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新卒入社から初の執行役員に就任。ホスピタリティを軸に推進するバックオフィス改革。

永島 早紀(ながしま さき)プロフィール
学生時代、GLナビゲーションにてインターンシップを開始。外国人留学生との交流イベント企画や、新卒向け合同説明会運営のサポートなどを経験。大学卒業後、新卒で入社し、管理部門、及び新規事業のオペレーションを担当。2022年GLナビゲーション執行役員に就任。

ーーー新卒でGLナビゲーション(以下GL)に就職されていますが、GLに入社したきっかけや理由を聞かせてください。

一番大きな理由は、一緒に働く人です。入社する前、学生時代からGLでインターンをしていたんですが、創業当時にいた社員の働く姿、GL社内や顧客との向き合い方を間近で見ていて「こういう人たちと働きたいな」と思えたことがきっかけです。


ーーーGLでのインターンを通じて、どんな経験から入社を決めましたか。

入社した理由というよりは、インターンの時に感じていたことになりますが、自分のサポート業務の貢献で、チームが売上をあげることや会社の環境が整っていくなかで、達成感を感じたからです。

元々、私は結構受け身の人間で、インターンを始めた時に、周りのインターン生に圧倒されていました。「Global Wing」というGLが運営する海外インターンシッププログラムを経験して、帰国した人たちがたくさんいたのですが、周りのインターン生は、営業の成績が良かったり、0から1でアイディアを出せる人が多くいたのを覚えています。

私は表立って営業をしたりアイディアを出すのが苦手な方なので、スカウトを送ったり、イベントの集客したり、裏方業務を多くしていました。

最初は「チームの役に立てている」という実感が湧かず、引け目を感じていたんですが、業務を進めていく中で、自分のサポートで、仲間が売上を上げてくれるところに達成感を感じられるようになりました。それをきっかけに、もっとGLに関わっていきたいと思って、入社を決めました。

ーーー新卒入社してすぐに任された仕事は、どんな内容でしたか。そのなかでの課題や、困難な内容があれば教えてください。

入社してすぐに経理を任されました。

振込や請求書の処理を前任の方から引き継いだのですが、スタートアップだったこともあり経理の専任担当がいたわけではありませんでしたので、実質的に責任者として業務を行なう必要がありました。

前任の方も営業部所属で会計を兼任で管理されていて、「とりあえずこうやっている」という共有は受けましたが、会計を管理するドキュメントは特になかったので、ほぼ自分でゼロから管理用ファイルを作成したり、オペレーションを整備していきました。

経理だけではなく、バックオフィス業務も幅広く行っており、常にさまざまな事業が立ち上がる環境のなかで、都度、新規事業のビジネスモデルや業務プロセスの流れを代表の神田とすり合わせを行い、フローを整えてきました。

ーーー2022年に新卒初の執行役員に就任されてバックオフィス全体を管掌する事になったかと思いますが、GLのバックオフィスについて詳しく教えてください。

まず、「バックオフィスの在り方」について代表の神田と何度か話しました。

バックオフィスは一見すると理不尽な役割とも捉えられます。

複数の部署からさまざまな依頼が来て、その依頼を完璧に期限内に対応しないといけないですし、かつ依頼を受ける内容はミスが許されない責任重大な仕事であることが多いです。

一方、バックオフィスの仕事の評価としては「できて当然」「やって当然」と思われている、そういった状態は、おそらくどこの企業にも少なからずあるかと思います。

代表の神田は、「バックオフィスがいなくなったら会社が回らない」「会社全体を影で支えるインフラ的な存在」ということを常に社内に発信をしてくれており、その期待に応えられるように私たちバックオフィスチームも成長していく必要があるかと思います。

ーーーたしかに、バックオフィスチームが完璧に仕事をしてくれているので安心して任せられる一方、「当たり前」という雰囲気にしないことはバックオフィスに限らず、どのチームにも当てはまることですね。

そうですね。ただ、傲慢な雰囲気にはしたくないです。代表の神田の理解があり社内全体に発信してくれていることはとてもありがたいのですが、私たちが「やってあげている」「感謝してほしい」みたいな気持ちになるのは違うと思います。

営業が偉いとか、バックオフィスが偉いとかではなく、それぞれのチームや人が「会社の成長のために責任ある仕事をしている」という自覚を持って、仕事のやりがいや価値を見出して欲しいと思います。

また、いまは社内での発信のみですが、将来的には社外にも「バックオフィスの在り方」について発信していき、GLバックオフィスのスタンダードを創れると良いなと感じます。

ーーー「責任ある仕事をしている」という自覚はすごく重要ですよね。永島さんだけではなく、バックオフィスのメンバーにも同じようなスタンスになってもらうために、意識されていることなどございますか?

はい、まずは私がその考え方をチームに浸透させたいと思いますし、しっかりと言語化して伝え続けることが重要だと思います。

そうでないと、さっきお話したように傲慢な態度や気持ちになってしまいますし、自発的に動く、自分で考えて行動するといったスタンスが疎かになってしまうと思います。

個人的には、バックオフィスは「ホスピタリティ」がすごく大事になってくると思います。

言われたことをやるだけではなく、指示されたこと以上のプラスアルファを付けた仕事をして期待値を超える、そういったことを意識的にやらないと達成感に繋がらないと思うので、「相手にとって何が必要かを常に考えて主体的に行動できるチーム」を作っていきたいと思います。

ーーー「プラスアルファ」は目先の業務が忙しいとつい忘れがちなものですよね。プラスアルファの仕事をすることで期待値を超えたなど、具体的なエピソードはありますか?

すごく小さいことかもしれないですが、例えば、営業と顧客がやり取りしているメールを見ていると「おそらく、すぐにこの書類が必要になるな」「営業はすぐに対応できなさそうだけど、これをやって欲しいんだろうな」と思えるようなことが多々あります。

まだ依頼をもらう前だったとしても、「先回りして対応すれば顧客の信頼も得やすいですし、営業が顧客と向き合う時間に集中できる」とか、そういうことを考えながらやってますね。

ーーー社外だけではなく社内でも「先回りで仕事をする」みたいな発想を持って実践されているのは素晴らしいですね!他のメンバーからするといきなりそのレベルで仕事するのは難しくないですか?

巻島さんという入社して1年経ったメンバーはキャッチアップも早く、営業がちゃんと業務に集中できるように動けているな、先回り出来ているな、というところは感じます。

私が何か教えたかとかではないのですが、「この方が分かりやすいと思ったけどどう思う?」みたいなことを都度話しながら、一緒に仕事の品質を高めている感覚です。

ーーーなるほど、メンバーの裁量に任せて意図的に考えてもらえるようなコミュニケーションをとっているのですね。

はい、最初から「これでお願いします」みたいな細かい指示をしてしまうと、私よりも良い方法や良いアウトプットがでる可能性を潰してしまうと思ったので、まずは大枠の業務だけ依頼して、出してくれたアウトプットを見ながら話し合うことが多いです。

ただ、今後組織がますます大きくなってきたときに、このやり方を続けていても駄目だろうなと思っています。属人的に対応するのは今のフェーズ、人数が限界かなと思っているので、私や巻島さんが今までやってきたものをきちんと伝えられるように、今後は型やルールを整備していきます。

今まで私が1人でやってきたものをいまはチームとして対応できている感覚はあるので、今後にまた新しくメンバーが入ってきたときでも、しっかりと仕事の品質が担保された状態で幅広い業務に対応できる体制をつくっていきます。

ーーーチーム人数が増えても品質を下げずに確実に貢献する、大事な考え方ですよね。GLバックオフィスの行動指針のようなものを上げるとしたら何かありますか?

業務に対する前提の姿勢として、「面倒くさいな」というよりも「せっかくならここまでやろう」という「せっかくなら」をチーム全体で大事にしていきたいです。

私も全部が全部そう考えられているわけではないのですが、バックオフィスの業務は小さいことの積み上げだったりするので「この資料あった方が良いけど、面倒くさいな。ちょっと後回しにしよう」だったり「やらなくても良いかな」という考え方になりがちです。

そうではなく、「"せっかくなら"資料を用意して、営業の人にここを確認しよう」とか、そういう考えに転換できるように自分の中では気を付けています。そうすることで、さっきお話した「プラスアルファ」のところをきちんと付けて返せるかなって思っています。

GLはスタートアップならではの常に新しい業務が出てくる特殊な環境かと思いますので、「面倒くさいな」って思ったらそう考える癖を皆に付けていって欲しいなと思っています。

ーーーありがとうございます。ちょっと視点を変えた質問ですが、永島さん目線でバックオフィスチームの課題について教えてもらえますか?

大きく3つですね。1つ目は、未来のことを考える時間をしっかり確保して、業務改善の取り組みを進めることです。

今、目先の緊急性が高い業務が多いということもあって、目の前のことばかりを考える毎日が続いています。私もメンバーも会社をプラスに動かすような「業務改善」をするという時間をあまりとれていない現状です。

その課題解決に向けて、2022年5月からバックオフィス業務のアウトソーシングを進めるプロジェクトを走らせています。GLはDXコンサルティングサービスを提供している会社なので、まずは社内のバックオフィスDXとして非効率な仕事をなくしていく予定です。

作業内容がパターン化されているような定型業務はすべて外注、空いた時間でバックオフィスの業務効率を向上できるようなシステム導入に時間を割きながら、抜本的な業務改善に取り組もうとしています。

今後は、目先の業務ばかりではなく、未来のことを考える時間を意図的に確保することで、現状維持ではなく常に進化するチームをつくっていきます。

ーーーバックオフィスDX、GLらしい取り組みですね。残り2つの課題についても教えてください。

2つ目は、バックオフィスチームが、会社の資金繰りとかキャッシュ・フローなどのファイナンスまわりを理解した意思決定や行動を取れるようになることです。

以前に代表の神田と話した際「調べたらまだまだ使える助成金あるよね」という話になったことがあります。

また、先程のバックオフィスDXを進めるにあたり、システム投資は必須になりますし、システム以外でもビジネスを成長させるために積極的に投資をしていくフェーズだと思っているので、会社の資金繰りを良くするためのファイナンス部分もバックオフィスチームでカバーしていきたいです。

3つ目は、会社の成長やIPOに向けて会社が変わる必要があると強く皆に認識してもらうことです。

会社の従業員数は急激に増えているのに、社内の意識として「企業規模が小さい」感覚のまま変わっていないと思えることが多々あります。

例えば、細かいことだと、勤怠提出や経費申請の期限などです。ルールが定義されているのに、それを守っていない人を見逃してしまうと、バックオフィスだけではなく、会社全体に影響が出てしまうので、社内の意識から変えていくこともバックオフィスの仕事だと思います。

その話に関連すると、最近、他チームを巻き込むことって本当に大事だなと思っています。一見、バックオフィスの業務だと思っていたことでも、他チームの人に助けを求めることでスムーズに進むことが結構ありました。

例えば、昨年の周年記念イベントを企画したとき、バックオフィスだけじゃなくて営業チームを巻き込んだことによって、色々なアイデアを貰ったり、色んな人への呼びかけがスムーズになったりとプラスアルファが生まれたと思います。

また最近だと、オフィス増床で新しいオフィス家具を決めたりしているのですが、それもバックオフィスだけではなく、早い段階から皆を巻き込むことで、モチベーション高く引っ越しできると思っています。
今までだと「お願いするの申し訳ないな」って思っていた部分がありました。ただ、バックオフィスの仕事は、バックオフィスの中だけで閉じることはほとんどなく、会社全体の未来を担うような仕事になるため、社内全体で共通認識をつくって、皆で良い会社をつくっていけると良いなと思います。

ーーーありがとうございます。これからのGLの成長と変化にワクワクしますね。最後に、役員就任されて皆に伝えたいことなどありますか?

抱負とは少し違いますが、役員になったからといって社員の皆と距離が離れるようなことはなくしたいです。

しっかりと自分が大切にしているホスピタリティや想いを伝え、プラスアルファの仕事を返しつつ、「永島さんに連絡したらちゃんと対応してくれる」だったり「巻島さんなら安心して任せられる」だったり、社員の皆との距離を近くして、コミュニケーションをとり続けられるような存在でいたいなと思っています。

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