こんにちは、Spreadsheet大好き大学生の岩佐（いわさ）です。

日々の業務の中で必ず発生する「ミーティングの議事録作成・管理及び共有」タスク。
ミーティング内の参加者の発言をメモし、誰が見ても分かる形にメモを整理し、参加者全員に議事録を共有し、決定事項に基づき担当者にタスクを振り分け…など、単にミーティングというだけでもかなりの工数が必要です。

また、私は普段プロジェクトベースで働くことが多く、Drive内に様々なプロジェクトの議事録が散乱している…なんてことはよくあることです。
大学の講義、インターン、業務委託のお仕事…とマルチタスクになればなるほど、日々のタスクは効率化していきたいな、と思っています。

今回はそんな私が、議事録・MTGメモを効率化するサービス「One Minutes」を使ってみた感想を書いていきます。

■なぜミーティングでメモが必要？

個人的に3つ理由があると思います。

1．ミーティングの内容の備忘録

ミーティングに参加していないメンバーにも、話し合いの内容を正確に伝えるために作ります。
「あれ、あのミーティングでなんて言っていたっけ？」と後から振り返ることができます。

2．認識の統一

ミーティングに参加していた人の中でも、認識の違いは生まれます。
発言者の意図が正しく他の参加者に伝わっているのか、また他の参加者も自分の理解が正しいのか、それを確認するうえでも議事録を取る意味があります。

3．次のアクションへ繋げる

ミーティングは"報連相"の"相"を行う役目があると個人的には考えています。
現在発生している課題に対して、改善案を話し合い、実行フェーズに持っていく役割をミーティングは担っています。
そのため、議事録は「何を・誰が・いつまでに」を明確に記録し、仕事をスムーズに進めていくために重要です。

■One Minutesの特徴

One Minutesは以下の特徴があります。

▶音声書き起こし

発言内容をリアルタイムで書き起こしてくれる機能があります。
この機能のおかけで、ミーティング内で聞き逃した内容も後から確認することが可能です。
雑音などは拾わず、結構正確に声を拾ってくれるので助かります。

▶プロジェクト別に議事録を管理

プロジェクト別にフォルダが作成できて、そのプロジェクトフォルダ内で議事録の作成ができます。
またそれぞれのプロジェクトにアクセスできる人も制限可能です。

▶出席者と同時編集

ミーティング中にリアルタイムで議事録を共有することが可能です。
こうすることで、出席者内で認識が統一された内容の議事録を作成することができます。

▶ToDoリスト作成

ミーティングは次のアクションへ繋ぐことが重要です。
ToDoリスト機能があることで、「何を・誰が・いつまでに」を明確にし、仕事をスムーズに進められます。

■まとめ

今回はOne Minutesを使ってみた感想をまとめました。

Google DocsやNotionが最近のメジャーとなっており、確かにこれらのサービスは汎用性も高く、個人利用も可能で様々な機能を持ち合わせています。

それらと比較すると、One Minutesは「議事録の管理・共有」に特化＆UIのシンプルさがポイントだと思います。

現行の議事録管理・共有の方法に納得がいかない方は、One Minutesを無料プランで試用してみるのもいいと思います。