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「役員の"やりたい”を実現させる」divの役員秘書

プロフィール

株式会社div 役員秘書 チームリーダー 鈴木 柚里奈(すずき ゆりな)

2社の事業会社を通じて、営業、新規事業、新卒採用、法務サポート業務を経験し、2019年3月にdivに入社。採用人事での経験を経て、現在は役員秘書チームのリーダーを務める。趣味はスポーツ観戦。

divに入社した理由を教えてください

一番大きい理由は、divのビジョンやクレド(行動規範)に共感したからです!
divの会社ホームページをみたとき、本当にこのビジョンやクレドを働いている社員が体現している会社であれば、これはもう「運命だ」と思いました。

私は今まで、会社の人達と同じ方向を向いて働きたい、誰かが挑戦した時は称賛し応援したい、誰かが自分のために動いてくれた時は感謝を伝えたい、悩んでいる人がいれば理解に徹したい、愚痴を聞くだけではなく、前を向けるような手伝いをしたい、もっと皆が幸せに働けるようにしたい、そんな風にずっと自分の中で理想を掲げていました。

そんな時、見つけた会社がdivです。
divのビジョンは「すべての人が幸せに生きる世界をつくる」です。
クレド(行動規範)は「主体的に動く」「理解に徹する」「感謝を伝える」「出来ないことに挑戦する」「他者に貢献する」の5つです。
この5つのクレドは、事業を成功させるためのものではなく、ビジョンにも掲げている働く「すべての人が幸せに生きる」ために大切にしている行動規範となります。

初めてdivと出会った時、「私自身が理想としてきた考え」を企業の行動規範として言語化し、最重要視していることに衝撃を受けたのと同時に運命を感じました。
とはいえ、本当にここまで素晴らしいことを体現できている会社があるのか疑問に想い、選考前までは信用も期待もあまりしていませんでした(笑)

しかし、divの面接でクレド体現を意識せずとも習慣化できるように、毎朝クレド体現の振り返りをする時間を役員を含めた社員全員がとっていること・社員が生産性高く働けるためにあるdiv独自のワークルールが存在することを知り、徐々に期待で胸がいっぱいに膨らんだことを覚えています。

また、内定後にオフィス訪問した際、社員はひとり残らず業務を止めて挨拶をしてくれました。時には笑顔で話しかけてくれる人までいたことに当時の私はとても感動をしました。

その時「ここの会社で絶対に働きたい」と心に決めることができました。

実際に入社し、私自身クレドを体現することが習慣化されています。
何より、社員全員が同じ意識をもって働けていることに日々感謝しかありません。

今までの会社であれば、愚痴になってしまっていたような内容でも、divであれば「解決したい課題」と捉えて、前向きに解決できるよう全員が必死に考え抜き課題解決のために行動します。

また、大前提として、まずは自分自身が幸せになることを大事にしている会社です。
「自分の心のコップからあふれた水でしか、他人の心のコップを満たすことはできない」
これは、弊社の代表がよく使う言葉です。
私達はすべての人が幸せに生きる機会をつくっています。そしてその機会をつくれるのは、自らが心から幸せに生きている人だけという価値観を持っています。

自分の心に素直に従って行動を続けるには「勇気」が必要ですが、divで働くということは「幸せになる勇気」を持つということになります。

入社して3年たった今でも「幸せ」な状態で働き続けることができています。

普段どのような仕事をされていますか?

秘書のミッションは担当役員の生産性を最大化させることだと考えています。
生産性を最大化するには
・役員が思考する時間に集中できるようにすること
・やると決めたことを遂行するためのサポートをすること
この2つの軸に沿った行動が秘書の仕事内容です。

例えば、1つめの「役員が思考する時間に集中できるようにすること」であれば以下のような業務が発生します。
・日程調整代行
・情報収集業務
・数値分析業務
・備品購入、手配
・環境整備(書類整理、机の周りの整理など)
・郵送物の対応
・(外部の会議がある場合の)資料の印刷製本準備
・経費精算の代理申請 等
役員は、日々スケジュールが驚くほどに埋まっています(笑)
そんな中で思考時間を捻出するための時間を少しでも確保できるように動くことも秘書の仕事です。

2つめの「やると決めたことを遂行するためのサポートをすること」では以下のような業務が発生します。
・予定のリマインド
・資料作成
・議事録作成、文字起こし
・社内調整
・施策の管理や運用
・その他例外的に発生する雑務等です。
役員は1日の限られた時間で数多くの判断を下し、様々な局面で重要な意思決定をします。そんな役員陣に対し、最大限サポートすることも秘書の仕事です。
一見「え、こんなこともやるの」と思うかも知れませんが、役員や周りにいる社員が丁寧に教えてくれるので安心してください。

言われた仕事だけをこなしたい、という方にはもしかしたら向かない仕事かも知れません。
色々なことに挑戦したい方や、縛られた働き方をしたくない方には向いていると思います!

他社に負けない点はありますか?

2つあります。
1つ目は、役員と秘書との信頼関係が強いことです。
信頼関係が築けているのは役員も秘書も同じベクトルを向いて働けているからだと思っています。秘書は職業柄、どうしても他社員に言えないことや相談できないことが多いですが、役員とは運命共同体だと思っているので、気軽になんでも相談することができます。
あとは、当たり前かも知れないですが、全社員の中で役員が一番divの理念やビジョンに共感し、そしてクレドの体現をしていると感じています。私も理念やビジョン共感をしていますし、役員に負けないようクレドの体現も習慣化しています。
この共通認識の理念やビジョン、クレドがあるおかげで、役員との心の距離も自然に縮まり普通に仕事をしているだけで信頼関係が勝手についてくるのかなと思っています。

2つ目は、手をあげればどんなことでも挑戦させてくれることです。
秘書のイメージってタスク管理や日程調整等、役員の身の回りのことを行うイメージがあると思いますが、divの秘書は「やりたい!」と手をあげれば少しハードルの高い仕事であっても挑戦させてくれます。
私もこれまで数値管理や資料作成、マーケティングの施策運用や外部企業との折衝、プレスリリースの文章作成等、色々な仕事を任せてもらっています。
もちろん、役員との仕事は常にレベルの高いものを求められるので決して楽ではありません。
しかし、良いものを創り上げた時の達成感や何かを創り上げていく時の過程が楽しすぎて、挑戦することを辞められません(笑)
いつも色々な仕事に挑戦させてくれる環境に感謝しています。

仕事の魅力を教えてください!

仕事の魅力は主に3つあります。
まず、新しいことに挑戦する機会が多いことです。
自ら手をあげた時はもちろんですが、それ以外にもたくさん挑戦する機会があります。
たくさん挑戦する機会があるということは、役員も業務委任してくれているという意味でもあるので嬉しく思っています。
また、少しハードルの高い仕事であれば適度にフォローしながら挑戦を応援してくれる環境が整っていることも有り難いと感じます。
新しいことに挑戦することで成長の機会も得られるので一石二鳥です。

次に、おそらくdivの中で他部署との関わりが一番多いことです。
とにかく関わる部署が多いです。基本的には全部署と常に関わりがあります(笑)
秘書という立場上、組織全体を俯瞰してみることが多いので抽象的に物事を考えがちですが、他部署の方と関わりを持つことで、もう少し具体的に組織をみることができます。
自分自身や役員が悩んだ時に個別具体も考慮した上で秘書として全体最適の提案や意見を言えるので、他部署の皆さんとの関係性は大事にしていきたいなと思っています。
あとはシンプルにdivの社員って本当に素敵で個性的な方が多いので、色々な部署の方々と関わりが持てることが嬉しいです(笑)

最後は、経営陣の近くで働けることです。
私はどの役員とも一緒に働いたことがありますが、共通して言えることは「絶対に仕事を妥協しないこと」と「お客様と社員のことを第一に考えながらビジネスの判断をしていること」です。
1日の限られた時間で数多くの判断を下し、様々な局面で重要な意思決定をしている役員ですが、仕事を妥協している姿は1度もみたことがありません。
この姿を間近で見れるからこそ、私も常にプロフェッショナルな仕事をしようと思うことができています。
また、仕事を一切妥協しない背景には「お客様と社員のことを第一に考えているから」だと自信を持っていえます。
日頃の役員の発言やSlackでのやり取りから、それが溢れんばかりに伝わってきます。
こんなにもプロフェッショナルで人物的にも優れている経営陣がいる会社には、もう一生出会えないんじゃないかと思うくらい毎日幸せに働くことができています。

最後に選考を希望される方へメッセージをお願いします

divで働くのは、決してただ楽な環境ではないです。
自分の頭で考える、人に伝える、人を巻き込む、そのすべての難しさに直面します。
しかし、divには日々挑戦している仲間がいて、挑戦を応援してくれます。

仕事を主体的に楽しみたい人にとって、これ以上の環境はないと自信をもって言えます。
一緒に働くことを楽しみしています!

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