きのもと商会では2023年2月から週に1回、メンバー全員が集まる定例会議を実施してきました。
始めたきっかけは少しつまづきを感じていた社内コミュニケーションを円滑にすること。
実際に始めてみると、組織の雰囲気が良くなっていくのを肌で感じ、「今の組織に合っている」と思える状態が続いていました。

ただ、組織の人数や事業の状態が変われば会議の役割やちょうどよさも変わってくるもの。

開始から早くも3年近くの時が経ち、その間に変化してきた組織の状態に合わせて会議の形態も少しずつ見直してきました。

この記事では会議の形態がどのよう変化してきたのか、そして現在の形に至ったのか、組織の状態とあわせて振り返っていきます。

会議形態の変遷

初期

【組織の状態】

• メンバーは5〜10名ほど
• 事業の中心は空間デザイン事業

【会議の形態】

• 週1回、金曜日の午後に開催
• 2時間確保し早く終われば早く解散、長引くことも
• 会議前までに議題を募りNotionのページにまとめる。内容は案件進捗報告＋メンバーがそれぞれ共有・話し合いたい議題を持ち寄る
• リモートのメンバーも参加するため、Google meetで画面共有しながらの実施
• 代表村山がファシリテーターを務める

人数が少なく、事業も比較的シンプルだったため、全員で集まって状況を共有するやり方が効率的に働いていました。

中期

【組織の状態】

• メンバーは15名前後に増加
• 空間デザイン事業に加え、Web制作事業・不動産プロモーション事業が立ち上がり事業部制に移行
• それぞれの事業で手探りの取り組みが増え、扱う案件の種類や情報量が増加
• オフィスが2拠点に増えた

【会議の形態】

• 週1回、月曜日の夕方に開催
• 所要時間は2時間程度。案件の種類や幅が増え、予定より長引くことも
• 各メンバーが自分のプロジェクトについて発言し、あわせて全社向けの連絡・共有事項を扱う
• オフィスが2拠点になったこと、イタリアからのリモート参加もあり、引き続きGoogle meetで画面共有しながらの実施
• ファシリテーターはメンバー内でローテーション制へ移行

事業やメンバーが増えたことで扱う情報が増えました。全員がすべての話題にフルで関わることの難しさが少しずつ表面化……。

最近

【組織の状態】

• メンバーは20名前後に
• 事業部ごと、時には事業部を横断してプロジェクトを進める体制が定着

【会議の形態】

• 月に1回、最終週の月曜日に開催
• 所要時間は3時間弱
• 日々の案件進捗ではなく1ヶ月間の活動報告がメイン。あわせて3か月に1回、クォーター単位での数字の共有を行う。
• 岩本町オフィスに全員集まって開催。イタリアからの参加メンバーのためにGoogle meetも併用
• ファシリテーターは引き続きメンバー内でローテーション
• 形態を見直すタイミングで、これまで特に意識せず使っていた「定例会議」という呼称を見直し。メンバーから新しい呼称のアイデアを募り、朝日さんの「ライブテーション！（LT！）」のアイデアを採用！

形態の変化について

初期の定例会議は、すべての案件の進捗を確認しながら、組織としての目線を合わせることを目的に、さまざまな話題を共有していました。

そこから、空間デザイン事業を軸とした体制に加え、複数事業の立ち上げ・展開が進み、扱う案件の数や幅が広がります。その変化に伴い「すべての案件を全員で細かく追うこと」にだんだんと違和感が。

事業部ごとの動きがスムーズになるにつれ、全社のすべての案件について詳細に進捗を追うことはかけている時間に対して得られるものがだんだんと少なくなっていきました。
あえて自分が直接関わっていない案件について知る場をつくっていたものの、時間がかかるわりに自分ごとになりづらく、集中を保つのが難しい場面も増えていきます。

そこで、せっかく全員が集まる全社会議だからこそ、より主体的に関われる場にしたいと考え、会議の形を見直しました。
まず、ファシリテーターをメンバー内でローテーションに。開催頻度も週1回から月1回に変更し、マネージャーが1ヶ月のトピックスや成果、全社として共有したい事項を発表する形態に移行。

数字の詳細な確認は、別途実施しているマネージャーMTGに切り分けました。

また、3ヶ月に1回のクォーターの振り返りではケーキを用意してお茶をしながら参加するなど、「お疲れさま」という空気感も大切にしています。

変えてみてどんな感じ？

事業部化して1年と少しが経ち、メンバー数に対して、想像以上に事業部ごとの縦割り感が感じられることも。

そのため、ライブテーション！は他事業部が「今なにを大事にしているのか」「どんな成果が出ているのか」を知る、貴重な機会になっています。
案件の進捗ではなく、事業部の戦略や成果に目を向けることで、これまでに見えにくかった個人やチームの努力にも少しずつ光が当たるように。

一方で、もともと組織としての前提や目線を揃えるために始めた場として考えると、状況を「知る」ところて止まってしまっている部分もあります。
ライブテーション！ だけで完結させようとせず、他の取り組みとあわせて補っていく必要があると考えています。

今後も反省しながら、試しながら、会議の形はこれからも組織の状態に合わせて変え続けていくつもりです！