皆様、お疲れ様です。
バックオフィスよりお送りいたします。
今月の1冊をご紹介いたします。
『そのまま使える!ビジネスメール文例大全』
監修:平野友朗 出版:ナツメ社 です。
電話対応と並んで、社会人にとって大事なメール対応に関して、分かり易くまとめられた1冊です。
現代社会においては避けては通れない「メール対応」ですが、
LPMでもどの部署で働くにせよ、欠かせないスキルです。
本書の内容を私なりにまとめてみましたので、良かったら、お時間のある時に目を通してみてやってください。
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ビジネスメールの目的:【仕事をスムーズに進めること】
point : 1「ルールやマナーに則っていること」 2「時間短縮」 3「信頼を得る」
※『相手に不快感を与えない』
1「ルールやマナーに則っていること」
社内外どちらの相手にメールを送る場合においても大事な要素です。
相手の関係性を踏まえて、少し固いくらいの表現をする方が「礼儀正しい」印象を与えることが出来ると言われています。
さらに、相手の不興を買うリスクも回避することができます。
プライベートな内容は切り離して、余り深く触れるのは避けるのがベターです。
2「時間短縮」
現代では、平均して1日に149分もの時間がメール対応に関する作業に取られるというデータがあります。
(1通あたり、読む:1分19秒 書く:5分54秒)
ですので、分かり易く整理されたメールを相手先にお送りすることで、相手の時間を取らせないこと。
また、1通のメールにつき1つの用件を確実に伝えることで、必要最低限のやり取り済ませる意識が大切です。
〇件名を具体的に示す。
「いつ」「何を」「どのように(する/してほしいのか)」
〇文章の基本構成を抑える
①書き出し
・宛名「会社名 部署 氏名 様」
・挨拶の言葉
・名乗り「会社名 部署 氏名」
②要旨・詳細
・20~30文字、句読点、文節で改行する(1文が長くなりすぎないように)
・1文1義、長くても50文字まで
・箇条書きで整理する
・段落を空行で区切る
・必要最低限の記号、罫線、鍵括弧を活用する(環境依存文字は使わない)
*内容・情報を過不足なく、見やすいようにレイアウトすることで、
相手にとって、読みやすく、伝わりやすいメールにてなります。
③結び(挨拶)
※末尾に署名を付ける
・会社名・部署名・氏名(読み仮名)・電話番号・FAX番号(活用していれば)
・郵便番号・住所・メールアドレス・会社WEBサイトURL
〇テンプレートやソフトウェア、メールの設定を活用して無駄を省いて効率化することも大切です。
3「信頼を得る」
上記2つのポイントを抑えた上で、
・6W3Hに沿って、内容、情報を整理する
・曖昧な表現を避けて、具体的に示す
伝わりやすいメールは相手の信頼を得ることに繋がります。
※『相手に不快感を与えない』
伝わりやすいメールを心がけることで、相手の信頼を得る事もできますが、
一通のメールで相手の不興を買ってしまい、その後の仕事に大きな影響が出てしまったり、最悪の場合には仕事を失う事に繋がりかねます。
メールで不快に感じた内容として多く挙がったものが以下の通りです。
・質問に応えていない
・必要な情報が足りない
・文章が攻撃的/失礼
・読み辛い
そのような事態を避けるためにも、効率化も大事ですが、それ以上に誤字脱字を避けたり、ミスをしないことが重要です。
〇漢字は全体の3割ほどに抑える(冷たい印象を与えてしまうことを避けましょう)
〇宛先 TO / CC / BCC の使い分けに注意する
〇添付ファイル サイズ・形式の確認を取る 添付し忘れや誤ったファイルの添付に気を付ける
などなど、様々なポイントがありますので、メールの送信ボタンを押す前に、必ず全体を見返してチェックする癖を付けましょう。
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いかがでしたでしょうか?
本の中には、使い易い例文がシーンごとにまとめられていて、先月の電話対応の1冊と共に、定期的に読み返したい1冊でした!
私個人的にも、オーナー様や、取引先様とのやりとりが今後増えてくるそうですので、胸に刻んで精進して参ります。