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「全ベンチャーに導入してほしい!」と思うほど業務が劇的に効率化した、3つの管理系ツールのはなし

こんにちは。VARKの中川です。

2021年に入社して以来、VARKのバックオフィス業務全般に携わっています。僕が普段どんな業務をやっているかは、↓の記事を読んでみてください。

VARKは今、上場に向けて色々と改善に取り組んでいる最中で、そのうちのひとつとして最近バックオフィス関連の管理系ツールを切り替えたんですが、これがめちゃくちゃ良くて…!色々な方におすすめしたいと思い、この記事を書くことにしました。

VARKでは現在、いくつかの管理系ツールを使用していますが、その中でも特におすすめしたいのが、『TeamSpirit』『freee』『UPSIDER』の3つです。この3種のSaaSを使うことで、管理会計業務や工数管理が劇的に効率化されました。管理会計業務なんて、流れるようにサクッと終わります。めちゃくちゃ楽です。

それではさっそく、そんな3つの管理系ツールについてご紹介していきたいと思います。

工数管理に無駄がなく使いやすい『TeamSpirit』

まず、TeamSpiritについて。こちらは主に、勤怠管理ツールとして4月から使用しています。以前は他のツールを使用していたんですが、現場から「工数入力が面倒臭い」という声が上がったため、TeamSpiritに切り替えました。VARKでは新機能開発などたくさんのプロジェクトを同時進行しているため、ひとつひとつのプロジェクト名と、それに掛かった時間をいちいち入力していくだけでも結構な手間だったんです。

僕が勤怠管理ツール選定で一番大切だと考えているポイントは、「実際に使う人にとって使いやすいかどうか」です。ツールの仕様が面倒臭かったら、現場の方に入力してもらえませんし、貴重な時間を入力業務に取られてしまいます。そして何より、正しい集計結果を得ることもできなくなってしまいます。その点を解消できるツールがTeamSpiritだと思ったので切り替えました。

使いやすいポイントは、主に2つあります。

Point1 プロジェクト名の登録は一度で完了

工数入力の度にプロジェクト名を手入力するのはかなりの手間ですが、TeamSpiritなら、一度プロジェクト名を登録してしまえば、あとは月毎にプロジェクト名を選択するだけ。その月のプロジェクトとして選択したものは自動で入力されていくため、対象のプロジェクトに掛かった時間を入力するだけで工数入力が終了します。

Point2 作業時間の入力はスライダーバーで簡単に

作業時間の入力も、TeamSpiritではスライダーバーで入力することができます。バーをクリックして横にスライドさせるだけなので、時間入力が1秒で完結します。

この2つのポイントのおかげで、工数管理が楽になり、現場からもスムーズにデータがあがってくるようになりました。


多彩な機能で会計業務がスマートに進む!ストレスフリーな会計ツール『freee会計』

VARKでは以前からfreee会計を利用していましたが、より効率化を図るため、ベーシックプランからプロフェッショナルプランへと、プランをアップグレードしました

ベーシックプランと、プロフェッショナルプランの大きな違いは、セグメントタグが使えることと、稟議や各種申請などのワークフロー機能が使えるという2点です。


Point1 プロジェクト毎の損益計算書までサクッと作れる「セグメントタグ」

freeeはそもそも、タグ機能が便利な会計ソフトです。会計ソフトでは基本的に、補助科目は勘定科目に紐付いているものであり、複数の勘定科目にまたがって入力することができません。一方freeeでは、補助科目の代わりにタグ機能というものがあり、複数の勘定科目に同じタグを設定することができます。勘定科目に縛られることなく管理できるため、「どの取引先でどんな商材が売れているか」など、詳細な分析が可能です。

「セグメントタグ」とは、簡単に言うと「ユーザーが自由に設定することができるタグ」です。「品目」や「部門」タグとは異なり、集計軸の性質が定められていないため、自由に活用することができます。

VARKではこれまで、プロジェクト別損益計算書を作るため「メモタグ」にプロジェクト名を登録していました。しかし、「メモタグ」はその名の通りメモとして使用するためのタグなので、プロジェクト管理には使いづらい点があったんです。

そこでアップグレードし、「セグメントタグ」にプロジェクト名を登録するようにしたところ、格段に管理がしやすくなりました! freee上でセグメントの検索をすることもできるため、試算表や月次推移表での視認性も格段に向上し、プロジェクト毎の損益計算書も簡単に作成することが出来るようになりました。


Point2 これだけで稟議が完結!申請が楽すぎるワークフロー機能

上場を目指すとなると内部統制が非常に重要となり、ワークフローシステムは良いものを選定しておいたほうがオススメという話を様々な方面から聞いていました。そこで、ワークフローを分かりやすく、効率的に管理できるシステムが欲しかったのも、今回の見直しのきっかけです。

ワークフロー管理ツールも色々ありますが、freeeをアップグレードするという選択をしたのは、主に3つのポイントがあったからです。


【1】1つのソフト内で稟議を完結することができる

そもそもfreeeは会計ソフトなので、会計とワークフローとを紐づけることができます。

ワークフローシステムを独立させた場合、特定の取引の流れを追う際、会計ソフトとワークフローシステムの両方を見に行かなければならないため、検索する手間が掛かってしまいます。

freeeなら、ワークフローを一元管理出来るので、1つの取引に対してどういった申請・承認が行われてきたのかを同ソフト内で確認することもでき、検索性が非常に高いためとても便利です。

【2】承認済みの発注書や請求書データを送ることができる

freeeでは、承認済みとなった発注書や請求書などの書類データを、そのままの形でクライアント様などの外部へ送信することができます。発注・請求内容の承認から書類データの送信まで、全てをソフト内で対応することができるため非常にスマートです。

【3】スマホで領収書を読み取ってくれる

これはfreeeのなかなか便利な機能なんですが、領収書をスマホで読み取ることで経費申請することができるんです。また、複合機にfeeeと連携出来るソフトを追加することにより、複合機で領収書をスキャンしそのままfreeeへデータを飛ばすことも可能です。(弊社でも導入を検討予定です。)

領収書の現物と申請書類を提出して、それを経理が入力して…なんて面倒な作業が必要ないため、申請する社員にとっても経理担当にとっても、非常に便利な機能です。

ベンチャーあるあるなんですが、領収書を無くしがちな役員、社員の方もいるので、それを防ぐ点でも非常にポイントが高かったです。

プロフェッショナルプランなら便利機能が盛りだくさん!

プロフェッショナルプランにアップグレードしたことで、内部統制のクオリティが格段に上がりました!

ご紹介した機能の他にも、

将来的にエンタープライズ版へ移行する場合、切り替えがスムーズになる

監査法人様に対してアカウントを発行すれば、監査で必要になる情報等をリアルタイムで見て頂くこともできるため、お互いの手間を省くことができる

という点も、アップグレードをおすすめするポイントです。

また、承認依頼などの通知をスラックへ飛ばすことができる点や、スマホアプリもあるため出先でスマホから経費申請などが簡単にできるという点も大きく、バックオフィス以外の社員からも好評なツールです。

手続き・管理が楽すぎる!全ベンチャーが使うべきコーポレートカード『UPSIDER』

今回特におすすめしたかったのが、この『UPSIDER』。便利すぎて、「全ベンチャー企業に導入してほしい」と思うくらい気に入っているツールです。

UPSIDERは一言で言えば、「追加審査不要で何枚でも自由にカードを発行できるコーポレートカード」です。管理会計を楽にするためには部署やプロジェクト毎にカードを作成したいものですが、コーポレートカードの発行には通常、様々な手続きが必要になったり、枚数制限があったりかなり面倒でした。

そこで導入したのがUPSIDER!

なんとUPSIDERは、面倒な審査などの手続きは最初の1回だけ。最初に会社として審査や登録を済ませてしまえば、管理画面から自由に、簡単に、何枚でもカードを発行することができちゃうんです!(カード限度額は最初の審査で規定された範囲内になります)

何枚でも発行できるので、部署やプロジェクトごとだけでなく、社員一人ひとりにカードを持たせて管理することまで可能になります!

UPSIDERにはさらに、こんな利点も。

Point1 リアルカードかバーチャルカードか自由に選べる

UPSIDERでは、実物のカードが発行される“リアルカード”か、カード番号のみ発行されるバーチャルカードかを自由に選択することができます。UPSIDERでは10秒程度でバーチャルカードを発行できてしまうので、急ぎで必要な時にはとても便利です。

Point2 全てのカードの利用履歴が一目瞭然

UPSIDERでは、全てのカードの利用履歴を、WEB上の管理画面から簡単に確認することができます。各カードに名前を付けることもできるため、どの部署が何にどれだけ使ったかが一目瞭然で支出管理がスマートになります。


Point3 利用限度額・利用解除もWEB上で自由に設定!不正利用に強いハイセキュリティカード

UPSIDERでは、管理画面上でユーザーが自由にカードごとの利用限度額を設定することもできるため、プロジェクトや部署毎の予算管理が非常に簡単です。カードの利用解除や一時ロックも、管理画面から簡単に設定することができます。

また、新機能が随時追加され、不正利用に対するセキュリティーが常にアップデートされていることも大きなポイントです。最近では「利用通貨の制限」「1回の取引あたりの限度額設定」「利用先制限機能で設定できるサービスの大幅増加」といった機能が追加され、より安心して利用できるようになりました。不正利用を2000万円まで補償する保険付きということもあり、安全度がかなり高いコーポレートカードと言えます。


Point4 会計ソフトとスピーディーに連携

UPSIDERはfreee・マネーフォワードクラウド会計・マネーフォワードクラウド会計プラスといった会計ソフトに連携することができます。全てのカード利用情報が会計ソフトに自動で入力されていくため、面倒な入力業務はほぼ不要!支出管理をサクッと終わらせることができます。

他のコーポレートカードでも連携は可能ですが、UPSIDERの良いところは、取引データの反映が早い点。他のカードでは、購入のタイミングとカードの取引が発生するタイミングがずれてしまい、月初の仕訳に取引データが間に合わず、月次報告からデータが漏れてしまう事が時折ありました。UPSIDERならスピーディーに取引データが反映されるため、計上漏れを防ぐことができます。

ベンチャーに嬉しい機能が満載!進化を続けるニュータイプの法人カード

以上、UPSIDERの4つのポイントをご紹介しました。便利ですよね〜!「上場のための法人カード」というキャッチコピーが付けられているだけあって、ベンチャーにとって嬉しい機能が満載です。

一部加盟店では利用できない場合もありますが、取引可能な利用先もどんどん増えているようです。ここ1年で様々な新機能も追加されており、今後さらに便利になることが期待されるサービスです。

ツールを上手く利用して業務の無駄を無くそう!

VARKでは、今回ご紹介した3種の管理系ツールを利用して、業務が劇的に効率化しました。TeamSpiritを利用して工数入力を簡略化することで、勤怠管理が以前よりスムーズになりましたし、アップグレードしたfreeeとUPSIDERを連携して利用することで、会計の入力業務にかかる時間が大幅に削減されました。上場に向けて様々な面での成長を目指しているVARKにとって、この効率化はとても大きいものです。

人材・財源に余裕のないベンチャーにとって、管理会計や勤怠管理にはあまり人員や時間を割きたくはないですよね。各種ツールの利用料は、人件費に比べたら格段に低コストで、なおかつスマートです。便利な管理系ツール、お試しになってみてはいかがでしょうか?

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