こんにちは！広報の林です。

この間まで酷暑だったのに、すっかり秋の気候に変わってきましたね。

今回は、先日のエンジニアのAI活用法に続いて、バックオフィスはどのようにAIを活用しているのかご紹介したいと思います。

関連記事↓

https://www.wantedly.com/companies/happylifecreators/post_articles/108682

広報のAI活用法

私が普段活用しているのは「Gemini」です。

弊社ではシャドーAIによる情報漏洩などのリスクを防ぐために、申請したAIツールもしくは会社指定のツールしか使ってはいけない決まりとなっています。

エンジニアはClaude Codeをメインで使っていますが、バックオフィスはGoogle関連サービスとの親和性があるGeminiを使うことが多いですね。

ドキュメントの管理やメールもGoogleのサービスを使用しているため、互換性があり、便利な場面が多々あるので、個人的には使いやすいと感じています。

用途としては、ブログの誤字・脱字チェック、プレスリリースのたたき台作成、時事ネタの収集として「10月のIT業界の注目ニュースは？」のように広報カレンダー的に使う、アイデアに行き詰まったときの壁打ちがメインです。

総務のAI活用法

総務のMさんは、主にお客様とのNDAや契約書関連の業務が多いので、契約書のチェック、変更や新しくできた法令に対しての対応すべきことなど、法務関係とドキュメントの最終チェックで使うことが多いそうです。

当然、契約書などの重要書類は最終的には顧問弁護士に相談しますが、その前段階としてこちらの意図や現状を踏まえた上で「このように修正や対応策を出してほしい」とお願いしているとのこと。

あとは、従業員の退職や産休育休手続きなど、煩雑な作業が多いときにtodoリストを作成してもらったり、抜けがないよう再確認してもらう時にも使っていると聞きました。

ドキュメントの最終チェックについては、総務のMさんが管理職でチェックしてくれる上司がいないので、上司や同じ部署の同僚のようなポジションとしてAIに確認をお願いすることが多いようです。

営業事務のAI活用法

営業事務のTさんは、お客様からのお問い合わせに返信する際の文章および誤字・脱字チェック、Google広告で悩んでいることのアドバイス、展示会でアポメールを送る際のリスト重複チェックをメインで活用されているとのことです。

Google広告は、Google関連サービスなので広告を出す方法から運用する方法、効果測定まで、Geminiがわかりやすく答えてくれます。

特に重複チェックは自分でやるとすごく時間がかかりますが、AIツールのおかげでかなり時間を短縮できているようですよ！

営業のAI活用法

営業のFさんは、提案資料の作成やメールの返信で活用することが多いそうです。

基本的には会社指定のGeminiを使っているFさんですが、プライベートでは「HERMES AGENT」という社内でも知らない人が多いマイナーなAIエージェントも、新しいものが出たらまずは試してみるというスタンスだそうです。

これからどんどん新しいAIツールが出てくると思うので、また時期を置いてFさんに活用法を聞いたら面白い視点をもらえそうな気がします。

まとめ

社内を見渡すと、皆が自身の業務においてAIに任せることとそうでないことを上手く切り分け、便利なツールを積極的に活用している印象を受けます。

活用する上での最大のポイントは「AIを信じすぎないこと」です。エンジニアの業務と同様に、最終的な責任は自分自身が持つという姿勢は欠かせません。たとえば文章のチェックひとつとっても、AIを通した後に必ず人の目でも確認することが大切です。

正直、スピードだけを重視すれば、ブログ記事などもすべてAIに書かせることは可能です。私自身、過去に知識の浅いテーマについてAIに頼りきった記事を書き、上司からお叱りを受けた苦い経験があります。

AIが書いた文章は綺麗にまとまっていますが、見る人が見ればすぐにAIだと分かります。何より「AIで完全に代替できるなら、自分がこの会社にいる意味とは？」という葛藤に行き着きます。

採用面接の場でも、求職者の方に「AIはどこまで活用していますか？」と質問することがあります。私たちもAIツールを日常的に利用しており、使っていること自体が選考でマイナスになることは一切ありません。

しかし、大切なのは「型（基礎）を知っているか」ということです。

以前、着物の着付けを習った際「型破りというのは、型を知っている者だけができることだ」と教わりました。正式で美しい着付けを知っている上級者だからこそ「あえての着崩し」でおしゃれを楽しめるのだと解釈しています。

AIというツールは、誰でもうまく使えばベテランエンジニア並みのシステムを短時間で構築できてしまうほどの力を持っています。

でも「もしシステムに不具合が出たら？」「AIでは対応が難しいイレギュラーな変更を求められたら？」

その時、基礎となる「型」を知らなければ、太刀打ちできなくなってしまいます。

あくまで自分の知識をベースとし、それを広げ、時間をより有効に使うための手助けとしてAIを活用する。今のところ、それがベストな関わり方ではないかと感じています。

これからも、他のメンバーがどのようにAIを活用しているのかヒントをもらいながら、良き相棒としてAIと付き合っていければと思います。それでは、また！