Maria Kato

【背景】 コロナ禍以前、社内向けインセンティブやお客様へのキャンペーン活動で商品券をお渡しすることがありました。商品券は現品だったため、金庫保管、出納できるスタッフは限られておりました。しかし、コロナ禍で一斉に在宅勤務が広まると、商品券を金庫から出す・本人にお渡しをすることがタイムリーにできなくなりました。 そこで経理・マーケティング・ビジネルインテリジェンスチームを手を組み、これをデジタル化するに至ります。 【プロジェクト参画中、何をしたか】 ・現在のプロセスの洗い出し ・デジタル化したときに、経理とのやり取りがスムーズにいくよう、プロセスのなかでの事務と経理の業務担当を線引き ・事務スタッフ向けのマニュアル作成 ・事務スタッフへの共有・トレーニング 【成果】 コロナ禍で約2ヶ月かかっていたものが、平均2週間に短縮されました。 現物管理と経費清算も単純化できた。現品の郵送などがなくなったことにより、郵送料や資源の使用が減り、環境配慮もできるようになりました。 【強みが活きたエピソード】 ・事務スタッフへ落とし込みの際に、背景から理解してもらうためマニュアル作成時デジタル化する理由を記載。ミーティングを通して共有はしていましたが、社内の認識統一のために書いたことで後に入社するスタッフにも理解を得られました。 ・マニュアルは一連の流れを担当部署関係なく書くことで、疑問が浮上した時に問い合わせ先がどこになるのか確認できるようにしていました。 ・プロジェクトが終わってからは、私が直接関わることなく順調に運営ができています。

【背景】 届く書類の体裁を直す作業が手作業で行われています。時間のロスや他業務に使う時間を想像するために、新しいツール使用のアイディアが社内で上がり、本国のイノベーションチームからツールの紹介がありました。実用可否を見るために、日本支社でトライアルを組むことになりました。 【プロジェクトで行ったこと】 ・プログラムの初期状態でのテスト（日英書類） →該当箇所にきちんと文章が反映されるか →社内共通の書類に落とし込むために必要なことをリストアップ ・現場とのミーティングで改善点や業務効率につながるかヒアリング →2週間に1度のミーティングを通して、絶対に欲しい機能、あれば嬉しい、なくても業務に支障なしの3つのジャンルに分類し、開発をお願いする時の緊急度リストに落とし込み ・本国（イギリス）のチームとやりとりをし、システムの改修を依頼 →日本特有の転職事情を説明、海外との違いを穴埋めしつつシステム改修をお願いする →google mapで引き出せる地名が都道府県・市町村の区切りが違うため、思うような地名が反映されない。独自のプルダウンリストを作成して、社内ルールに沿うよう改修 【結果】 日本では言語の壁が残り現場ローンチにはいたらず。しかし、日本でのトライアルを経て、その他欧米圏で効率化につながりローンチが完了している。 【強みが活きたエピソード】 ・英語圏の帰国子女であるため、日本支社のミーティングでのミーティングでは日本語で現場の声を吸い上げました。細かいニュアンスなどは実際の動作を交えて本国に連絡し、改善点の要求をしました。 ・システムのできること/できないことを把握し、それを元にシステム改修が済むまでの一次措置を提案・共有しました。

【背景】 営業スタッフが統一した方法で事務作業の依頼ができようにすること、統制の取れた作業実現のため新しく入社した営業スタッフに向けて、入社2ヶ月のタイミングで研修を実施しました。 当時困っていたことは、依頼方法が各々のチームメイトや上司から伝授されていたため、独自の変化を遂げて統一性のないものになっていました。そこで営業事務視点から、「より効率よく仕事ができるための研修をしていいか」と上司に相談し、研修の実現に至りました。 【主に研修でカバーしたこと】 ・緊急度レベルの判断基準 ・外部の方との面談やミーティングなどのカレンダーの色分け ・メールの件名に入れておいて欲しい情報 ・添付して欲しい書類の種類 ・依頼メールの送り先