領域を超えてナレッジをシェアする Open Hour

Natsu Kawakita
2021.07.29

こんにちは、UX/IA部マネージャーの川北です。
みなさんは仕事で悩んだとき、どのようにして解決をしていますか？
いま、プロジェクトで抱えている問題や悩みについてディスカッションできる場があったらいいなと思うことはありませんか。プロジェクトメンバーだけで解決しようとすると時間がかかってしまうことも、他のプロジェクトですでに経験した人がいるかもしれません。

今回の記事では、今抱えている問題についてディスカッションできる場、領域を超えて話ができる場づくりの例として、A.C.O.で行っている取り組みを紹介します。

毎週水曜朝1時間「Open Hour」

2021年1月から「Open Hour」という名前の会をはじめました。Open Hourは毎週水曜、朝9時から10時の1時間、オンラインで開催しています。

毎週異なるトピックで気軽に参加できる場

Open Hourでは主にUX/IA部のメンバーがプロジェクトで抱えている問題や知りたいことをトピックにしています。トピックについて参加者同士でナレッジを共有したり、ディスカッションをする形式です。

各トピックについて知見がありそうな人や意見を聞いてみたい人に声をかけて参加をお願いしています。デザイナーだけでなく、プロジェクトマネージャー（PM）や開発メンバー、営業メンバーなど、部署や役割は関係ありません。 A.C.O.のメンバーは誰でも参加自由です。興味があるトピックに参加します。

Open HourのトピックをSlackで案内する

部署を超えてディスカッションする場をつくりたい

私が最初にOpen Hourをやろうと思ったきっかけはUX/IA部のメンバーの一言でした。
チームメンバーに「みんなともっとコミュニケーションを取りたいんだけどなんかいい案ないかな」と相談したところ、「大学の研究室みたいに、奈津さんがいてみんなが話にこれる時間があったらいいんじゃないですか？」と言ってくれました。

大学では学生からの質問や相談に応じるために、教授が必ず研究室にいる時間帯をオフィスアワーと呼んでいます。Open Hourがオフィスアワーと異なるのは、トピックを設定しているところです。

毎週みんなと話す時間を設けてみよう、でも待機しているだけではなく何か実のある時間にしたい、学び得る場にするにはどうしたらいいか？と考えていくうちに、
「メンバーが抱えている問題を解決できるような場にできたらいいのではないか」
「UX/IA部のメンバーだけで話すのではなく、部署を超えて話せるようなことができる場を作れたらいいのではないか」
という大きく2つのテーマを考えるようになりました。

そこで、メンバーが抱えている問題や知りたいことの中でも、部署という領域を超えて話すべき内容をトピックにすればいろんな人に参加してもらえるかもしれない、という思いから、Open Hourの形が出来上がっていきました。

半年間のOpen Hourで扱ったテーマ

2021年の1月から6月までに、以下のようなトピックでOpen Hourを実施しました。

エキスパートレビューシートの使い方と事例
UXデザイナーとPMの役割と知見
PM計画書やProject Masterのやり方
PM計画書、ステークホルダー、RACI-VSチャート
要件定義
議事録
UX案件におけるプロジェクトの進め方
UX案件でのプロセス変更の対応ってむずかしい、みんなどうしてる？
各部署のメンバーに聞きたい！アウトプットのチェック
様々なクライアントを丁寧に理解できるだろうか？
モンスターラボのメンバーと領域の理解
UX案件営業のあり方
メンバーの相互理解
UX案件のヒアリング
ラポールの築き方
サービスグロースの作り方 Part.1〜 NSMを取り入れたKPI/KGIの設計
サービスグロースの作り方 Part.2 〜グロース施策事例
サービスグロースの作り方 Part.3 〜 Googleアナリティクス分析事例

並べてみると、面白いですね。はじめはUXとPMの領域が中心、次に、UXと営業、サービスグロースという流れになっています。
これらのトピックはUX/IA部のUXデザイナーからヒアリングして出てきてました。UXデザイナーの関わる領域はPMや営業の領域にも広がっているということがわかると思います。

Miroを使ってシェアする様子

内容を少しご紹介します。

トピック「PM計画書やProject Masterのやり方」
プロジェクトをスタートするときにプロジェクトの計画を立てます。あるメンバーから「どのようにプロジェクト計画を作ればいいのか、何の項目が必須なのか、どの粒度で書くべきか」という悩みが出てきました。プロジェクトマネージャー、UXデザイナーがそれぞれプロジェクトで今まで作ってきたプロジェクト計画の内容をシェアして、必要な項目は何か、なぜ必要なのかなどをディスカッションしました。

トピック「UX案件営業のあり方」
モンスターラボの営業メンバーに参加をしてもらって、「営業メンバーに求めること」「営業サイドの課題」についてディスカッションをしました。そこから「営業に関わるメンバーがどのようなスキルを持っているのかわからないことがある、お互いの理解が足りていない」という意見が出ました。そこで、次のOpen Hourでは「メンバーの相互理解」というトピックを立てて、営業メンバーの視点で知りたいことについて意見を聞きました。

トピック「ラポールの築き方」
ラポールの築き方について、失敗や上手くいった例やインタビューだけでなく他にもどんなシーンで利用しているか意見を聞きました。ユーザーインタビューだけでなく、クライアントとの打ち合わせ、ジョブインタビュー、営業でもラポールが必要だよねという話が出たり、どのようにラポールを形成しているかという質問に対して、「共通趣味をさっさと探す」「キーパーソンのもごもごを捉える」、オンラインミーティングでは、「背景につっこむ、背景を工夫する」などメンバーが普段やっていることも聞くことができました。

トピック「ラポールの築き方」について話している様子

トピックに対してそれぞれの領域の人が事例をシェアし、意見を出し合うので、1つの答えでなく選択肢を持つことができます。Open Hourで得た学びを蓄積し、各自が実践で活かせるようにできたらいいと思います。

悩みや学びをシェアし、ディスカッションする

Open Hourを半年間、毎週水曜に合計20回をやってみて、トピックを選ぶのが大変なときもありましたが、部署という枠を超えてディスカッションをすることはとても有意義であると感じました。デザイナーは、プロジェクトマネジメント、営業などいろいろな領域に関わることが多くなっているからこそ、その領域にいる人たちと話し、どのように連携できるかを考えることはとても大事なことだと改めて実感しました。

同じ志を持ちながら、悩みや学びをシェアし、ディスカッションする仲間がいることはとても嬉しいことです。これは、会社という組織にいるからできることの大きな価値ではないでしょうか。

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