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思い切った議事録公開には、2つの大きなメリットがあった

昨年12月、Diverseボードメンバー合宿が開催されました!Quarter毎に行っているボードメンバー合宿ですが、今回は2日間、10時〜18時までの集中した内容となりました。
さて、この合宿には1つ特徴があります。それは議事録を全社員に公開していることです。そこで今回は、議事録を公開する目的と、そこに踏み切った想い、ねらいなど、取締役の桑原英太郎(くわばら・えいたろう)さんに話を聞きました。

コミュニケーションを大事にしたボードメンバー合宿 in Diverse社内

——2日間にわたる合宿、どこで開催されたのですか?

桑原:合宿と名前はついていますが、今回はコロナ禍ということもあり社内の会議室でディスカッションする形態を取りました。合宿と名前はついていますが、宿泊はしていません(笑)。
いつもと同じ場所、いつもと同じメンバーではありますが、オフサイトの形式で直前3ヶ月の振り返りをし、この先3ヶ月のテーマを決める、という重要な場です。
今回は「2021年、成長していくためには?」という少し大きなテーマを取り上げました。経営と部室長の目線合わせも重要なポイントでした。

——メンバー構成は?

桑原:社長、取締役、部室長、TechLeaderの計10名が参加しました。普段、みんな忙しいのでまとまって話せるこういう機会は本当に貴重です。「有意義なものにしたい」という気持ちでみんな臨んでいると思いますね。

——会議のルールなどはあるんですか?

桑原:はい、しっかりと合宿でアウトプット出すためにも色々工夫しています。
まず、事前に決めたアジェンダにそって担当は発表内容をある程度公開しておき、その内容に各自意見をまとめて、共有シートに公開しておくようにしています。ですので、会議の場で考え始めるというよりも事前に各自がそれぞれの意見をもって参加できるような工夫をしています。
全社的にも会議の質を上げる取組みをしているので、このボードメンバー合宿は手本となっていきたいですね。また、細かいですが「本音で話そう」「懸念だけではく回避方法もセットで発言しよう」といった合宿ルールがアジェンダの中にひっそりと書かれていたりします。

議事録を公開することで、個人の行動を促すきっかけになればいい

——ところで、議事録公開に踏み切った大きな理由は何ですか?

桑原:一番の理由は、「会社の透明性を一段高くしたい」ということです。つまり、全メンバーにDiverseの今とこれからを洗いざらい、知っていただく。そういうことです。
というのも、現在のDiverseってベンチャー企業ですから経営層と現場が近いんですよ。だから「今、会社はどうなっているの?」「この先どうなっていくの?」ということに少なからずメンバーのみんなは関心があると思っています。議事録は、その「知りたい」に答えるアンサーでもあるんです。
同時に経営側としては、「メンバーのみんなはどう思っているの?」「個人一人一人が課題解決に向けて、目線合わせをして欲しい」というこちらからの願いも含んでいます。

——受け取り方は、人それぞれ違ってきそうですね。

桑原:はい、それでいいと思っています。
あくまで公開はこちらの判断。見るのも、見ないのもそれはみんなに委ねています。(本当はみんな見てほしいですけど笑)ただ、ひとつ言えるのは会社の決定事項がはっきりとわかることで、少しずつ行動は変わってくるだろうと。
議事録に書いてあることは決定事項ばかりではありません。結局、やらないこともある。でも、考え方や考えている方向性を知っておくだけで普段の仕事にもいい影響はあると思うんですね。
住宅を建てるときを例にしてみますが、現在の要望だけ知っている場合と、将来の想定もセットで知っている場合では全く違う家になると思います。
「親を引き取る予定がある」ということがわかっていれば、予め手すりをつけておくとか、住まいに親がいつ来ても良い部屋を確保するとか、「設計」が変わりますよね。そしていざ行動するフェーズになっても、理解しやすいし安心して進んでいける。

——確かに、前もって進んでいく方向がわかれば、それに適応した行動に変わっていきますよね。

桑原:はい。そう思います。
例えば社員の福利厚生を考えている場合に「今後会社としてはこの方針になるだろう」ということがわかれば、事前に策を打てる。先を見据えた上で適切なツールやシステムの導入が現場レベルで判断することができる。
つまり、会社の方向性が自分の中で落としこまれるので、行動がしやすくなるんですね。これが1つ目の大きなメリットです。
これはだいぶ良い見方ですが、全体的に、生産性向上の一翼を担う部分がある、と言っても良いかもしれません。

Valueの実践には、オープンマインドは欠かせない

——会社としての方向性や、思考を知らせる、ということは社員と会社の方向性が一致すれば大きな力を発揮しそうですよね。

桑原:はい。経営サイドが持ってる課題感や今後のビジョンなど、細かな部分にわたって共通認識することで、ひとつの目標に向かって進んでいきやすくなる、ということはあるでしょうね。一つの推進力ともいうべき大きな力です。
さらに、チャレンジすることへの心理的安全性の確保にも繋がりますし、よりValueを実践しやすくなると考えています。
ひとりひとりが会社のMissionやチーム課題に主体的に向き合っていく、アンチマイクロマネジメントな会社を実現していきたいです。

——少し話はそれますがカルチャーフィットにも影響しそうですね!

桑原:はい。合宿では中長期的な話も多くしていて、議事録で開示します。
次のQuarterのテーマとは別に「どういった会社のカルチャーにしていきたいか」という目線合わせもメンバーとはできると思います。
現在、Mission・Vision・Valueをもう少し分かりやすく解説したBibleを作成しているのですが、議事録を見れば「なぜ作るのか」という背景も垣間見えるので、理解するひとつの手助けにはなるのではないかと思いますね。
その一方、情報開示することでメンバーの中には質問や疑問が出てくることもあるでしょう。そこからうまれる議論もあります。ただ、そこを避けていては本当のカルチャーはできないと思っています。決定事項だけ伝えていては駄目ですね

——議事録を開示することで桑原さんや、社長の津元さんもいい意味で刺激になりますね。

桑原:はい、議事録を公開することで、私や津元さんにも内省度が高まったことは確かです。「自分たちはちゃんと課題解決に向けた行動ができているか?」とより深く振り返るようになりました。
意思決定したことや、議論で決まったことがそのままになっていないか?ちゃんと行動できているか?など、言ったことに対して責任を持つ、ということを改めて突きつけられるんですよね。実際、反省することも多くて…。これが2つ目の大きなメリットです。

——なるほど…議事録公開には2つのメリットがあるんですね!

桑原:はい、そうです。僕たちがまた、課題に向けて実現していくことで、メンバーも僕たちの信頼度は高まるでしょう。と同時に、僕たちもまた、メンバーを信頼して議事録を公開しています。だからこそ、ここから健全な意見交換が生まれていくはず、と期待しているんです。
議事録公開、すごく良い仕事をしてくれると思いませんか?(笑)よりカルチャーフィットした新しいDiverseになっていく、進化していくのが本当に楽しみです。

——桑原さん、ありがとうございました!

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