メール処理を大幅短縮する「コードの活用」
「Wantedly」をご覧になっているみなさん、こんにちは。NPO法人フローレンス代表の駒崎弘樹です。今回は、仕事やプライベートに限らず、みなさんが毎日利用しているであろう「メール」について、効率化のメスを入れていきたいと思います。
フローレンスの場合、そのメールがどんな意図を持つものなのかを即座に判断できるようメールの「タイトル」や「冒頭」には、「してほしいこと」や「(してほしいことの)期限」を必ず入れています。
例えば、以下のようなメールです。
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タイトル:
【依頼】【0731迄】△△さんの歓迎会について
本文:
駒崎代表【依頼】【0731迄】
お疲れ様です。◯◯です。
△△さんの歓迎会の参加について、ご連絡ください。
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いかがでしょうか。送り手のちょっとした工夫で、メールの概要がすぐにわかるようになりました。こういった仕組みを「メールコードの活用」と呼んでいます。僕の場合は、主に4種類のメールコードを活用しています。
<4種類のコード>
①【共有】
原則として返信不要。メール内容をメンバーで共有するためのメール
②【依頼】
タスク依頼。相手にやってもらいたいタスクが書かれているメール
③【意思決定】
Yes・Noの判断が必要なメール
④【要FB】
フィードバックが必要なメール
相手が理解できるコードを使わないと混乱を招く可能性あるので、あまり曖昧な表現のコードは避けたほうがいいでしょう。また、自分の所属するチームで一度、コードを作るためのミーティングを開いてもいいかもしれません。
これを実践するだけで、メール処理にかかる時間は大幅に短縮化されますよ。