こんにちは、総務経理室の片山由唯です。温泉道場は「おふろから文化を発信する」企業として、サービス業界のリーディングカンパニーを目指し、スピード感を持って常に新しいことに挑戦しています。様々なプロジェクトやイベントが円滑に進む裏側には、デジタルの活用も大きく貢献しています。

今回のブログでは、どのようにデジタルを活用し、社内のDX化を推進しているかについてご紹介したいと思います！

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温泉道場の働き方アップデート

温泉道場では、毎月たくさんの社内企画が開催されています。具体的には、最新のアクティビティを体験するゼミや、社長の山崎さん自らマーケティングやコンサルティングについての社内勉強会など、社員のスキルアップにも力を入れています。

例えば、アクティビティ体験のゼミでは、サービスをお客さまとして体験することで、新しい観点での発見や、仕事に生かせるアイデアが生まれています。また、山崎さん自らが開催する勉強会では、社員が自分の仕事に直結するテーマについて、直接アドバイスを受けることができます。会社のメンバーと一緒にアクティビティを体験することで、社員同士のコミュニケーションの活性化になることに加え、組織全体のスキルアップや業務効率の向上にもつながっています。

温泉道場ゼミの一例：温泉道場ゼミレポート／長瀞町でラフティングを体験してきました！

このような働き方アップデートの取り組みの中で、現在積極的に力を入れているのが「社内DX化」です。経済産業省によるDXの定義は「デジタルテクノロジーを活用し、企業や組織のあり方を抜本的に変革することで、新たな価値創造やビジネスモデルの構築を行う取り組み」とされています。

温泉道場では、組織が成長する中で、システムを活用して情報の一元化や効率化を図るだけでなく、会社のメンバーである＜経営者・管理者・従業員＞にとって使いやすいシステムの導入を積極的に進めています。様々な角度から組織のあり方や働き方を日々アップデートすることで、“新たな価値を創造すること”を目指しています。

温泉道場の社内DX化のきっかけと歩み

温泉道場の社内DX化のきっかけは、事業の成長の過程で生まれた課題にありました。新店舗オープンなどが進み、従業員数が右肩上がりに増加。従来は紙で管理していた社内書類の量が膨大になり、店舗ごとの書類のやりとりや管理の工数がふえるという課題に直面しました。

そこで、情報を一元管理し効率化を進められるように、という意図から、デジタル化を検討するようになりました。現場では、紙書類に慣れていて、システムへの切り替えには不安の声もありましたが、紙での手続きと同じような運用を実現しながら、＜経営者・管理者・従業員＞の三者にとって使いやすいシステムを導入できるように検討を進めました。そして、システム選定の段階では、社内運用と馴染むかどうか、使いやすいかなどを確認するために、店舗のメンバーにも協力してもらい、実証実験を行い、フィードバックをもらってフローの改善につなげました。

システムの導入には、専門のコンサルティングやITの担当者が必要と思われがちですが、スピード感をもって生産性を高めるためには、実務担当者がシステムを理解し活用できることも重要です。

温泉道場では、社内制度を深く理解している実務担当者がシステム検討を進め、現場の協力も得て使ってみるというステップを踏むことで、どのシステムが社内ルールを組み込み、継続運用するのに適しているか、十分に確認してから全社導入することができました。私自身も実務担当者として、日々の運用を進めていく中で、システム運用の改善案を起案して、すぐに実行できるスピード感はとても強みに感じています。

現在では、社内の就業規則／人事情報・評価／勤怠管理／申請承認フロー／データ保管／社内マニュアルなどのデジタル化が実現しています。

導入システムについて

温泉道場で具体的に導入したシステムの一例をご紹介します。

■人事労務管理｜SmartHRの導入
SmartHRの各種機能を活用することで、正社員だけでなく、パートタイムスタッフの入退社手続きや人事情報の更新、各種申請手続きがスムーズに行えるようになりました。また、これらの情報をオンラインで一元管理ができることで、人事労務の工数が劇的に削減されました。

株式会社SmartHR様の活用事例としても温泉道場をご紹介いただいておりますので、こちらも是非ご覧ください。
年100名以上入社！急成長ベンチャー・温泉道場のバックオフィスが高い生産性を誇るわけ

■申請承認フロー｜サイボウズ Officeの導入
サイボウズ Officeのワークフロー機能を活用し、申請／承認のタイムスタンプが正確に記録できるようになり、申請書類の進捗が明確になりました。また、申請項目を予め設定することで、記載漏れがなくなり、確認の工数も削減できました。さらに、データの蓄積と分析により、業務の状態をモニタリングできるようになったことは、課題の発見や業務フローの改善にもつながっています。

【従業員】
申請項目を設定されているので記入項目が明確に分かる
▼
【管理者】
リアルタイム通知により確認漏れが防止される
申請項目が統一されていることで、記載ミスに気づき易くなる
承認決裁がボタン一つで完了する
▼
【経営者】
リアルタイム通知により確認漏れが防止される
承認決裁がボタン一つで完了する
蓄積されたデータを経営判断に活用することができる

業務フローを変更したことによる変化

実際のシステム導入時は、店舗によって浸透のスピードに差がありましたが、その中でも、一緒に働く仲間の協力やサポートがあったことで、苦手意識を持っている方の不安も時間とともに少しずつ解消されていきました。そして、工数が増えていた事務業務も削減され、管理監督者は社内システムを活用しながら、経営者や支配人が本来取り組むべき仕事に集中できる環境を整えることができました。

ここからは、システムを導入したことによる働き方の変化についてご紹介します。社内DX化によりアップデートされたことは、大きく3つあります。

1つ目は、紙資料のデジタル化による「情報管理のレベル向上」です。デジタル化によって、常にリアルタイムで最新の情報が確認できるようになり、正確性が向上しました。紙資料の削減も進められたため、情報漏洩や紛失のリスクを大幅に軽減し、安全性のレベルも高めることができました。

2つ目は、システム化による「スピードアップ」です。特に申請や承認を伴う業務は、多くの人の手を介する分、ミスが発生しやすく時間もかかりがちです。システム導入によるペーパーレス化・テンプレート化の推進と、社内オリジナルの操作マニュアルの活用によって、誰でも簡単に正確な操作ができるようにしました。その結果、従業員からの申請における抜け漏れが削減されると共に、出張中などでも簡単に申請／確認／承認ができるようになり、業務のスピードアップと効率化が実現されています。

3つ目は、「情報の活用」です。情報は、「ある」だけではなく「活用できる」状態になってはじめて“価値あるデータ”になります。システム導入によりタイムラグなく情報が反映されるので、それらを集計して分析した結果を改善につなげたり、社内のリスクマネジメントに活用したりしています。

これからに向けて

社内DX化は、業務効率化や情報の正確性・安全性の向上だけでなく、様々な仕組みや働き方のアップデートなどのメリットがあります。その反面、従来とは運用が変わり、導入直後は漏れや戸惑いが発生することもあります。そのため、継続的なモニタリングと日頃から部署を横断して協力しあえる関係性が重要ですし、それが新たな挑戦の種を発見することにもつながっていきます。

これからも、日々のアップデートを積み重ね、現場の皆さまともコミュニケーションを取りながら、組織や働き方の進化を目指します。今後も総務経理室からの発信を予定していますので、ぜひご覧ください！