように、制度設計していきます。

今後もリモートワークの事例やノウハウを継続的にアップデートしていきます。リモートワークを検討している会社にとって、少しでも参考になれば幸いです。

トレタで働くことにご興味をお持ちいただけた方はぜひ採用情報を覗いてみてください。