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SlackVol.01:~まずは導入してみた!~

きっかけは。。。

こんにちはトッパン奈良です!
みなさま、突然ですがコミュニケーションツールは何を使っていますか?メール、Skype、hangout、chat、Slack…etc ありますが、私はトッパン入社当初は基本的にはメールを利用していました。やはり新規コミュニケーションツールを使うとなると承認を得る必要があるなど、利用するにあたりハードルが高いイメージがあり、サービスの利用を断念する人が続出していました。
一方で働き方改革、組織横断(社内外含む)でのコミュニケーション不全など課題認識もありました。また、昨今様々な導入事例も出ているChatOpsなどもあり、部門全体でSlackを正式導入することとなりました。

導入目的

・コミュニケーション活性化
・ナレッジ共有
・業務生産性向上

上記3点です。ふむふむ、当たり前のようなこと掲げていますよね。が、当たり前にしていくことが重要だと考えています。Slackはコミュニケーションツールの一つです。(課題管理には向かないし。。)
組織のコミュニケーション文化として根付かせることが重要であり、そのうえでSlackというコミュニケーションツールを駆使して上記3点を図っていくことです。

初めてみると

なるほど、活用以前にアクティブユーザー数が伸び悩むようですね。
普段からSlackを使用している方からDMが送られた時だけ立ち上げる(常時起動していない)。DMなど個別のやり取りで終わっている(情報のオープン化、共有ができていない)。業務へ活用できていない(業務生産性が見込まれない)…etc このままではいけない、この状況を打破するための対策の一つがSlackアンバサダーの設立です。(ようやく別ストーリーでも触れたSlackアンバサダーです)

取り組み

Slackアンバサダーに期待された役割は以下5点です。
 1.Slack利用を勧める(例:「それ、Slackでやりましょう!」)
 2.チャンネルの盛り上げ(例:メッセージへの絵文字リアクション)
 3.Slackの使い方で困っている人へのフォロー
 4.ルールの周知
 5.Slackを利用した業務効率化への取り組み
ふむふむ、やはり当たり前のようなこと掲げていますよね。ですが、それが重要なのです。「チャット=仕事していない」、「メール>チャット」など固定概念を持っている方も多くいるため、Slack事務局のみなさまと積極的に活用するように啓蒙活動を実施(以下列挙)。

即実行
・絵文字で即レスポンス(反応すること&速度が大切!)
・積極的にメッセージを投稿
・カスタム絵文字を増やし、興味をもっていただく
・部門の会議などで積極的に活用促進
関係者と調整し全体推進
・エンジニアが開発に集中できる環境づくりとして、「同期」→「非同期コミュニケーション」へシフト
・(コロナ渦中のため)リモートワーク用に勤務連絡に活用
・アプリ連携(Googleカレンダー、Backlogと連携やWebhookでAWSからのアラート通知など)による業務への活用
・社外のベンダー様も特定のチャンネルに招待してChatOps実施
個別カスタマイズ
・AI校閲のAWS Chatbot通知(Codeシリーズ連携)
 ※え!?トッパンがAIやっているのを知らない?という方はこちら
・Webスクレイピングでニュース配信(Pythonでサイトから情報をスクレイピングしてSlack定期配信)
・AWS利用料をSlack通知
…etc

結果

・部門外の方とコミュニケーションの機会が増えた
・ツールが統一されてコミュニケーションが円滑、連絡漏れなど減った
・セミナー、ニュース、AWS情報などのチャンネルを設けたことにより、Slackを見れば様々な情報を入手できるようになった
・プロジェクトのチャンネルを設けたことにより、開発・運用工程で社内外関係者とのコミュニケーションが円滑になった
・(コロナ渦ということもあったが)在宅ワークなど働き方改革推進へ貢献
…etc

課題

もともとメール文化や、chat(orハングアウト)など、1:1 コミュニケーションがメインだったため、Slack導入してもSlackのDM率が高い。情報をオープン化、かつナレッジ化するためにも適切なチャンネルを作成してやり取りを図っていくようにする必要があるそう。
・アプリ連携やBot機能を活用しきれていない。もっと便利にSlackで完結できるようにする必要がありそう。

今後の活動について

個別カスタマイズシリーズ(仮)の深掘り、課題をどのように取組んでいったのかなど記事を配信します。みなさま、(暇つぶし程度に)待っててください!
トッパン(もしくは私)にご興味を持たれた方は、こちらまで!

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