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新卒2年目社員が実践!~生産性をあげるコツ~

こんにちは!ポート株式会社人事部です。
今回は、新卒2年目社員の黒須さんが社内報にて執筆した「生産性を上げるコツ」について、ご紹介いたします!

みなさんは、日々の時間の使い方生産性について一度見直したいと思ったことはありますか?
私は入社2年目となりますが、日々いかに効率よく業務をすすめ、生産性を上げるかを意識しています。

そんな時に、社内報の編集後記で「タイムマネジメント大全」という書籍が紹介されていて、これは間違いなく私が読むべき本だとすぐに購入を決めました。



今回は、その書籍の内容から学び、自分の生産性を高めるために取り組んだことをご紹介したいと思います!少しでも同じような悩みを抱える方の参考になればいいなと思います。


~生産性を高めるためのファーストステップ~

★自分の時間の使い方を把握する
そもそも「なんとなく生産性を高めたいけど何から手を付ければいいかわからない」という方は多いのではないでしょうか。(私はそうでした)
そういった方は、自分の時間の使い方を把握することから始めましょう。

何にどれくらい時間を使っているかを把握することから始めることで、その後打つべきアクションが明確になります。

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「あったらいいな」ではなく、「なくてはならない」を創造し、世の中の全ての人々に幸せを届けること。 市場競争のなかで、単に会社を拡大させたり、誰かの真似事をしたりするのではなく、 私たちが「解決したい社会課題」に対して、あるべき未来を描き、 様々な障壁を乗り越え、事業を創り上げていくこと。 「世界中に、アタリマエとシアワセを。」 これが、PORTのミッションであり、大切にしている価値観です。 PORTでは、数多くある社会課題の中でも、人生の中で体験回数が少ない領域を「非日常領域」と定義し、当該領域が抱える社会課題に対して重点的にアプローチしています。 人生での体験回数が少ない領域は、ユーザーにとってノウハウが溜まりづらく、意思決定をするにあたって不透明性の高い領域です。 そのため、ユーザーの意思決定そのものが社会課題に発展していることが多い領域であると考えています。 そこで、当社は、それらのマーケットに最適解となるソリューションを創出することで、構造的な社会課題の解決を目指しています。 私たちと一緒に、「社会を動かす仕事」をしませんか?
ポート株式会社


★実際にやったこと
①googleスプレッドシートを用いて行動ログをとる

私が所属する部署では、スケジュールを管理できるシートが用意されていたためそれを活用しました。

※一例です

②行動ログを基に振り返りを行う
自分の行動を分類して検討しやすくします。

(例)
ミーティング系/作業系
頭を使う系/頭を使わない系
自分がやる必要がある系/他の人でもできる系 等

★結果

私の場合、以下の項目で無駄が多いことが判明しました。

また、上記の他に自分ではなくて他の方の力を借りた方が良いタスクもたくさんあることに気付きました。

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~生産性を高めるためのセカンドステップ~


★時間の使い方を考える
自分が何にどれくらい時間を使っているかが分かったら、次はどのように時間を短くしていくかを考えます。具体的には以下2点から検討します。

①短縮できる時間は何か(=タスクの処理スピードを上げる)
②なくせる時間は何か(=やらないことを決める)

★実際にやったこと
①時間を短縮する(=タスクの処理スピードを上げる)
・メールテンプレートの種類を増やし、作成時間を短縮する

  • ②時間をなくす(=やらないことを決める)
    ・タスク管理はメールボックスとToDoリストを活用してGmail内で一括管理
     →タスクを探す時間をなくす
    ・使わないタブやウインドウは一刻も早く閉じる(ctrl+wですぐに消せます)
     →必要なタブやウインドウを探す時間をなくす
    ・一部の仕事を他の方に対応していただく
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「あったらいいな」ではなく、「なくてはならない」を創造し、世の中の全ての人々に幸せを届けること。 市場競争のなかで、単に会社を拡大させたり、誰かの真似事をしたりするのではなく、 私たちが「解決したい社会課題」に対して、あるべき未来を描き、 様々な障壁を乗り越え、事業を創り上げていくこと。 「世界中に、アタリマエとシアワセを。」 これが、PORTのミッションであり、大切にしている価値観です。 PORTでは、数多くある社会課題の中でも、人生の中で体験回数が少ない領域を「非日常領域」と定義し、当該領域が抱える社会課題に対して重点的にアプローチしています。 人生での体験回数が少ない領域は、ユーザーにとってノウハウが溜まりづらく、意思決定をするにあたって不透明性の高い領域です。 そのため、ユーザーの意思決定そのものが社会課題に発展していることが多い領域であると考えています。 そこで、当社は、それらのマーケットに最適解となるソリューションを創出することで、構造的な社会課題の解決を目指しています。 私たちと一緒に、「社会を動かす仕事」をしませんか?
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★結果

これらの取り組みを行った結果、残業が発生していた月と比較して16.14時間も作業時間を短縮することができました。さらに、売上をはじめとした1月あたりの成績で、過去最高の成果を残すことができました。

また、クライアントとのミーティングや資料作成など、昨年7月から新たに追加された業務が多数あったものの、残業時間を削減できました!

今回は無駄な時間をなくすことにフォーカスして取り組み、結果的に空いた時間を注力業務に充てることができました。今後は重要度が高い仕事に時間を使うことにフォーカスしてタイムマネジメントを考えていけば、さらに効率よく仕事を進められると感じました。


あとがき

上記は、当たり前ですが自分だけの成果ではなく、同じチームのメンバーや日々一緒に協力し合う他部署のメンバーのおかげです。(ポートには足を向けて眠れない方ばかりです 〔笑〕)

個人としては1日を振り返ったときに、まだまだ何をしているか覚えていない時間があることや、優先順位をつけられず時間の使い方を誤って後悔することが多々あります。

みなさんも就職活動を効率的に進めたり社会人に向けた準備として、ぜひ時間の使い方を見直してみてはいかがでしょうか?

執筆:リクルーティングアドバイザーグループ 黒須

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