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スタートアップ1人目HR&Corpの業務標準化&自動化話。”採用オペレーション”編

※こちらの記事は、HR&Corpの松田のnoteからの転載です。

こんにちは。

ゼロスペック株式会社(IoT×SaaSスタートアップ@札幌)」で

1人目HR&Corporateの松田(@SHOMATSUDA3)です。

今回は、

「1人目人事の採用オペレーション業務」について私自身がこの数か月で

積み上げてきたことを、記事にしてみようと思います。

※想定している読者

  • 人事の皆様
    特に、1人目人事。
    採用業務にとって、時間を割くべき「母集団形成・認知拡大・接点増加」以外の業務に追われている方
    選考の中でのCX(CandidateExperience)の設計がうまくいっていないと感じる方
    社内外の連絡や業務の漏れが起こりがちな方
  • ゼロスペックメンバーの皆さん
    松田のやっていることを知ってほしい。

目次

  1. 前提・「企業の採用力」とは何か?
  2. この記事で説明する「採用オペレーション」の範囲
  3. 採用オペレーションの標準化&自動化
    1. 登場するツール群
    2. 取り組みの全容
    3. ①採用フローの定義
    4. ②評価フォームの定型化
    5. ③タグとメモの定義
    6. ④採用オペレーションマニュアルの作成
  4. 基本形が完成した後は?

前提・「企業の採用力」とは何か?

「採用力のある企業・ない企業」という言葉を採用界隈ではよく聞きます。

では、採用力とは何か?をまずは考えてみます。


手始めに、「採用活動」の全体像を見てみましょう。


この「採用活動」を細分化していくとこんな感じ。

  • ①採用広報(=認知~応募)
    • ペルソナ設計力
    • 露出量
  • ②採用:面接・面談
    • 見極め力
    • 引付力
  • ③採用:面接・面談以外
    • スピード力(日程調整/選考結果)
    • コミュニケーション力(聞く・理解する力/書く・話す力)

ゼロスペックでは、これらの要素ごとに、方針を立て、日々採用活動をブラッシュアップしています(時間が足りず、手をかけ切れていませんが)

この記事で説明する「採用オペレーション」の範囲

本記事では「採用オペレーション」を対象に、ご紹介していきます。

上記「採用活動の細分化」の中で、「③採用:面接・面談以外」のすべての領域を

この場では採用オペレーションと定義します。

(もちろん採用オペレーション以外も大切。今度、こちらも記事にしたい)

採用オペレーションの標準化&自動化

登場するツール群

弊社で導入済みのツールは以下の通り

①Notion

オールインワンのドキュメンテーションツール。

ゼロスペックでは、Notionに業務マニュアルやルールなどを記載し、

標準化・情報伝達の効率化を図っています。


②Talentio

弊社ではTalentioを導入しています。

無料プランから始められますし、SmartHRの連携機能が嬉しいので。

あと将来的に、APIで採用KPI出力の自動化もしたいので。

取り組みの全容

採用オペレーションの標準化に関して取り組んだのは以下の通り。

やるべきは、「スピード力の向上・コミュニケーションの質担保。」これらを、誰もが一定レベル以上

実行できることを目指します。


①採用フローの定義

②評価フォームの定型化(talentio)

③タグとメモの定義(talentio)

④採用オペレーションマニュアルの作成(Notion)

①採用フローの定義

各面談・面接をどう設計し、

ポジションごとに各面談・面接の面接官を決める。

もちろん、基本形を決めながらも適宜柔軟に面接官をアレンジする。

詳細は割愛。

②評価フォームの定型化

お互いの意思疎通を図りやすいような評価フォームを作成。

最低限、「合否点数、ポジティブ、ネガティブ、判断不能」あたりは全ての面談で必要項目としたい。

また、面接毎に定型質問を決め、その質問毎に評価点を設定できると良い。

③タグとメモの定義

ここからが、胆です。タグとメモを定義します。

talentioでは「タグ」機能があり、自由に定義できます。

ゼロスペックでは、選考フローをオペレーションにとって最適な形で細分化し、

タグとして定義しています。

たとえば、

「01_カジュ面_日程調整送付済み」

「02_カジュ面_日程確定」

「03_カジュ面_実施済み・評価未記入」等。


また、タグによって、社内で催促をしたり、候補者にリマインドしたりが必要になると思います。

催促/リマインドする相手や日数によって、タグを色分けしておくとわかりやすいです。


また、色分けだけだと少しの不便さが残ります。

たとえば、「日程調整送付済み」と言うタグがあり、

これが「3日後にリマインド」というルールになっていたとします。

その場合、「メールした日付を確認する」と言う作業が発生します。


このような面倒から解放されるべく、

「メモ」欄の書き方も定義しておきます。

例えば「12/19(月)日程送付/12/21(水)リマインド」のようなイメージです。

Talentioの候補者一覧画面。タグとメモで、採用オペレーションTODO管理。


④採用オペレーションマニュアルの作成

仕上げです。

上記の細分化されたタグ・メモそのものの意味合いや、

それに紐づく業務内容の「定義」ですが、頭の中にあるだけでは、属人的な状態。

これをマニュアルに落とし込み、標準化していきます。

Notionにてマニュアル化

基本形が完成した後は?

改善を図ります。

特に、日々の気づきから、マニュアルをさらに詳細にしていくことは必要だと思います。

例えば、ポジション・フェーズ毎に、候補者に伝えたい内容

(メディア記事やベンチマーク企業情報)を伝達などなど。


より改善して、スピードUP&ミスが少ないオペレーションを構築していきたいです…!

※参考にした記事

先人の知恵のたまものです。

皆様、ありがとうございます!


①ポテンシャライト社・採用オペレーションについて

https://note.com/ayumiii7/n/n9bdc514a2f69


②talentioサービスサイト内、SmartHR社の事例

https://www.talentio.co.jp/cases/smarthr

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