「労務担当として働きやすい環境をつくるために取り入れてみたい制度がある。でも管理する工数を考えると踏みとどまる。システム化のアイディアを実装する技術や知識が足りなくて諦めてしまう。」

そんなことを思ったことはありませんか？

ダイレクトソーシングでは、これまでに管理部門の多岐にわたる業務の効率化・フローの最適化に取り組んできました。

今回は総務人事課の植野さんと、管理部門の業務効率改善を裏で支える情報システム部(以下情シス)の福井さんに、その一例でもある「*自由休憩制度」の運用について伺いました。(*自由休憩制度=詳細は後述。)

◆植野さんプロフィール（トップ写真右から3番目）

ダイレクトソーシング立ち上げフェーズから在籍。 1人バックオフィスとしてコーポレート業務全般に従事し、現在は労務を中心にオペレーションの最適化とシステム化に貢献。

過去の記事：会社と共にバックオフィススペシャリストとして成長!私が入社してからダイレクトソーシングのバックオフィスができるまで

◆福井さんプロフィール（トップ写真右から2番目）

大手自動車メーカーのプライム SE からダイレクトソーシングへ入社。

社内システムの運用・保守を経て、開発システムの外販を推し進めるSaaSシステム開発リーダーへ。直近は、日程調整ツール「ダイレクトスケジューリング」の開発・外販に貢献。

過去の記事：大企業からベンチャー企業へ　ダイレクトソーシングで働く理由とは？2020年4月入社の社員にインタビュー

ーーーーー目次ーーーーーーー

1. 自由休憩制度ってどんな制度？
2. 導入の背景は？
3. 制度を導入する上での課題
4. システム化の秘訣
5. 今後の展望

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1. 自由休憩制度ってどんな制度？

──従業員からも好評の「自由休憩制度」。具体的にはどのような制度なのでしょうか？

植野：文字通り、お昼休憩(12-13時)以外の時間であっても従業員が自由に休憩をとれる制度です。例えば、区役所や病院に用事がある際はもちろんですが、少し仮眠をして休憩したいとき、子どもの送り迎えや食事の準備のために休憩をとりたい時など、用途は多岐にわたって利用されています。

福井：最近ではW杯による寝不足で翌日のパフォーマンスが上がらないときに仮眠するために取得しているメンバーも多数いましたよね。笑

植野：そうですね、疲れていたり眠いまま作業をしても集中できず生産性は上がらないと思うので、そうした時にも気負いせずお休みができる、というのは良いところなのかなと思っています。（私自身もよく利用しています。）

2. 導入の背景は？

──今となっては従業員にとってなくてはならない存在の「自由休憩制度」。どのような背景があり、導入にいたったのでしょうか？

植野：元々弊社は固定勤務制だったのですが、その時代にお昼休憩を好きな時間に取ることができ、かつ「ショートバカンス制度（お昼休憩を1時間延長し、計2時間で取得できるというもの）」を利用して自由に休憩することができるようにしておりました。

福井：*シエスタのようなイメージに近かったですよね。 (*シエスタ＝スペイン発祥の長いお昼休憩。)

植野：そうですね。シエスタをイメージしていただくとわかりやすいかと思います。

ところが、その後フレックスタイム制を導入するにあたり、これまでのようなお昼休憩の仕組みを維持させるには、従業者側/会社側双方において、とらなければならない休憩をきちんととれているかの確認が煩雑になることが予想されました。

つまり、フレックスタイム制を導入する上で、従業者側/会社側の双方の管理コストを最小限に抑えるには、お昼休憩を固定にせざるを得なかったのです。 「固定でのお昼休憩を担保しつつ、今までのような休憩取得の自由度を落とさない──より良い仕組み」を考え始めたのが自由休憩制度の導入背景となります。

福井：その流れからお昼休憩を固定にして、その他は自由に休憩してよいという発想になったキッカケって何かあったんですか？

植野：元々のショートバカンス制度内でよく行われたていたこと（ちょっと遠くへのランチ、役所や病院などへの軽い用事、お昼寝等）がそのまま実施できるようにするにはどうしたらよいか・・・、という観点を基準に検討していたのがキッカケだったかもしれません。 また、ショートバカンス制度では「2時間」という制限があり、例えば30分だけ長く休憩したい、といったことへの対応が難しかったため、どうせならそういったところも含めてより柔軟に対応できないか？というような発想になり、自由休憩のアイディアが生まれました。

月単位でのフレックスタイム制だからお昼休憩を固定にすれば自由休憩の管理コストもかかりすぎないことが想定されましたし、弊社は時間に縛られない業務の割合（＝自分の裁量で組み立てられる業務の割合）が比較的に多いことから、顧問の社労士の先生とも打ち合わせを重ね、導入できそうだというところまで持っていくことができました。

──なるほど、管理側として運用する上での煩雑さや負担を極力抑えた上で、これまでの使い勝手の良さを維持する方法を模索する中で導き出されたアイディアだったのですね。

3. 制度を導入する上での課題

──実際に導入する際にはどのような課題がありましたか？

植野：大きくわけて2つの課題があったかと思います。

一つ目は、フレックスタイム制との同時導入になっていたため、どちらの制度も「社員の裁量が問われる」点です。悪用するような社員が多発したら制度中止になりかねないですし、導入背景や会社としての倫理観は、導入時はもちろんですが新入社員研修時に「事前に招待された打ち合わせがあればその調整はするように」等、注意事項を丁寧に説明をするように心がけています。

二つ目は、勤怠管理システムでの打刻のみの場合だと「誰がいつ休憩をとっているかがお互いにわからない」状態になってしまうことです。

リモートワークの兼ね合いもあり適正な勤務時間を管理するために、休憩開始時と休憩終了時に打刻をしてもらう必要があったのですが、出退勤と同様に勤怠管理システムで打刻をすると、勤怠の管理者しか休憩の状況を把握できなくなってしまい、お互いに誰がいつ休憩をとっているかがわからないとチーム間での連携がやりづらくなってしまうなと思ったんです。

あとは純粋に開始/終了時に打刻を忘れやすくなるだろうなと、そしたら管理コストが膨らんでしまうなと少し不安に思いました。笑

福井：たしか、そういった課題があり「お互いがいつ休憩をとっているかがわかるように、Slackで打刻ができ、誰がいつ取得したかのログをSlackで見れるようにできないか？」という相談を情シス側にいただいたんですよね？

植野：そうです。基本的に社内のコミュニケーションはSlackと呼ばれるチャットツールでやり取りしているため、業務中常に目にしているSlackであれば自由休憩の打刻漏れも減らせるだろうし、お互いにいつ休憩とったかも把握しやすいのではと思い、情シスに細かなフローの相談をさせていただきました。

4. システム化の秘訣

──Slackで自由休憩を打刻することになったのにはそのような課題があったからなのですね。実際には、どのように「Slack打刻→勤怠管理システムへの反映」をおこなっているのでしょうか？

福井：Slackから勤怠管理システムのKING OF TIME(以下KOT)への反映をうまく回すために、3つの材料を使っています。

【材料】

• Zapier：様々なサービスを自動連携させるツール
• Google Apps Script(以下GAS)：Excelで例えるとマクロのようなプログラミング言語
• Slack：社内チャットツール

簡単に流れを説明すると、Slackで打刻された情報をZapierでスプレッドシートに自動書き出しさせ、その情報をGASで勤怠管理システムのKOTに自動反映させています。

流れを書き出すと下記のようなイメージです。

Slackで打刻→（Zapier）→スプレッドシート→（GAS）→勤怠管理システムのKOTへ打刻を自動反映

植野：福井くんをはじめ情シスメンバーは、自分のアイディアをこのようにシステム化まで落とし込み、実装までしてくださるのでいつも助かっています。これまでにも勤怠とPCログ突合の管理や、残業時間管理などにおいても、時に意見ももらいながらより最適な形を目指してディスカッションもしながらシステムに落とし込んでくれて、業務工数削減に繋がりました。

福井：植野さんは、Zapierなどの様々なツールも積極的に使われていて、システムで何ができるかも把握されており、何を実現したいかが明確なので、こちらとしても実装までのイメージがしやすいアイディアを提案してくださるので助かっています。Zapierは僕たちいなくても植野さんめちゃくちゃ使いこなしてますよね！笑

5. 今後の展望

──業務の効率化やフローの最適化において、今抱えている課題や今後の方向性などありますでしょうか？

植野：お話できる範囲でいうと最近は年末調整の方法の最適化を検討しています。現在はいろんなツールや方法を試す中で結果的に毎年やり方が変わってしまい、従業員と作業者両方に工数をとらせてしまっているので、包括して管理が行えるシステム導入の必要性を感じています。

その他にも、まだまだフローを改善しなければならない箇所も多数あると感じています。

そういった課題に対して、各領域の専門的な知識や経験を持ったメンバーと一緒に課題解決の道を探っていけたらと思っております。

各領域でご経験を積まれ、今後はオペレーションの最適化やシステム化（あるいはシステム導入）などにチャレンジされたい方がいらっしゃいましたら、ぜひお話してみたいです！

──植野さん、福井さん、ありがとうございました！