「AIを使って、業務を効率化したい。」
最近、そんな声を聞くことが増えました。
メールの返信。
議事録の作成。
資料作成。
問い合わせ対応。
データ入力。
これまで人が行っていた仕事の一部を、AIに任せられるようになっています。
私自身もAIを日々活用していますし、うまく使えば仕事にかかる時間を大きく減らせると思っています。
しかし、AIを導入する前に、一つ確認しておきたいことがあります。
そもそも、今ある業務を整理できていますか？
私は、業務が整理されていない状態でAIを導入しても、根本的な業務改善にはつながりにくいと考えています。
AIに何を任せたいのか、説明できますか？
例えば、
「事務作業をAIで効率化したい。」
という話があったとします。
では、その事務作業とは何でしょうか。
請求書を作る。
入金を確認する。
お客様へメールを送る。
日程を調整する。
資料を整理する。
一言で「事務」と言っても、そこにはたくさんの仕事があります。
さらに、
誰がやっているのか。
いつやっているのか。
何を見て判断しているのか。
どこまで自分で進めてよいのか。
どの段階で確認が必要なのか。
ここまで分解して初めて、「AIに任せられる部分」が見えてきます。
業務そのものが分からないままでは、AIにも仕事を渡せません。
「とりあえずAI化」は、仕事を複雑にすることがあります
AIは便利です。
だから、
「この作業もAIで。」
「これも自動化しよう。」
と考えたくなります。
でも、もともとの業務フローに無駄があったらどうでしょうか。
不要な確認。
重複した入力。
誰も見ていない報告書。
目的が分からない定例作業。
それらをそのままAIに任せても、業務が改善されたとは言えません。
無駄な仕事を、AIが高速で処理しているだけです。
効率化する前に、
「そもそも、この仕事は必要なのか。」
と考える必要があります。
人が迷う仕事は、AIも迷います
前回の記事では、AIに判断基準を渡すことについて書きました。
これは業務整理にもつながります。
例えば担当者が、
「これは誰に確認すればいいですか？」
「この場合はどう対応しますか？」
「どこまで自分で判断していいですか？」
と毎回迷っている仕事があるとします。
その状態でAIを導入しても、同じ問題が起こります。
ルールがない。
判断基準がない。
担当範囲が決まっていない。
AIだけを導入しても、その曖昧さはなくなりません。
むしろ、
AIが作ったものを誰が確認するのか。
AIが間違えたとき誰が修正するのか。
どこまでAIに任せてよいのか。
新しい確認事項が増えることもあります。
まずは、仕事を全部出してみる
私は、業務改善を考えるとき、いきなりツールを選ぶ必要はないと思っています。
まず、
今、会社の中で何が行われているのか。
それを見えるようにします。
毎日やっている仕事。
毎週やっている仕事。
毎月やっている仕事。
お客様が来たときだけ発生する仕事。
トラブル時に発生する仕事。
そして、それぞれについて、
誰が担当しているのか。
何のために行っているのか。
どこで判断が必要なのか。
誰の確認が必要なのか。
一度並べてみます。
すると、
「これ、二人が同じことをやっている。」
「この報告、本当に必要？」
「ここだけ毎回社長が判断している。」
そんなことが見えてきます。
AIを考えるのは、その後でも遅くありません。
「なくす・任せる・AIに任せる」を分ける
業務を整理したら、私は一つずつ仕事の行き先を考えたいと思っています。
そもそも、なくせる仕事。
担当者へ任せられる仕事。
仕組み化できる仕事。
AIに任せられる仕事。
そして、社長にしかできない仕事。
全部をAIに任せる必要はありません。
人がやった方がいい仕事もあります。
そもそも、やめてしまった方がいい仕事もあります。
大切なのは、
「AIで何ができるか」から考えないことです。
「この会社には、どんな仕事が必要なのか。」
そこから考えることです。
AI導入は、業務整理のあとにある
新しいツールを見ると、つい使ってみたくなります。
便利な機能があれば、会社にも導入したくなります。
でも、AIは会社の仕事を整理してくれる魔法の道具ではありません。
整理されていない仕事をそのままAIへ渡せば、整理されていない運用がそのまま残ります。
場合によっては、
混乱を効率化してしまうことさえあります。
だから私は、AI導入の前に業務を整理することが大切だと考えています。
仕事を見えるようにする。
不要な仕事をなくす。
役割を決める。
判断基準を決める。
その上で、
人がやること。
AIに任せること。
社長に残すこと。
それぞれを分けていく。
私は、構造設計とは新しいツールを導入することではなく、仕事が迷わず流れる状態をつくることだと考えています。
AIは、その流れを速くするためのとても優秀な道具です。
だからこそ、
AIを導入する前に、まず会社の仕事を整理する。
そこから始めることが、本当の意味での業務効率化につながるのではないでしょうか。
