アイシスでは、主に新卒の方が対象になりますが、入社後スキルや知識の研修のみではなく、

ビジネスの基本についても研修実施しており、今回はHPにも掲載しているコラムから

抜粋してご紹介させていただきます！

相手に伝わりやすいコミュニケーション方法とは？

誰かと仕事をするうえで自分の伝えたいことが相手に思ったように伝わらないという経験をしたことはありませんか？

対面での会話だけでなく、会議の議事録やクライアント・社内でのメールなど

文章を書く際に、自分が伝えたいことが思ったように伝わらなくて相手に正しく理解してもらえないケースもあるかと思います。

今回は相手に正しく伝えるコミュニケーションツールとして意識すべき

ビジネスの基本でもある「5W1H」についてお話ししたいと思います。

5W1Hとは・・・

普段の業務を進めると、「５W1Hが重要だ！」という話を、報告や会議、設計のレビューなど、

いろいろな場面で体験したり、耳にしますが5W1Hとは

Who（だれが）When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、

Why（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉です。

5W1Hを意識し文章を構成することで、相手に対し伝えたい情報の主旨が明確になり、

かつ過不足なく必要な情報を伝えることができます。

基本的な5W1Hの組み立て方

先ほどもお伝えしたように、「誰が」「何を」「いつ」「どこで」

「どんな目的で」「どのようにするのか？」という項目に分けて内容を組み立てていきます。

5W1H の各言葉の意味

① When … いつ（時間）

②Where … どこで（場所）

まずはじめに『When（いつ）』『Where（どこで）』を伝えることで時間と場所が明確になり、

その先の内容が頭に入りやすくなります。

② Who … 誰が（主体）

③What … 何を（物・行動）

次にWho（誰が）とWhat（何を）を伝えることにより、結果が明確になります。

次に説明する過程の前に結論を持ってくることで、伝えたいことが明確になります。

④Why … なぜ（理由）

How … どのように（手段）

最後にWhy（なぜ）、How（どのように）がきます。どのようにその結果に至ったのか過程を説明していきます。

まずは箇条書きで構わないので書きだすことから始めることで自分が何を伝えたいのか見えてくると思います。

ITで活用する場合の5W1Hとは？

基本的には、上記でお伝えしたような内容ですが、ITの場面に活用する場合は順序が異なります。

社内や社外の相手に対し、業務に関する内容を伝えることが多いため、

「誰が」「何をしなければならないのか」を先頭に場所や時間、それを行う目的や手段を伝えるという

5W1Hの組み立てとなります。

この組み立ての例文

（１） 設計書の内容を確認する打合せ(レビュー)の目的をはっきりさせて効果を得るための5W1Hの活用例

（２） リーダーへの進捗報告での5W1H活用例

上記のように５W1Hを明らかにした会議や報告の場合、

目的が明確なため、時間短縮に繋がりポイントを押さえた費用対効果のある内容の

会議や報告が上がってくるため、メンバーの負担が少ない上に良質な会話が可能となります。

ぜひ、皆さんも効率的で生産性の高い打合せを開催するときには５W1Hを活用してくださいね。

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