そのMTG、本当に意味ありますか？～『フクロウラボ流』生産性を上げる会議の秘訣、教えます～

採用広報担当の紙谷です。皆さんは、1週間の内どのくらいの時間をMTGに費やしていますか？朝からお腹が痛くなるような会議や、ついウトウトしてしまうような退屈なMTGはありますか？とある調査によると、会議に費やす平均時間は年間『159.1時間』だそう。これを営業日に換算すると、約20営業日分にあたるのです...！もしその159.1時間が形骸化した会議だったり、何のために集まったんだっけ？のような無駄なMTGに使われているとしたら、これほどもったいないことはありません。

前年比150%以上の事業成長をしながらも、20時にはほとんどのメンバーが退社しているフクロウラボ。実はMTGにはちょっとこだわりがあります。今回は、その秘訣をこっそりとお伝えしちゃいます。

■生産性の高いMTGに必要な『3つのこと』

▽その1.そもそも無駄なMTGは『設定しない』

いきなり『そんなことか』と思われるかもしれません。でもこれ、当たり前なようで実はできていない場合が多いです。『定例で入っているからなんとなく参加しているが発言機会がないMTG』とか、『そういえば自分が参加している意味がわからないMTG』。胸に手を当てて考えてみたら、1つや2つ思い当たるかも...。

例えば8人で1時間MTGをしているなら8時間分のリソースを割いているということですよね。コストで言ってもこれを週イチペースで半年続けると30万円近い金額になります。参加者は本当に必要なメンバー構成か、MTG設定時間は適切か。無駄なMTGをしないために実践していることをいくつかご紹介します。

・会議室ではなくスタンディングデスクで、10分さくっと話してすり合わせる
・定例会議の必要性を見直す
・定例会議の参加メンバーを見直す
・アウトプットがなくなってきたMTGはやめてみる
などなど...

その一方で、フクロウラボでは代表の清水さんが自ら正社員全員との1on1を、毎月行なっています。メンバーの現状把握や困っていることはないか、どのように改善すべきか等を共有する時間です。必要なことには時間をかける。無駄なことはしない。やめる勇気を持つ。見極めが何よりも大切です。時は金なり...！

▽その2.必要なのは『ゴール設定と事前準備力』

良くありがちなのが、MTGの最初に『状況報告・情報の共有に多くの時間を割く』というパターン。報告者の話すトーンや時間帯によっては、まぶたが上がらなくなる...なんてことも。『MTGは目的と事前準備力で決まる』とは代表の清水さんが口を酸っぱくして言っていることですが、フクロウラボのMTGでは下記①～③を徹底しています。

①MTGの目的、ゴール、アジェンダを事前に共有する

前述した『報告に多くの時間を割く』という無駄を省き生産性を上げるため、参加メンバーは各自先んじてアジェンダや認識しておいてほしいことを議事録で共有しておきます。また、MTGの目的(なぜMTGをするのか)とゴール(MTGが終わった時にどうなっていたら良いMTGだったねとなるか)も記載し、目的意識と方向性を共通認識としています。アイディア出しが必要なものであれば事前にイメージを伝え、MTGで煮詰まってしまわないように準備を促します。ただし、準備に時間をかけすぎないように注意(←私がよく言われるやつです...。反省。)

②MTG開始時に目的とゴールを再度宣言する

大事なことなので冒頭に再度認識をすり合わせます。何をゴールとしたMTGなのか、何を期待されて自分がアサインされたのかを明確にすることが、MTGの生産性を驚くほどアップさせます。また、定例MTGの場合は前回決まったアクションをやりきったかも確認してから進めます。ここはフクロウラボのバリュー『当たり前をやり切る』ですね。

③時間を意識してファシリテートする

MTGのオーナーは集めたメンバーの時間を奪っていることを意識して、予め決めた時間に沿ってMTGを進めます。時間を守ることが本質ではないですが、設定した時間内にアクションを決めきり、各自何日何時までにそれをやりきるかの確認までを終わらせられると良いですね。『ちょっとドライ』なフクロウメンバーは、MTG終了後はわりとサクッと自席に戻ります(笑)。そして、決まったアクションをMTG参加メンバー全員に改めて共有し、議事録は全社員が閲覧可能な場所にアップ。必要に応じて完了報告までを共有してヌケモレのないようにしています。

▽その3.会議は相談メインではなく『意思決定の場』

ここまで話してきたことを実践すると、MTGは報告の場ではなく『意思決定の場』にすることができます。事前に状況を把握し課題を洗い出しているので、ディスカッションの時間を多く取り、『何をするか』までを決めきることができるのです。参加者全員が当事者なので、眠気が襲ってくる暇もありません(笑)

その上で、あえてアジェンダを決めずに行なうMTGも存在します。先に上げた1on1もそのひとつですが、『雑談レベルの雰囲気で話す』『脱線する』ことで見えてくる課題というものも必ず存在します。その中で露呈した問題を、改めて別途MTGを設定して話し合う、なんてことも。

■『MTGの極意』は働きやすさと成長に直結する

実際に実践してみるとわかるのですが、このMTG術がもたらすものは単に効率化だけではありません。『事前準備』は想像力や行動力を磨きますし、スケジュール管理力や周囲との協調性も育ちます。MTGに全員が目的意識を持って参加することで自発性が身につきますし、実際にアクションを起こす力や改善提案をする力にも繋がります。

その結果、全員が事業意識を持って周囲と協力しながら、個々の業務をスピード感を持って進められるようになり、事業成長に繋がる、というわけです。会社だけがハッピーなわけでなく、メンバーにとっても様々なスキルが磨かれたり、無駄な残業もなく自分の時間を有意義に過ごせるわけですから、メリットだらけですね。理想論のように感じるかもしれませんが、メンバーがこういった意識を持ち続けられるような組織作りは、経営力にかかっているのではないでしょうか。