ジャパンギャランティサービス(株)人事部です!

ジャパンギャランティサービスで働く環境と人を知ってもらうためにシリーズ化している「現役社員にインタビュー！」です。

今回は管理部のTさんにご協力いただきました！大手旅行代理店から2014年に転職し、現在勤続10年以上のベテラン社員です。管理部での仕事内容や働きやすさについて聞きました☺

前職ではどんなお仕事をされていましたか?

旅行代理店で窓口業務を2年半担当していました。お客様の旅行プランを一緒に考えたり、予約手配をしたり、やりがいはありました。ただ週休2日制ではあったんですけど、シフト制だったので土日休みではなくて。休みの日も仕事のことを考えてしまう状況が続いていて、この環境では長く働けないかもと思い転職を決めました。

当社の面接の雰囲気を教えてください

印象的だったのは、スキルや経験よりも人柄をしっかり見られている感じがしたことです。「何ができるか」より「どんな人か」を大切にしている雰囲気が伝わってきて、逆に好感が持てましたね。

入社前と入社後で、会社への印象は変わりましたか?

面接で感じた通り、人柄重視で採用しているのが入社後も伝わってきました。おおらかな人が多くて、きつい人がいないんですよね。働きやすい環境だなって実感しています。

管理部の具体的な業務内容を教えてください

在庫管理、配送手配、出荷準備、それから電話対応が主な業務です。電話対応は1日10〜20件くらいですね。休み明けの月曜日は特に電話が多いです(笑)。

在庫管理や出荷手配に関しては、商材をお客様のもとに届けるための手続き担当のようなイメージです。管理部は商材ごとにチームが分かれていて、私は現在サイネージ関連商品とクラウド商材を担当しています。他には複合機やプロッター、iPadなどの担当も経験しました。

業務内容を具体的に言うと、営業部から来る在庫確認の対応、営業プロップ係(営業事務)が作成した「どの商品をいつどこに納品するのか」が記載されたデータをチェックして、技術部に準備をするよう指示を出すなどです。

あとは配送業者や仕入れ先への発注、送り状の作成も行っています。1日の中で締切時間がいくつかあるので、そこに向けて業務を組み立てている感じですね。

他部署との連携も多そうですね！

技術部とのやりとりが一番多いです。管理部から技術部に出荷指示を出すので、日々細かな調整や確認をしています。機械のことは技術部に、フローのことは仕入先に確認したりして、常に誰かとコミュニケーションを取りながら進めています。

この仕事で難しいと感じることはありますか?

イレギュラー対応が多いことですかね…。業務フローがあるとはいえ、お客様の事情によっては柔軟な対応をしていく必要があるので、各部署と調整しながら都度対応を考えていく感じです。でもそれが逆にやりがいでもあります。

判断に迷うことがあったときはどうしていますか?

判断が難しい出来事が発生したときには、誰かしらが必ず相談に乗ってくれます。これは本当にジャパンギャランティサービスならではの文化だと思います。困ったときに「ちょっといいですか?」って声をかければ、みんな手を止めて聞いてくれるんですよ。

管理部はどんな雰囲気ですか?

部署は全員で13名、うち男性1名、女性12名です。20代･30代が中心で、穏やかな雰囲気の人が多いです。

部署内は本当に仲が良いです！電話対応や送り状チェックは全員で取り組んでいますし、他のチームが忙しそうだったら声をかけて手伝ったりしています。なんでも言いながら支え合える関係性なので、1人で抱え込まないで済むんですよね。勤務時間中はフル稼働でも、メリハリをつけて息抜きができています。

私は現在5歳の娘がいるので、週2回の在宅を交えながら時短で勤務をしています。部署内には他にも時短勤務の人がいますが、お互いにカバーし合いながら業務を行っています。自分のことだけを考えるのではなく、周りと協力し合いながら取り組める雰囲気はありますね。

業務改善の取り組みについて教えてください

AI・DX戦略室とサービスセンターが協力して、業務改善に取り組んでいるんです。属人化を改善するためにNotionというツールなどを活用して、知識を水平展開していけるようにしています。まずはサービスセンターから始めて、全社にこの取り組みを広めていこうとしています。

実は管理部の評価項目にも業務改善が含まれていて、気づいたことがあれば都度「困っているポイント」と「改善案」をそれぞれ提出できるんです。問題提起するだけでも評価の対象になるので、「こうしたらもっと良くなるんじゃないか」って考える習慣がつきました。

中途社員でも活躍できますか?

大丈夫です！私自身、商品知識ゼロの状態からスタートしています。周りが丁寧に教えてくれますし、質問しやすい雰囲気です！

入社後はOJT研修で実務を行いながら業務を覚えてもらいますが、担当の先輩社員が隣に座って教えますし、担当の人以外にも周りが気にかけてくれるので、安心して仕事を覚えていけると思いますよ。

この仕事に向いているのはどんな人だと思いますか?

社内外問わず、自分から積極的なコミュニケーションができる人ですね。事務作業だけじゃなくて、部署内外問わず会話の機会が多いので、コミュニケーションが好きな人には向いていると思います。

あとは時間管理能力も大切です。1日の中で発注締切があるので、そこへの管理意識は必要ですね。ただ、これもチーム内や部署内で声をかけ合っているので、一人で全部背負うわけではないです。

最後に、応募を考えている方にメッセージをお願いします!

管理部はコミュニケーションが好きな方にはぴったりです。イレギュラー対応も多いですが、その分「自分で考えて動く」楽しさがありますし、何より助け合える仲間がいる環境です。

事務職経験がある方なら、これまでのスキルを活かしながら新しいチャレンジもできると思います。ぜひ一度お話を聞きに来てください！

中途入社で10年以上勤続、現在は5歳の娘さんを育てながら働くTさんにご協力いただきました！「ワークライフバランスを求めて転職した」というTさんが、今も働き続けている理由が伝わるインタビューでした☺

管理部では現在、一緒に働く仲間を募集しています!ご応募お待ちしております！