さて、前編に引き続き、9月に2週間にわたりエウレカにて開催された『eureka Summer Internship 2018』での反省点や、来年へのtipsとしてここに備忘録として綴らせていただきます。これからサマーインターンシップ開催にチャレンジしてみたいと考えていらっしゃる方の、何かのお役に立てれば幸いです。

開催直前準備の事務的なあれこれ

運営のための受け入れ準備やコンテンツがある程度まとまってきたならば、次に準備が必要なのは、労務的なあれこれです。サマーインターンシップにも、勤怠管理や交通費精算など、細かな事務作業が発生します。細かいところでは、サマーインターンシップの就業時間を学校の単位として申請したいという学生に対して、必要書類の対応などもします。

また、オフィスで長期の間過ごしてもらうにあたり、NDA（秘密保持契約）や、給与が発生するのであれば、雇用契約の準備も必要です。この辺りは、労務担当と連携して手配をすすめます。また、学生が使用した経費精算にあたっては、社員が行う通常のフローとは異なるケースもあり得るので、こちらも経理と事前に連携しておくと、事後にスムーズかもしれません。

さて、事務におけるこれらの事前準備までは、意外と工数はかかりません。実は大変なのは、学生への説明と、書類に不備がない状態での回収作業。これがなかなか、学生にとってもこちらにとってもお互いに骨が折れる作業です。記入例など詳細を記載したスライドを用意したり、全員での書類の記入時間を長めに取ったりして、かなり丁寧に説明することをおすすめします（本当に）。

さあ、開催期間が始まったら！

もう開催期間になったら、あとはガシガシすすめる＆毎日の学生からのお問い合わせやアナウンスなどの連絡応対です。オフィスや備品の使い方や、事務処理関連、諸注意やタイムスケジュールのアナウンスなど、内容はさまざま。

間に次のコンテンツの準備などもあったり、ワーク中の学生の様子も気になったり、マルチタスクが大の苦手な私にとって、これは結構ヘビーな状況でした。

その他、注意事項・反省点

その他、細か〜な注意点や反省点などを、思いつく限りこちらにつらつらと書き出しておきます。

学生に通知する出勤時間は、通常就業時間の30分後にずらして設定するのが良い

なぜなら、やる気に満ち溢れた学生たちは、とにかく朝早いです（深夜までSlackオンラインだったけどいつ寝てるの！？と心配になってしまいます）。ガッツがあるのはとても良いことなのですが、オペレーション（こちら側の体力）を考えると、採用担当だけが早く出勤したとしても、並行して会場の準備をしなくてはならなかったり、なかなか学生のサポートとしては不十分になってしまうこともありました。なので、学生の出勤時間は後ろにずらして、できる限りメンターが揃っている時間を多く確保した方が良い印象でした。

タイムテーブルの臨機応変な対応について許容を持つ

実際、今回のサマーインターンシップでは開催2日目にして早速、台風上陸の恐れがあると予報が入り、練りに練ったタイムテーブルの変更を決めました（涙）。対応としては、リモートワークの許可を出して、不要な外出は避けるようアナウンスをしました。こういった迅速な判断ができたのは、もともとエウレカのカルチャーとして、“何かしらの理由で「会社に来ることができない」状況下に置かれた際、「仕事がしたいができない」という「諦め」を無くすため”の「特別時のリモートワーク制度」が導入されていたおかげだなと改めて感謝しました。

また、学生のワークの進捗に併せて適宜講義の時間を削ったりと、状況に合わせてスケジュールが調整ができたことや、当日の急遽変更にも関わらず、メンバーはじめ役員たちも協力的だったことに本当に感謝です。

お弁当は毎日手配してあげるべき

課題に取りかかりはじめると、学生はほとんどオフィスに缶詰め状態になります。後半の1週間に関してはもともとランチの手配をしていましたが、前半に関しても集中してワークできるようにランチの用意をしてあげれば良かったなと、これは反省点です。

集客キャパを無理しない

これは運営のしていく上で本当にしっかりと考えるべきだったと反省しております。今回、約40名の学生を迎え入れることになり、メンターを務めるメンバーたちはほとんどの時間をメンタリングに割くことになりました。つまり、少なからず事業のスピードにも影響が出てしまうのです。

また、丁寧に学生とのコミュニケーションをとっていきたいと思ったなら、なおさら受け入れキャパに関しては慎重に決めなくていけません。せっかくの休みを使って参加してくれる学生たちに、満足のいくサマーインターンシップを経験してもらうためにも、ぜひ受け入れに必要なリソースとのバランスは考慮してください。

（追記）外国籍の学生について

外国籍の学生に関しては、交通費や日当を支払う際の必要項目として、「国籍」「在留資格」「在留期限」とともに、留学生の場合は「資格外活動許可」を持っているかの確認をする必要があります。

結果、開催して得られたもの

と、いろいろと不手際や反省点、苦労もたくさんあったものの。とにかく、優秀な学生には出会えます。もともと夏休みを返上してまでサマーインターンシップに参加している時点で、向上心や探究心の強い学生が多いんですね〜。そして、2週間という長期にもなると、個人のキャラクターは結構見えてくるものです。もちろんその時点での個人でしかないので、まだまだ若い彼らの伸び代は計り知れませんが。ただ、現時点でのスキルセットやマインドセットを確認するには十分な時間だったように思います。

そして、若かりしの頃の心を忘れかけたメンバー（笑）と学生が接触できる機会を設けられたことは、社内の活性化にも繋がったように感じます。まだ1、2年目の新卒メンバーですら、初心を取り戻した、わからない人へ説明することで自分の理解も深まったという感想を持ってくれたようなので、そういった点でもサマーインターンシップの付加価値が感じられます。

まとめ

結局のところ、何が言いたいのかと言いますと。この2週間ないし、準備から考えると約半年間に渡り、サマーインターンシッププロジェクトの遂行にあたって、本当に色んな人に助けられて、エウレカカルチャーの価値を実感したということです。

3つのマインドによって醸成されるエウレカカルチャー

“Go Beyond（向上心）”　“Becoming a Founder（責任感）”　“All for All（仲間への愛情）”

エウレカには、上記の3つのマインドを体現しているメンバーが揃っています。よって、向上心の高い学生に対して、純粋にコミットしたいと思ってくれるメンバーが多いように思います。また、とにかく“かっこいい”を妥協しないデザイン性の高いLPや、今までの「Pairs」の圧倒的なブランディング力や、TechPRの地道な積み上げがあったからこそ、集客に苦労せず、そしてイベント自体にも高い満足度を得ることできたのだと思います。

これを読んで、サマーインターンシップを開催したい、エウレカのことをもっと知りたいと思った方は、ぜひ一度オフィスへ遊びにいらしてください。最後までお読みいただき、ありがとうございました！

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