「AIで業務を効率化したい。」
最近、そんな相談を受けることが増えました。
議事録を作る。
文章を書く。
画像を作る。
システムを開発する。
以前なら専門業者へ依頼していたことも、AIを使えば短時間で形になる時代です。
私自身も日々AIを活用していますし、その可能性をとても感じています。
しかし一方で、
「AIを導入したのに、社長は前より忙しくなった。」
そんな会社も少なくありません。
私は、その原因はAIではなく、運用の設計にあると考えています。
システムは完成しても、運用は始まっていない
例えば、社長自身がAIを使って予約管理システムを作ったとします。
画面もできた。
機能もそろった。
思った以上に良いものが完成した。
ところが、数週間後には誰も使っていませんでした。
担当者は使い方が分からない。
入力ルールも決まっていない。
誰が更新するのかも曖昧です。
イレギュラーが起きるたびに、
「社長、これどうしたらいいですか。」
という相談が来ます。
システムは完成しました。
でも、運用は始まっていなかったのです。
AIはルールを決めてくれません
AIは、とても優秀です。
文章も書けます。
プログラムも作れます。
資料もまとめてくれます。
でも、
誰が入力するのか。
いつ更新するのか。
誰が確認するのか。
例外が起きたら誰が判断するのか。
そこまでは決めてくれません。
AIはルールに沿って動くことは得意です。
しかし、そのルールを作ることは経営者の仕事です。
「自分で作った方が早い」が新しい属人化を生む
AIを使えば、自分でシステムが作れる時代になりました。
だからこそ、
「外注するより、自分で作った方が早い。」
と思う社長も増えています。
確かに、作ることだけを考えれば、その方が早い場面もあるでしょう。
しかし、そのシステムを理解しているのが社長一人だけだったらどうでしょうか。
修正も社長。
追加機能も社長。
トラブル対応も社長。
担当者からの質問も社長。
結局、社長の仕事は減るどころか増えてしまいます。
便利なツールを導入したはずなのに、新しい属人化が生まれてしまうのです。
作ることより、使い続けられること
私は、システムを作ることよりも、
運用できることの方が大切だと思っています。
担当者が迷わず入力できる。
誰が担当しても同じように使える。
引き継いでも困らない。
そうした状態になって初めて、システムは会社の資産になります。
どれだけ便利な機能があっても、
社長しか使えないシステムでは、会社は成長しません。
AIは社長の代わりにはなりません
AIが普及すると、
「社長の仕事も減りますか。」
と聞かれることがあります。
私は、半分は正しく、半分は違うと思っています。
AIは作業を減らしてくれます。
でも、
何を作るのか。
どう運用するのか。
誰が使うのか。
どんなルールで回すのか。
それを決めることは、今も社長の仕事です。
だからAIを導入しただけでは、社長の時間は空きません。
AIが活躍する会社には、構造があります
私はAIが嫌いなわけではありません。
むしろ、積極的に活用するべきだと思っています。
ただ、その前に必要なことがあります。
役割を決める。
運用ルールを決める。
判断基準を決める。
確認するタイミングを決める。
こうした構造が整っている会社では、AIは大きな力を発揮します。
反対に、構造が曖昧な会社では、
AIも人も同じように迷ってしまいます。
私は、構造設計とは「人の仕事をAIへ置き換えること」ではなく、
AIも人も迷わず働ける環境を設計することだと考えています。
AIは、会社を成長させるための強力な道具です。
しかし、その道具を活かせるかどうかは、会社の構造で決まります。
システムを作ることが目的ではありません。
誰が担当しても、長く使い続けられる仕組みをつくること。
それが、AI時代だからこそ、これからの経営者に求められる役割なのだと私は考えています。
