営業アシスタント・オペレーションスタッフ | 大橋 夕子

アパレル業界経験後、結婚を機に退職し、自身でECサイトを立ち上げ。
その後Web業界に転身し、ブログやSNS運営などを生業とするが、面白みのある仕事を探し、オンライン秘書に。
サポートスタッフとしての更なる成長を目指し、2022年4月にプロパゲートにジョイン。
問い合わせ対応／営業サポートの他、InstagramDM送信システムの進行管理などを担う。

問い合わせにいち早く対応し、１件でも多くのアポイント獲得に繋げていく

現在の仕事内容

社会に出て初めに経験したのはアパレル業界でした。
結婚を機に退職後はECショップの立ち上げ、ブログやSNSの運営など自身が一人で出来る仕事が中心に。

そんな時、友人から「向いてそう！」と言われたオンライン秘書のお仕事が面白そうだと思って、個人の方のアシスタントを経験しました。
その時の業務はPCでの軽作業的なお仕事が多く、スキルアップを目指して新しい仕事を探していたところ、プロパゲートの募集を見つけ、「これだ！」と思ってすぐに応募、とんとん拍子にお仕事が決まったんです。

ジョインした当初から担っている、メインのお仕事は営業アシスタント業務。
プロパゲートでは、インバウンド型の営業手法をとっています。
まずお客様からお問い合わせをいただき、初回のアポイントを調整し、営業にトスアップする。
この問い合わせ対応のお仕事はスピード勝負。
公式LINEやメールで頂いた問い合わせに、出来る限り即対応でお返事し、アポイントに繋げます。
「いかに対応をスムーズに行い、１件でも多くアポイントに繋げられるか」そこに全力を注いでいます！

営業アシスタントの業務は
・LINE／メールの問い合わせへの回答
・営業とのスケジュール調整
・オンラインアポイントの設定
・顧客管理システムへの登録
など、１つの案件でも工程は細かく決まっており、レクチャーを受けたときにはあまりの細かさに驚きました。
いくつもの案件がパラレルに回っているので、全体構造を理解していないとできないお仕事です。
慣れるまでは苦労しましたが、今では営業メンバー達に「夕子さんは実は二人いる」と噂されるほどスピーディに対応できるようになりました笑

その他にはシステム上の顧客管理、InstagramのDM送信システムのオペレーション管理全般やお客様への請求関連のお仕事など、バックオフィス業務を広く担当しています。

先回りと効率でスムーズな営業接続が出来た時がアシスタントの醍醐味

この業務のやりがいや面白さ

やりがいを感じるのは、営業の役に立っていると実感できるとき。
頑張りを営業メンバーに認めてもらえているのはやっぱり嬉しいですね！

問い合わせをうまくアポイントに繋げて、1日の営業のスケジュールが朝から埋まっていると嬉しいです。
営業マンのみんなは大変ですけど…笑
効率的に一連の業務を行なって接続ができると、営業マンもスムーズに動けると思うので、綺麗に回っていると面白さを感じます。

毎日同じような仕事をしているようでいて、ルーティンの中にも色々なことが起こってすごく刺激的なんです。
例えば、問い合わせ内容はお客様によって異なりますし、営業とのやりとりも毎回同じではない。
状況に応じて対応をしていくのが楽しいんです。
今日はアポイントがたくさん入っていそう、などの営業のコンディションによっても対応を工夫しています。
通常オペレーションだけでなく、先回りして対応を申し出たり。
マルチタスクが好きで、周囲の状況を想像しながら回せるのが、やりがいに繋がっています。

プロパゲートに入ってからは本当に色々なお仕事をさせていただいていて、1つ1つが勉強になり、とても感謝しています。
私が頂いている業務自体の幅も広いですし、会社自体に新しいこともたくさん取り入れられていて。
事業フェーズの変化に応じて新しいシステム導入がされたり、オペレーションを変更したりということがあるのですが、すごく勉強になるなと感じています。

単なるミスで終わらせず、人的ミスを防ぐ徹底したオペレーション管理に繋げる

今まで経験した苦労や壁

何人かのオペレーションスタッフさんとのお仕事で、自身が進行管理を一任されている業務があるのですが、自分でコントロールできない部分で大きなミスが起きてしまったんです。
ギリギリのところで事なきを得たものの、その時は本当にショックを受けました。
複数名のスタッフさんが携わってくれているので、スタッフさんの作業工程でミスが起きてしまうことも。
なぜそのようなミスが起きたのか、原因を洗い出し、ミスの起きない工程を踏めるよう、オペレーションを再整理。
関連スタッフさんにも、意識づけの意味で適宜注意喚起しています。

時には自分がミスしてしまうこともあります。
確認不足によるミスが何度も続いてしまった時に代表の松岡さんからも愛あるお叱りを受け、大反省。
「もっとできることは何か？」を考えて次に活かせるように、より一層工夫するようになりました。
細かな改善を積み重ねていった結果が今の細かな管理体制に繋がっています。

「周囲のお仕事を楽に出来ること」を第一に考えたサポート体制

大切にしていること

私が大切にしているのは、営業メンバーが営業のことだけを考えてお仕事できるようにすること。
他のことは私の方で全てサポートできるのが理想。
営業メンバーは案件を同時に何件も抱え、新規アポイントから納品までを担当しています。
かなりの負荷が掛かる業務だと思うので、アポイントまではストレスなく行なってもらえるように細心の注意を払っています。

営業メンバーもそうですが、代表の松岡さんがとにかく忙しそうなので、できればそこもサポートしたい！
なるべく松岡さんのお仕事が楽になるようにできれば良いですよね。
全体を見て、細かい仕事は担えるようになれればと考えています。

実はプロパゲートに来る前、サポートスタッフとしての経験が豊富ではなかったので、他の企業の応募はなかなか難しかったんです。
プロパゲートでは、経験が多くない私をすぐに採用してくれて、こんなに色んな仕事を任せてくださって、本当に感謝しかないんです。
少しでも恩返しがしたい！という気持ちで日々の業務に取り組んでいます。

アシスタントに留まらず、どんどん出来る仕事を広げていきたい

今後挑戦してみたいこと

私に出来ることならなんでも！
難しいと思うことでも、挑戦してみてもっと出来ることを広げたいんです。
最近担当するようになった業務も、「大丈夫かな？」と思ったけど、日々創意工夫でなんとかやれています。

他の会社の営業アシスタント、オンライン秘書のお仕事は決められたお仕事しかできず、なかなかスキルアップが難しいと思っています。
プロパゲートでは、色々と新しいお仕事をご依頼いただき、スキルアップが叶えられていると実感しています。
これまでできなかったことがどんどん出来るようになると、自信にも繋がる。
私と同じように、これまで出産／育児などでお仕事をセーブしていたけど、子育てがひと段落したから、新たなお仕事にチャレンジしたい！という方は是非飛び込んでみて欲しいと思いますね！
楽しいよ、と伝えたいです。

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