今回はApotool&Boxを導入して１ヶ月が経過した、ゆりの木歯科医院の竹末院長と実際にApotool&Boxの操作に携わっている受付担当の小林さんにお話を伺いました。

東京都　開業　

ゆりの木歯科医院　

院長　竹末寿子

ーApotool&Boxを導入する前はどのようなことで悩んでいましたか。また、Apotool&Boxを導入するこ とでどのように解決されましたか。

（竹末院長）最近歯科医院を移転開業したのですが、それにより医院が広くなりユニットの数が増えました。しかし、アポイント帳に関しては、移転前と同様に紙の台帳を使用しておりましたので、移転前以上にアポイント帳の取り合いをするという事態になってしまいました。当院は保護者の診察中にお子様をお預かりする保育サービスも行っていますので、その分、共有する情報量が多く、スケジュール管理が複雑であるという問題を兼ねてより抱えていたのです。

したがって、
① 紙のアポイント帳での管理がゆえのヒューマンエラーが原因のミス② アポイント帳が１冊しかないことによる患者様の待ち時間
2点をストレスに感じていました。

① は、具体的にはアポイント帳への記入ミス、キャンセルが出た時の消し忘れなどです。このミスにより、情報共有がうまくいっていない部分がありました。しかし、Apotool&Box導入後、パソコン上で定型のフォーマット内に情報を記入し、キャンセルが出た際は画面上で処理すればパソコン、タブレット上ですぐに反映されるのでアポイントミスが大幅に減りました。
② については、受付で予約をしている際に、別件で予約変更の電話があると、アポイント帳は１冊しかないので、帳面待ちとなります。現在はPC２台、ipad3台、計５か所で予約操作ができるようになり、自由度が増しました。
また、特定の患者様の予約日を調べるだけでもアポイント帳をめくりながら探し時間がかかっていましたが、Apotool&Boxを導入したことにより、瞬時に予約日等が確認でき、時間が大幅に短縮できました。２つの悩みがApotool&Boxを導入することで、一気に解決したのです。無駄がなくなった感触がありますし、予約状況を受付のパソコンだけではなくタブレットでも同時に確認できることで業務効率があがり、とても嬉しいですね。今では、当日の予約状況はタブレットで確認しています。ちなみに入力するのはパソコンの方が速いので、受付ではタブレットではなくパソコンで患者様の予約をしています。さらに、予約の前日に確認のメール配信をしています。こちらも好評です。

ーありがとうごさいます。主に受付業務時のApotool&Boxの使い勝手はいかがでしょうか。

（アシスタント・受付担当:小林さん）そうですね。最初はパソコンに得意意識がないので「本当に使えるかな？」と不安を感じていましたが、スムーズに移行できたので安心しました。とくに一番良かったのは、会計・次回予約時の、患者様の待ち時間が短縮できたことです。患者様が混雑する時間になるとどうしてもお待たせしてしまう時間が発生してしまいます。Apotool&Box導入後は会計の計算待ちのために待合室でお待ちいただいている患者様に、タブレットを持参して、次回スケジュールを確認することで待ち時間を短縮できています。以前と比べて１人あたり２～３分は短縮できていると感じます。

ーすぐにApotool&Boxに決めた、決め手は何でしたしょうか。予約のシステム化はずっと考えていましたが、どこの製品を採用するか決め兼ねていまして先延ばししていました。既に導入されている他の先生の事例を聞き、私の求めているものに近く、タブレットでの動作画面もスムーズなので、移行ができそうだと直感的に思いました。また営業の方も丁寧で、貴社自体が研究熱心で伸びしろがあると感じたことも採用の決め手です。

ー本日はお忙しい中貴重なお時間をいただきまして本当にありがとうございました。