今回はオンラインでのオンボーディングに注目して、アイデミーのシステム・デザイン部の田村と伊藤に話を聞いてみました！

“オンボーディング”とは 新しく入社したメンバーに対して、アイデミーの組織文化を知ってもらうことはもちろん、少しでも早く力を発揮してもらうために各部署での仕事の進め方を伝えていくという、教育・育成プログラムです。

そして、コロナ禍でリモートワークが始まってもうすぐ1年。

アイデミーが所在する東京都は緊急事態宣言も延長され、今後もしばらくはリモートで仕事をすることが多くなりそうです。

アイデミーも現在原則リモートワークとなっています。

新人の隣で直接指導することが難しい中で、オンラインでのオンボーディングに悩む方は多いのではないでしょうか。

アイデミーでは2020年も数多くの新しい社員を迎え、新卒の社員も早速活躍してくれています！

今回は2020年4月に新卒入社したシステム・デザイン部の伊藤に注目して、部長の田村とともに実際に行ったオンラインでのオンボーディングについて教えてもらいます！

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新卒1年目で幅広いプロジェクトに参加

ーー伊藤さんはどんなお仕事をされているのですか？

伊藤：
2020年4月に新卒入社してシステム・デザイン部に所属しています。主にフロントエンジニアとしてプログラムを書いて、システムのアップデートなども行っています。

最近は、部署外の方や社外の方とも調整しながら進めていく仕事が増えてきましたね。

田村：
オフショアの社外パートナーとのやり取りをしてもらったり、ついさっきも大学とすすめているプロジェクトのミーティングに入ってもらっていたり、ディレクション業務が増えてきていると思います。

昨年9月くらいから、いとらん（伊藤さんの愛称）にはバックエンドもやってもらうようになりましたね。

伊藤：
そうですね、忘れていました（笑）。

最初はフロントしかやっていなかったのですが、いまではバックエンドまでやっていますね。

田村：
いとらんは社会人1年目ですが、要件を伝えれば実現できる技術力は既に持っていると思うので、幅広くプロジェクトに参加してもらっていますね。

オンボーディングの基本：あらかじめ「何を伝えるのか」をまとめておく

ーー田村さんは今までオンボーディングのご経験はどのくらいあったのでしょうか？

田村：
新人の教育担当は何度も経験してきました。

私はいま社会人歴20年弱くらいですが、社会人2年目から教育担当をやっていましたし、一度に50人を3か月間担当していたこともありました。なので、オンボーディングには慣れていると思います。

私自身、そうやって人に教えていくことは好きですね。

ーーシステム・デザイン部のオンボーディングは、もともとなにか設計されているものがあったのでしょうか？

田村：
人事部の新人オンボーディングとは別に、システム・デザイン部独自でも作っています。どんな人が入ってきても「まずこれを伝えよう」という流れをテンプレでまとめています。

（システムデザイン部のオンボーディングの流れをまとめたスプレッドシート）

田村：
内容はどんな会社でもやっているものだとは思いますが、誰がどんなプロジェクト・タスクをやっているか、といった仕事の内容や進め方から、会社の基本的なことまで伝えています。「福利厚生ではスポーツ補助があるよ」とか、知っていると会社がより好きになり、快適に過ごせるポイントも伝えています。

人事部から共有されるものは、勤怠ルールなどアイデミー社員として基本的な知識だと思うので、それを実際にどう使うのか、他の部署の人と仕事でどう関わるかなどは部署で改めて伝えるようにしています。

ーーオンラインだとメンバーの働いている風景が見えないので、特に他部署の人との関わりについて教えてもらえるのはありがたい情報だと思います。こうやってまとめておくとやはり便利ですね！

オンラインだからこそ気を使うべきコミュニケーション

ーーでは、オンボーディングで必要なコミュニケーションについて具体的に伺っていこうと思います。

リモートワーク中、田村さんはどのくらいの頻度で伊藤さんと会話されていましたか？

田村：
オンラインで定期的にミーティングをしていました。

毎日の朝会、2週に一度のKPT（振り返り）ミーティング、月に一度の1on1面談、その他案件ごとに適宜相談ミーティングを設けています。

例えば、朝会は部署全員で行っていて、プロジェクトの進捗確認をしています。

タスク管理ツールを開きながら、今日までに終わるはずのもので遅れているタスクはないか、この後どう進めていくか、メンバーみんなで確認をしていくんです。

伊藤：
タスクでわからないことがあったり、誰にきいていいかわからないときは朝会できいていますね。

ーーそれを毎日行えるのは新人としても安心だと思います。朝会の他にも「2週に一度」「1ヶ月に一度」など、定期的なミーティングを設定している理由はありますか？

田村：
新人への指導は「困ったらきいて」じゃなくて、定期的に話を聴ける時間をつくることが大事だと思います。

「困ったらきいて」だとどうきいていいかわからないし、相手の時間をとることに気を使ってなかなか相談できないんじゃないかなと思うんです。

とりあえず時間を確保しておいて、なんでも話せる時間をつくるといいのではないかな。

また、いっぺんに長時間接するよりも、短い時間でも頻度が多いほうが印象に残りやすく、信頼関係は築きやすいと思っています。

ーーそのミーティングでのコミュニケーション方法は何か工夫されていますか？

田村：
何気ない雑談をしたり、話し手の話をしっかりきいたりすることで、日頃から相談しやすい空気づくりを心がけています。

ただ、緊急度が高く重要な仕事の相談では、報連相の仕方は大切ですね。

口うるさく何度も言っているのが、大事なのは“5W1H”で話すこと。いとらんも聞くのが嫌なくらい聞いていると思うけど（笑）。

伊藤：
大事ですね（笑）。

田村：
何度も聞いているので、いとらんでも説明できると思います（笑）。

厳密に「What・Who・When・Where・Why・How」に対応した全てを報告してほしい、というよりは、相手にわかりやすく、主語から述語まで丁寧に報告してねという意味で使っています。

同じ話題を話していても、人によって目線は違いますよね。

例えば、「この画面は」と言っても、営業はクライアントからみた画面を指していて、デザイナーだとエンドユーザーからみた画面を指していて。そこで食い違っていて全然話がかみ合わず、よくよくきいたら主語の目線が違っていることが分かった、なんてことがありました。

あともう一つよく確認するのは、話している内容が仮説なのか事実なのか。

本当に起こっている事実なのか、ただ自分が考えている仮説なのかによって話の進め方は変わってきます。

いとらんにも、いまだに突っ込んで聞いているかな。

伊藤：
さらに部署を越えると関わってくる人も人数も違うので、僕がディレクションをするときもできるだけちゃんと「5W1H」と「仮説か事実か」をきくようにしています。

田村：
それがちゃんとできていないと大きい仕事も任せられないと思うので、しっかり伝えるようにしていますね。

部署内の柔軟なコミュニケーションが課題解決のきっかけに

ーー伊藤さんはオンラインで仕事に慣れていかないといけない環境で、困ったことはありましたか？

伊藤：
仕事中もそれ以外も、ちょっとした雑談ができないことですかね。

「話しませんか」と声をかけないと通話はつながらないので、気軽に質問ができなかったり、時間を気にして悩みをざっくばらんにきくことができなかったり。

Slackでもタスク以外の話はしにくいなと思っていました。

ーーそれはどのように解決しましたか？

伊藤：
Slackに自分が思ったことをつぶやくチャンネルを作りました。

CTOの清水さんに相談したときに、「こういうチャンネルがあるといいかもね」という話になったので実際に作ってみたんです。

（伊藤さんが作ったSlackチャンネルでの一幕）

伊藤：
使い方は本当につぶやくだけですね（笑）。

でも実は「ここ、コード書いててわかんないです」「この障害がよくなさそう」とかつぶやいたら誰かが拾ってくれて解決するときもありますね。

こういうチャンネルを受け入れてもらえるくらいなので、部署内のコミュニケーションは活発なのだと思います。

毎日の朝会でも後半は雑談タイムがありますし。

田村：
毎朝10時半から11時まで進捗確認をして、そのあと30分くらいは雑談タイムにしたり勉強会をやったりしていますね。

勉強会では、ロジカルシンク研修や具体的な技術ノウハウ共有などマジメなテーマはもちろん、「リモートワークの自宅環境をもっと良くしよう」などちょっと楽しいテーマもあって、その回では浅本さんに最新家電をたくさんおすすめされたよね（笑）。

（過去の勉強会のスケジュール一覧）

オンボーディングは新人に早く活躍してもらいたいからこそ必要

ーー最後にズバリ、「オンラインオンボーディングは何が大切なのか」を教えてください！

田村：
相談しやすい関係性をつくること、報連相（5W1H）の仕方をしっかり伝えることですかね。

新人にはミスせず案件をこなせるようになって自信をつけ、自ら学んで成長していってほしいですし、責任のある大きな仕事を任せていきたいと思っています。

そのために、雑談もしながらお互いのコミュニケーション頻度を増やし、相談しやすい関係性を築いていく。正しい報連相の癖をつけてもらうことで、リモートワーク下のコミュニケーションも効率的に行えますし、指導もしやすいです。

そして、少しずつタスクをこなしてもらいながら、まずは技術力・報連相のやり方を確認して、問題なさそうなら少しずつ大きな案件を任せていくようにしています。

ーー今回はありがとうございました！

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