「仕事が終わったら？」——「終わらせません。」Stella Pointの管理本部が、ただの事務じゃない理由。

「バックオフィス」と聞いて、どんな仕事を想像しますか？

決められたデータを入力する。書類を作る。備品を管理する。営業メンバーから依頼された仕事を、正確に処理する。

もちろん、それも大切な仕事です。

実際、Stella Pointに入社する前の佐々木文乃も、そんな仕事を想像していました。

「マニュアルを見ながら、ツールなどをカタカタ……みたいな（笑）」

ところが入社してみると、待っていたのは完成されたマニュアルではありませんでした。

マニュアルも、これから。
ルールも、これから。
仕組みも、自分たちでつくっていく。

そして現在。

佐々木は、6,000件を超える学生データの更新を自動化し、社内のさまざまな業務で「これ、人が毎回やる必要ある？」を探し続けています。

仕事が終わったらどうするのか。

本人に聞くと、こんな答えが返ってきました。

「終わらせません！永遠に自動化できそうなところ、ブラッシュアップしたいところが湧いてきます！」

どうやらStella Pointの管理本部。

僕たちが想像している「バックオフィス」とは、ちょっと違うみたいです。

「こいつについていこう。」始まりは、意外とシンプルだった。

現在26歳の佐々木文乃。

Stella Pointへ入社したのは、2024年5月です。

前職は美容サロンの受付。

「笑顔が大事！」という世界から、バックオフィスへやってきました。

入社理由を聞いてみると、そこに壮大なキャリアビジョンがあったわけではありません。

「昔から浦崎がとても頼れる存在だったので、こいつについていこうという純粋な気持ちです。」

そんな気持ちで飛び込んだStella Point。

ところが、入社早々に想像とのギャップが待っていました。

「想像をはるかに超えた陽キャ集団でした（笑）」

そして、もうひとつ。

仕事の進め方も、想像とはまったく違いました。

完成されたマニュアルを見ながら決められた仕事をこなしていくのではなく、マニュアルもルールも、これから自分たちで考えてつくっていく。

入社前に想像していた「カタカタする事務」とは、少し違う世界でした。

学生、企業、CP、CS、社労士、経営陣。気づけば、会社中とつながっている。

佐々木の仕事を聞いてみると、とにかく範囲が広い。

動いている学生の状況更新。

企業との連携や学生のエントリー。

アライアンスとの橋渡し。

社内美化や備品管理。

PCなど重要備品の管理は、佐々木が一人で担当しています。

月初になれば、メディアパートナーとの連携から、流入にかかった費用の可視化、担当者ごとの費用確定、アルバイトの交通費管理まで。

そして本人いわく、

「凱さんからの依頼！！！！」

もあります（笑）。

社内ではCPに対して全学生の状況を共有し、CSの事務業務や管理の自動化をサポート。働き方に関することでは社労士ともやり取りをします。

経営陣とも毎日話し、データ更新や修正、企業との緊急連携、契約書関連などにも対応します。

つまり、誰か一人のアシスタントというより、会社中のいろいろな場所とつながっている存在です。

だからこそ、佐々木が大事にしているものがあります。

「リモートで離れているので、連携が命です。とにかく進捗を報告するようにしています。」

文章ひとつ送るときも、相手がどう受け取るか、どこまで説明すれば伝わるか、どうすれば見やすいかまで考える。

バックオフィスの仕事は、PCの中だけでは完結しません。

その先には、必ず人がいます。

6,000件以上。さすがに、これ全部手でやる？

佐々木らしさが最も表れている仕事のひとつが、学生データの更新です。

Stella Pointには6,000件を超える学生データがあります。

これまでは、それらを手動で確認し、一つひとつ個別に更新していました。

当然、膨大な工数がかかります。

そして人が一つずつ作業する以上、更新漏れが起こる可能性もあります。

そこで佐々木は考えました。

複数のレコードが存在していても、漏れなく一括で反映できないか。

AIも活用しながらキントーンの操作を改善し、最終的には、それまで手間のかかっていたデータ更新をボタンひとつで実行できる仕組みにしました。

作業時間を減らすだけではありません。

人が一件ずつ処理することで起きるヒューマンエラーも減らせる。

そして、一度つくって終わりでもありません。

「自動化のイメージが具体的にできるようになってから、『このシート、もっとこうだったら見やすいのに』『もっと更新しやすくできるのに』と思っていたところも進めています。」

目の前に仕事がある。

だから、やる。

そこで終わらないのが、佐々木です。

「次も同じやり方でやる必要、本当にある？」

その視点で、仕事そのものを見直していきます。

「仕事が終わったらどうしますか？」——終わらせません。

仕事ができるバックオフィスとは、どんな人なのか。

佐々木に聞くと、答えはシンプルでした。

「先を読んで動ける人。」

スピードと正確性については「最重要」。

分からないことがあれば、まず自分で調べ尽くす。それでも分からなければ、「師匠」の浦崎と「まゆ姉」に確認する。

依頼された仕事は、依頼元からOKが出るところまでやる。

チャットを見ていて、自分が対応できそうな仕事を見つければ、

「対応できそうな部分は横取り！」

することもあるそうです。

そして、自分の仕事が全部終わったら？

「終わらせません！」

自動化できるところはないか。

ブラッシュアップできるところはないか。

次に変えられる場所を探す。

Stella Pointの管理本部が担っているのは、単に仕事を「処理する」ことだけではありません。

仕事をもっと速く、正確に、誰でもできる状態へ変えていくこと。

それもまた、大切な仕事になっています。

もちろん、最初から全部できたわけじゃない。

そんな佐々木にも、うまくいかなかった仕事があります。

そのひとつが、初めて担当したインターン研修でした。

人にPC操作などを教えること自体がほぼ初めて。

どこまでマニュアルをつくればいいのか。どう伝えれば分かりやすいのか。

しかも、通常業務を止めるわけにはいきません。

「どの作業を誰にサポートしてもらおう。でも、みんなも忙しいし頼んでいいのかな……」

そんな葛藤もありました。

そこで浦崎に相談し、「まゆ姉」と一緒に業務を棚卸し。

どの作業に時間がかかっているのかを洗い出し、優先順位の低いものを整理していきました。

今、同じ状況になったらどうするか。

佐々木の答えは、

「やり方だけ教えて、CS部隊にサポートしてもらいます。」

そして、それを可能にするために、月末月初の締め作業など、CS事務の仕事も簡単にできるよう自動化してきました。

自分しかできない仕事を増やすのではなく、他の人でもできる仕事に変えていく。

最初の苦戦が、その後の仕組みづくりにつながっています。

自動化で失敗したこともある。

もちろん、自動化すれば何でもうまくいくわけではありません。

佐々木自身、最初の頃は「いつまでに何％完成させる」という完成までのイメージを持てず、期限に間に合わなかった経験があります。

口頭で受けた依頼を後回しにしてしまったり、失念して指摘されたこともあります。

本人が今、苦手だと感じているのは「言語化」。

特にPC業務やデータ周りのことを、簡潔かつ的確に人へ伝える力は、もっと伸ばしていきたいと話します。

ミスをしたら、関係者へすぐに報告・相談し、軌道修正を最優先する。

確認については、

「指さし＆2重の確認！結局これに限ります……」

とのこと。

派手ではありません。

でも、6,000件を自動化する一方で、最後は指さし確認もする。

この両方があるのが、佐々木の仕事です。

「お母さんたち！」と呼ばれる管理本部。

営業やキャリアプロデューサーから、管理本部はどう見えていると思う？

そう聞くと、佐々木は、

「お母さんたち！（笑）」

と答えました。

企業との連携から社内備品まで、困ったときに相談が飛んでくる。

チャットを見ていて対応できそうなら仕事を横取りする。

自動化が進めば、離れて働くメンバーともお祝いして、鼓舞し合う。

だからなのかもしれません。

佐々木がStella Pointで働き続けている理由は、「この業務が好きだから」というものではありませんでした。

「この人たちのためのサポートがしたい。」

その言葉の方が、本人にはしっくりくるようです。

仕組みをつくるのも。

データを整えるのも。

備品を管理するのも。

企業と連携するのも。

結局、その先には一緒に働いている人たちがいる。

だから、もっと楽にできないか。もっと分かりやすくできないか。もっとミスを減らせないかを考える。

佐々木にとってのバックオフィスは、人から遠い仕事ではなく、むしろかなり人に近い仕事なのかもしれません。

「管理本部に聞けば、分かるかも。」

今、佐々木が任されている新しい仕事のひとつが、28卒のCPデータ管理です。

DBをコツコツ修正することが得意な佐々木は、より正確なデータにしていくことに加えて、「ほかに自動化できるところはないか」も探しています。

そして次は、28卒CPのバックオフィスシートを、

「全部作ってみたい！」

と言います。

ただ依頼されたデータをつくるだけではなく、

「この数字も出した方がいいんじゃないか」

「この配置の方が見やすいんじゃないか」

「この機能があった方が次の人は使いやすいんじゃないか」

そこまで先を読んでつくれるようになりたい。

目指している管理本部の姿も、明確です。

「面談以外のことは、管理本部に聞けば分かるかも！と思ってもらえるようにしたい。」

どの部署のことを聞かれても、すぐに答えられる。

全部を頭で覚える必要はなく、必要な情報が整理されていて、データからすぐに提示できる。

そして仕事以外のことでも、

「ちょっと相談してみようかな」

と思ってもらえる、お姉さんたちでいたい。

決められた仕事をやりたい人には、たぶん少し変な会社です。

これからStella Pointの管理本部に入る人について聞いてみました。

佐々木が個人的に好きなのは、

「とにかく明るい、エンターテイナー（笑）」

そして経験以上に、

「これ、どう操作するんだろう？ とりあえずいじってみよう！」

と思える人。

逆に、「決められた作業だけを一人で黙々とやりたい」と考えて入社すると、少しギャップがあるかもしれません。

なぜなら、今ある仕組みも完成形ではないからです。

これまで管理本部が必死につくってきた自動化やマニュアルがあります。

でも、それを使って終わりではありません。

もっと簡単にできないか。

もっと正確にできないか。

もっと次の人が使いやすくできないか。

そうやって、仕事そのものを更新し続けていく。

ちなみに最近の佐々木の自信作は、キャリパ枠の開放自動化。

「カレンダー枠を作成するだけです！」

少しずつ、「誰でもできる」が増えています。

バックオフィスは、会社の後ろにいるだけじゃない。

佐々木は、営業をするわけではありません。

キャリア面談をするわけでもありません。

でも、学生のデータが正しく更新されること。

企業との連携が滞らないこと。

必要な数字をすぐに取り出せること。

PCや備品がきちんと管理されていること。

面倒だった仕事が、次からボタンひとつになること。

その一つひとつが、会社で働く誰かの仕事につながっています。

2024年5月。

「マニュアルを見ながら、カタカタするのかな」と思って入社した佐々木文乃。

今は、そのマニュアルも、ルールも、仕組みも、自分たちでつくる側にいます。

仕事が終わっても、終わらせない。

次に良くできるところを探す。

そしていつか、

「面談以外なら、とりあえず管理本部に聞いてみよう。」

会社のみんなから、そんなふうに思ってもらえる組織へ。

Stella Pointの管理本部は、今日も会社のどこかにある「面倒くさい」を探しています。

たぶん佐々木は、それを見つけたら嬉しそうに自動化し始めます。