こんにちは、mitoma です。
ムーブは2024年2月19日に、オフィスを移転しました。
移転完了までの過程を振り返ると、よかった点や反省点が複数ありました。
そこで今回は、新しいオフィスのお披露目を兼ねて、ムーブの移転プロジェクトを振り返っていきたいと思います！

新オフィスの紹介

新オフィスは旧オフィスと変わらず、新宿御苑の近くにあります。
最寄り駅の新宿御苑前駅や新宿三丁目駅からのアクセスはどちらも徒歩6分以内で、駅から近い場所にあります。
近所には銀行や郵便局などの業務で利用するサービスのほか、飲食店やコンビニ、お昼どきに出店するお弁当屋さんが充実しており、とても便利な立地です！

【アクセス】
〒160-0022
東京都新宿区新宿1-14-12 玉屋ビル 2F
丸ノ内線／新宿御苑前駅 3番出口 徒歩3分
丸の内線・副都心線・都営新宿線／新宿三丁目駅 C8出口 徒歩6分

オフィスはこのような様子です。

坪数は26坪から61坪になり、とても広くなりました。
温かみのある照明、事務所らしくなりすぎないデザインの床材など、旧オフィスと同じく居心地のよい空間づくりにこだわりつつ、旧オフィスにはなかったパーティション付きの会議室や、より防音効果の高い Web ブースも導入しました。

移転の背景

社員数の増加と共に旧オフィスが手狭になってきたため、2020年頃から移転を検討していました。実は2021年に物件の契約寸前まで進みましたが、あとから換気が機能していないことが分かり、コロナも収まっていなかったためキャンセルしました。その後は物件探し自体も中断していたため、今回は3年ぶりの移転プロジェクト再開となります。

物件探し

私たちがこだわった物件の条件は以下です。
・新宿御苑前駅や新宿三丁目駅付近
・50坪以上の広さ
・男女別トイレ
・OA フロア
・新耐震基準

70件ほどご紹介いただき、13件の内見をしました。
最終的に、社員の通勤経路を大きく変えることなく、魅力的な物件に巡り合うことができました。

プロジェクト始動～移転完了まで

事前準備

最初は何をどう進めていいか分からない状態だったので、インターネットで調べたり、過去の移転担当者に相談したりして、タスクの洗い出しをおこないました。
具体的には、「移転前」「引っ越し当日」「営業開始日」「移転後」に分けてタスクを書き出し、リストにまとめました。

次に、スケジュールの全体像と整合性を把握するために、タスクリストをもとにガントチャートを作成しました。

ムーブではガントチャートを使って開発業務を進めることもありますが、バックオフィス業務で使うことはありませんでした。
今回の移転プロジェクトでガントチャートを活用してみたところ、するべきことやその進捗を把握しやすく、円滑にタスクを遂行することができました。

賃貸契約・解約手続き

内装工事の着手時には賃貸契約が開始していなければならないので、ムーブでは工事着手日を賃貸契約開始日としました。
また、オフィスの解約は原状回復工事が完了して明け渡せるようになった時点でおこなえる点が、個人の引っ越しと異なりました。
家賃に関わるので、特に費用を極力抑えたい人は調整必須です！

内装工事の発注

今回の移転では、内装工事にあたり複数の業者へ見積り依頼し、数種類のデザインを提案いただいた1社に発注しました。 移転後に振り返ってみると、提案内容だけでなく、担当者が細やかな配慮をしてくれるか、円滑にコミュニケーションできるかといった点が、移転プロジェクトの成功に大きく関わると実感しました。担当者の仕事ぶりや人となりは、できる限り工事の発注前に把握しておけるとよいと思います。 また、発注時は工事内容やスケジュールばかり意識しがちですが、工事後の瑕疵担保責任、作業完了報告などについてもしっかり確認しておく必要があります。

クライアントや関係各所への周知

移転日の1週間ほど前からクライアントなどの関係各所への移転連絡やコーポレートサイトでのお知らせ、各種サービスの住所変更おこないました。
例えば備品購入に使うサイトの住所変更は、移転プロジェクト全体で見ると些細なタスクに感じられますが、新オフィスに届けたいものが旧オフィスに届くといったミスを起こしかねないため、備品発注と情報更新のタイミングには注意が必要です。

社員による引越し作業

旧オフィスと新オフィスが徒歩1分と近い距離にあったので、通常業務をできる限り滞らせないために、今回は社内で一部の引越し作業をしました。当日になってひたすら荷物を運びだすのではなく、事前にタイムスケジュールと役割分担を決めておきました。引越し作業前から梱包や荷物の運搬をコツコツ進めていたこともあって、引越し作業当日は予定を大幅に前倒して終えることができました。

振り返り

4ヶ月間の移転プロジェクトは、慣れないことばかりで苦戦しましたが、なんとか予定通り新オフィスで業務を始めることができ、一安心でした。
今回の移転を経て、今回の移転で得た最も大事な教訓は「最初の段取りが肝心！」です。初めての経験で、個人的には移転日までの作業内容や進め方の見通しを立てることが難しかったです。そのため、予めタスクを洗い出して一連の流れを組み立てること、それらを社内で共有し手伝ってもらいやすい状況を作ることが、その後の進行に影響すると実感しました。「これを進める前にこの対応を完了しておかなくちゃいけなかった（泣）」といったことが起こりうるので、ガントチャートを作成しておいてよかったです。

いかがでしたか？
オフィス移転は頻度も少なく、多くの人にとって具体的なイメージが湧きづらい仕事だと思います。ムーブの事例がみなさまのオフィス移転のお役に立てたら幸いです。

今回の移転を機に、事業成長に向けてよりいっそう精進してまいります。
これからも、ムーブをどうぞよろしくお願いします。