Toshiaki Otaka

前職においてシステム（SalesForce）を使う業務の中で、フリーテキストによって連携していることが多く、時間経過や人の入れ替わりによってルールの認識にバラつきが生まれていたため、定期的に認識合わせの時間が必要になっていました。 これについて現場では「いかにルールを守るか」という点ばかりに注力してしまっており、運用を進めていく中で生まれた問題点をシステムにフィードバックできておらず、無駄な工数が生まれてしまっていました。 なぜこの運用になっているかから考えた際に、システムが最初に作られた時から今までの経緯を深堀りしたところ、実は必ずしもフリーテキストである必要はないという事がわかりました。 そのことから、専用のカラムに置き換える仕様変更を提案し、システムの改修によって現場の運用をスムーズにすることができました。 以上のように、何か課題があった際にはまずは物事の本質を考えるようにし、課題の根本的な解決ができるような思考力を持っていることが私の強みです。

前職はセンター設立から3年の事務処理センターでした。 業務に使用する資料は共有サーバーに点在し一元管理ができておらず、資料に変更があった際には各自が修正していました。また、新人が入った際の研修などは経験者に属人化しており、管理者にて統一した管理ができていない状況でした。 このセンターの根本的な課題は、スタッフ同士の連携が上手くいっていないことでした。 業務の幅が広いため3チームに分かれて業務を行っており、各チームには経験豊富なリーダーがいましたが、責任感が強いことから管理者（社員）や他チームリーダーとの連携が上手くいっていませんでした。 また、繁忙期にはアルバイトスタッフにも残業を依頼している状況のため、業務を巻き取るための十分な時間も取れず、目の前の業務で手一杯となり、悪循環となっている状況をなかなか変えられない状態でした。 そこで私は社内ポータルサイトを作成し、各資料等はそこから取得できるようにしました。 それにより資料の検索性向上・古い資料の削減・知識共有の利便性が向上し、属人化がなくなりました。 また副産物として、リモートワークが可能な体制が整いました。 この社内ポータルサイトを作成する上で、人を活かす事を意識しました。 各リーダーには業務に大きく支障がない範囲で実務から離れてもらい、一緒にマニュアルを整える時間を設けました。そしてそのマニュアルを活用しながら、全員が他チームの業務もできるようスキル範囲を広げていきました。各リーダーと共に進めたため反発もなく、スムーズに進めることができました。 結果として他チームの事情を把握し、他チームとの連携ができるようになり、3チーム全体がうまく回るようになっていきました。各スタッフのスキル範囲が拡がったため、3チームの垣根が少なくなり業務マルチ化に成功し、スタッフの欠員対策にも繋がりました。