業務上のミスはなぜ起きるのか？実務経験から考えたUXの課題④

ミスを減らすのは、人ではなく構造かもしれない

日本語学校で在留資格申請業務を担当していた頃、多くのミスは単純な不注意や能力不足だけが原因ではないと感じていました。

人は疲れることもありますし、体調が優れない日もあります。

どれだけ注意深い人でも、常に100％の集中力を維持することはできません。

一方で、業務フローそのものが複雑で、必要な情報が複数の場所に分散している場合、担当者は本来の確認業務以外に多くの時間と労力を費やすことになります。

資料を探す➡別の画面を開く➡内容を照合する➡また別の資料を確認する。

こうした作業を繰り返す中で、少しずつ認知負荷が蓄積され、本来であれば気づけたはずのミスを見落としてしまうことがあります。

だからこそ、私は「もっと注意すること」よりも、「ミスが起きにくい構造を作ること」の方が重要だと考えるようになりました。

この考え方をもとに制作したのが、在留資格申請の一次確認業務をテーマにしたUXケーススタディ『Visaport』です。

Visaportでは、

・必要な情報を一箇所で確認できること

・確認作業の流れが中断されないこと

・エラーを早い段階で発見できること

を重視して設計しました。

具体的には、

情報が複数画面に分散することで発生していた往復確認の負荷を減らすため、資料・入力内容・プレビューを同時に確認できる構造を採用しています。

また、必要な情報へ素早くアクセスできるサイドバーや、 入力ミスを早期に発見しやすくする仕組みを設けることで、 確認作業の負担を軽減できるようにしました。

これらは画面を美しく見せるためのUIではなく、確認業務をよりシンプルにし、ミスが起きやすい構造そのものを改善するための設計です。

私はUXデザインとは、単に画面を作ることではなく、人がミスしやすい構造を見つけ、より良い業務フローへ変えていくことだと考えています。

情報探索コストを減らし、確認作業の流れを中断させないために、資料・入力・プレビューを同時に確認できる構造を設計しました。

業務フローや情報設計に関するケーススタディも制作しています。

ポートフォリオ：