こんにちは！

株式会社アーザスの馬渡です！

私は新卒社員として4月に入社し、3か月間の研修を経て7月から実務が始まりました。

現在は研修の補佐や会議の議事録作成、週次レポート作成、定例会議の案内担当の業務を行っています。

今回は定例会議の案内業務について紹介します！

part1の記事はこちら↓

弊社では毎年1月、4月、7月、10月の年4回、社内定例会議が開催されます。

↑ 実際の定例会議の様子

会議では、決算報告やそれぞれの業務の進捗状況の報告、新入社員の紹介などが行われます。

私にとっては今月開催された定例会議が2回目の参加となったのですが、今回から定例会議の案内担当になりました😯

事前準備の内容を含め、私が今回行った業務は主に4つです。

1.定例会議開催についての案内

まずは定例会議の案内を行うのですが、その前に開催日時の決定を行います。

日時決定後、出席確認票を更新し会議通知を送信します。

teamsで会議開催案内の展開を行う業務までを定例会議1か月前に実施します。

2.回答期限のリマインド

定例会議2日前を出欠回答期限に設定しています。

1か月前に会議通知を行っているため、回答を忘れてしまっている方もいらっしゃいました…

そのため、期限当日に出欠回答についてのリマインドを行いました。

3.当日準備

定例会議は川崎第1オフィスのフリースペースで開催されますが、島根支社の方などで直接参加できない方はオンラインでの参加となります。

スクリーンやマイクの準備が必要となるため、会場設営のお手伝いをしました。

4.出欠確認

定例会議開始時間になると、事前に回答していただいた出欠表をもとに、チームごとに出欠確認を行ないます。

以上が私が行った定例会議の事前準備と当日の業務内容です。

最後に

余談ですが、4月の定例会議後には新入社員歓迎会を行っていただきました。

また、今回は8月に弊社がeスポーツ大会の運営を行うための事前検証として、定例会議後に社内でロケットリーグミニ大会が開催されました。

↑ 社内ロケットリーグミニ大会の様子

定例会議後にイベントが開催されることで、普段客先で業務をしている社員の皆さんとも話すことができます。

さらに新入社員の方が入った際にはたこ焼きパーティーを行うなど、社内交流も充実しています！

3か月の研修を終え、1か月間業務を行う上で私が感じたことを紹介しているストーリーはこちら↓