【書類が不要に？】ZEINのペーパーレス化支援をご紹介します！

こんにちは！インターン生の松本です。

2020年は新型コロナウイルス感染対策で働き方への考えが変わり、リモートワークが推進された年でした。

リモートワークを実施するにあたり問題となったのが、発注書、契約書、見積書などの会社の承認と押印が必要となる書類の存在です。一部の企業では、紙の書類が故に「印鑑を押すためだけに出社する」といったことが発生しています。
また、政府は「新型コロナウイルス感染対策」と「経済団体からの行政手続きの見直し要請」を背景に、「ペーパーレス化」にむけた取り組みを加速させています。

今回の記事では、上記のように日本社会にとって喫緊の課題であるペーパーレス化を、下記の順で紹介していきたいと思います！

1. ペーパーレス化とは
2. ZEINが取り組むペーパーレス化支援
3. ZEINが実現したい未来
4. まとめ

ペーパーレス化という社会動向からZEINの事業内容までを紹介する記事となっていますので、ぜひ最後まで読んでいただきたいです！

※本記事は2021年3月時点の情報に基づいて執筆しています。

参考ページ：
WingArc1st社HP
財務省「令和3年度税制改正」

1. ペーパーレス化とは？

昨今、行政機関や企業ではペーパーレス化を推進する動きが加速しています。
では、なぜそのような動きが加速しているのでしょうか？

ペーパーレス化には、主に2つのメリットがあります。

①業務時間の削減

例えば、営業担当者が受領した領収書を処理する際には、「領収書原本提出→経理担当者が確認・承認→領収書原本をファイリングして管理→法律が定める保管期間の後に領収書原本を廃棄」というプロセスが必要です。このプロセスをシステム上で完結させれば、業務が効率化され以前よりもはるかに短い時間で業務が完了します。

②文書の管理コストの抑制

領収書などの書類は、法律が定める期間、原本を管理する必要があります。領収書が1枚であればそこまで問題ありませんが、実際の業務では膨大な数の書類が発行されます。その際には更なるスペースが必要になり、保管スペースの賃料や固定資産税などのコストがかかります。しかし、ペーパーレス化を実現することでこれらのコストを抑えることだけでなく、オフィスのスペースを有効活用することもできます。

以上2つのようなメリットに加え、新型コロナウイルス対策であるリモートワーク推奨の後押しもあり、ペーパーレス化を推進する動きが加速しているのです。

ペーパーレス化で重要なこと

ところで、ペーパーレス化による業務効率化を進めていく上で、重要なことは何でしょうか？

多くの企業はペーパーレス化を進めるためにワークフロー（電子承認システム）や、経費精算システム、電子契約書システムなどの導入を進めていますが、「電子化した書類の管理」を見落としがちです。実は、ペーパーレス化は書類データを単純に電子化して保存すればよいという話ではないのがポイントです。電子化した書類データは、後述する電子帳簿保存法に対応した保管を実施する必要があります。

そのため、いくら業務プロセスのデジタル化を進めても、電子化した文書を法律に遵守した保管ができなくては意味がありません。

また、安易に業務プロセスごとに電子帳簿保存法に対応したシステムやサービスを導入してしまうと、書類の保管場所が分散し、検索に手間がかかります。また、ペーパーレス領域を拡大する度に、新たな保存先ができるため、保存先に応じた運用を考えなくてはなりません。

したがって、ZEINではペーパーレス化において、最も重要なのは「業務で用いる書類データを一元的に管理できるシステムを構築すること」であると考えております。

文書の保管場所を一元化することで検索効率が向上します。また、ペーパーレス化領域が拡大しても保管場所が一元管理されているため、保管先は増えず、運用は変わりません。

以上より、ペーパーレス化を進める上で、「保管場所を一元管理することが可能なシステム」を構築することが重要だと分かります。

次に、ペーパーレス化を推進する上で無視できない電子帳簿保存法について説明していきます！
図を用いて易しく説明していきますので構えずに読んでくださいね！

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法（通称：電帳法）は、国税関係書類を電子データで保存することを認めている法律で、立法目的は企業のペーパーレス化による業務効率化です。
この法律は1998年に施行されましたが、法的要件が厳しかったためにペーパーレス化に踏み切る企業がそれほど多くありませんでした。しかし、計4回にわたる法改正で法的要件が緩和されてきたため、ペーパーレス化に踏み切る企業の数は増加傾向にあります。

後述するペーパーレス化に必要な文書管理ソフトを導入する際は、その文書管理ソフトが電帳法で定める法的要件を満たしている必要があります。

ここからは、ZEINのペーパーレス化支援によって、どのように業務が変化してくのかを簡単に説明していきます！

令和3年度税制改正大綱（令和2年12月21日閣議決定）では、電帳法は今後さらなる緩和が予定されています。

2. ZEINが取り組むペーパーレス化支援

ZEINでは、クライアントのペーパーレス化を支援するための1つの手段として、電帳法に対応した文書管理システムであるWingArc1st社のSPAの導入を行なっています。

このパートでは、そのSPAについて説明していきます！
＊ZEINはWingArc1st社の販売代理店です

SPAの主要機能

SPAには4つの主要な機能があります。ここでは、主要機能と併せて、SPA導入前後で業務がどのように変化するのかを見ていきたいと思います。

▼4つの主要機能

①AI-OCR（文字認識）
スキャンした画像から文字を認識できるため、手作業でデータ入力をする必要がなくなります。

②文書管理
PCで文書を検索できるため、瞬時に閲覧できるようになります。

③文書流通　
システム上で文書を共有できるため、郵送する必要がなくなります。

④データ活用・連携
SPA→Box間で文書データを共有できるため、Boxで文書データを一元的に管理できるようになります。

▼導入前後の業務の変化

図をご覧になってわかる通り、SPAを導入し、それぞれの機能を用いることで、大幅な業務改善が可能になります。

SPAが対応している書類

先ほど、電帳法は国税関係書類を電子データで保存することを認めていると説明しました。その国税関係書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」の2つに分けられます。SPAは後者の「取引関係書類」に対応しています。

※WingArc1st社のHP掲載図を参考に作成。
「自社発行控え」は、いずれかの要件と申請区分に当てはまります。

上図から、赤の点線で囲われた箇所がSPAの対応書類です。
決算関係書類については、SPA以外の製品を使って対応が可能です。

ペーパーレス化による業務の変化

ここからは、ペーパーレス化（SPA導入）で、実際に業務フローが変化するのかを見ていきましょう！

ここでは、「領収書処理」を例にとって紹介していきます。

まずは、ペーパーレス化前の領収書処理フローは以下の図のとおりです。

ペーパーレス化前の業務では、主に2つの課題がありました。（上図赤枠参照）
①領収書などの書類原本を郵送する必要があった
営業担当者が受領した領収書などの書類は、本社や大きな支社にある経理部に郵送する必要がありました。

②領収書などの書類原本のファイリングや閲覧に時間がかかった
手作業でファイリングを行うため、時間がかかっていました。また、閲覧したい書類を保管スペースから探して、閲覧後に元の場所に戻す必要がありました。