サイトエンジンでは、毎月第一金曜日に全社会議を開催しています。社長や役員だけでなく、インターンや業務委託メンバーも含めた従業員全員が参加する会議です。

リモートワークメインのサイトエンジンですが、月に1度だけ都内に会議室を予約し、実際に集合して全社会議を行っています。地方在住の従業員も多く、Zoomで参加するメンバーももちろんいますが、原則全員参加で顔を合わせています。

ここでは、普段からリモートワークに取り組むサイトエンジンがなぜ月に1度、実際に顔を合わせて全社会議を行うのか、その目的、また全員参加で開催するメリットとデメリット、サイトエンジンならではのミーティング風土についてお話していきたいと思います。

そもそも全社会議の意味って？

一般的に全社会議とは、会社の今後の戦略や方向性を社内全体で共有するために行う重要な意見交換の場のことです。大企業であれば、上層部や各部門の責任者だけが集まるものだと思いますが、サイトエンジンでは、従業員全員が顔を合わせる形にしています。コンパクトな会社ならではの利点です。

けれど、全社会議は大勢の従業員が集まって行うため、それぞれの部署の報告に時間がかかったり、自部門の業務とは一見関係のない話題になったりすることがあります。

ではどうして、毎月全員参加型の会議を行っているのでしょうか。

全社会議を全員で行うメリットとデメリット

【メリット】

・社長や役員から会社の方針を全員が直接聞ける（意見交換ができる）

・全社的な今後の目標や戦略、現状把握を全員が共有できる

・他部署の仕事内容、目標、方向性などを知り、自部門に活かせる

・同僚の成功例や失敗談、目標設定の仕方などを学び、自身に活かせる

・他部署メンバーとコミュニケーションが取りやすくなる

・従業員全員の教育の場となる

【デメリット】

・全部署からの報告に時間がかかる

　→予め部署ごとに報告時間を設定しておく

・自部門の仕事内容と一見関係のない話題がでる

　→分からないキーワードはその場で調べるなど学ぶ姿勢を持つ

・様々な意見が交錯し、議論が錯綜、放置されやすい

　→共同作業するための情報共有ツール※を活用し、意見や質問を文字にして記録しておく

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※サイトエンジンではConfluenceを利用

全員参加型！当事者意識を持つサイトエンジンの会議

会議を長丁場にしないために、サイトエンジンでは予め各部署の持ち時間を決めています。資料を作成し、Zoomで画面共有、短時間で報告を済ませて質疑応答を行っています。

また、Zoomと並行して、共同作業をするための情報共有ツール※を活用することで、報告の途中であってもメンバー全員がツールに質問や意見を書き込めるようにしています。書き込まれた内容の中から、会議中に議論すべき提案や質問を上長が選択し、即時回答を得たり、話し合いを膨らませたりしています。

その場で声をあげられなかったメンバーは会議後に質問や感想を付け加え、必ず会議に参加した跡を残すことがルールとなっています。こうすることで従業員は当事者意識を持って会議に耳を傾けるようになりますし、自分の言葉を端的に文字にすることで、従業員自身の理解にもつながります。

会議後に、各部門の報告者は質問や意見を取りまとめ、今後のアクションプランを検討し、全メンバーに報告することが求められています。

その他、メンバーは会議中に分からないキーワードがあった場合はそのままにせず、随時調べるように声かけがされています。分からないことをそのままにしない！すぐに調べて、会議の理解を深めるといった考え方がサイトエンジンにはあります。

他部署の報告であっても他人事にせず、常に当事者意識を持つことが全従業員に求められています。

サイトエンジンが行う全社会議の目的とは

サイトエンジンでは、全員参加型の全社会議を行うことで、従業員全員の教育の場としています。会社の方針や目標を社内で共有するといった目的もありますが、従業員がそれぞれ当事者意識を持ち、一人一人が成長していくことを強く望んでいます。一丸となって取り組むことが会社全体のパワーアップにつながると考えるからです。

サイトエンジンの全社会議には、報告だけで終わらせない工夫がされています。