月次決算を1日で終えました。
しかも、1日で終えようと目標を立てることもなく、努力したこともなく・・・。
これはゼロベースでおこったある種の事件でした。

なぜ1日で月次決算を終えられたのか　パート１

これが、まったく意識をしていなかったため、改めてなぜ1日で終わったかを業務に分けて考えてみました。
月次決算をするプロセスは大きく5つに分かれます。
１．販売プロセス・・・請求書の発行、入金確認、債権残高管理
２．購買プロセス・・・支払い予定の登録、支払処理、支払漏れのチェック
３．経費精算プロセス・・・経費精算の申請、申請内容のチェック/上長承認、申請者への支払い
４．財務プロセス・・・借入の返済/支払利息の管理、借入/貸付金の管理
５．給与計算プロセス・・・勤務時間の集計、給与計算、支払処理

僕たちは社内でこれらの業務を役割分担するとともに、各種のツールで管理しています。

１．販売プロセス・・・請求書の発行、入金確認、債権座高管理

➡【請求書の発行】
　freeeで請求書を発行。
　発行前の請求内容はエクセルで管理。
　エクセルはDropbox上でスタッフ間で共有し、タイムリーに更新。
　アルバイトスタッフがエクセルを確認しながら、freeeで請求書を作成。
　請求書の作成タイミングは、だいたい25日前後。
　請求書の確定は、30日前後。そして発送。
➡【入金確認】
　freeeとネットバンキングを連携。
　freee上で入金を都度チェックし、入金結果をfreeeへ登録し、債権の消込も同時に完了。
　都度の入金消込をしているため、入金確認はほぼタイムリーに把握している。
➡【債権残高管理】
　freeeで管理。freeeの売掛レポートを確認し、回収漏れの有無をチェック。

２．購買プロセス・・・支払い予定の登録、支払処理、支払漏れのチェック

➡【支払予定の登録】
　freeeで管理。
　支払い予定の請求書が到着したものに、僕が勘定科目を用紙に記載し、アルバイトスタッフがfreeeへ支払い予定を登録。このとき、支払期日を登録し、支払漏れの管理に続ける。
　また、支払予定を登録することで、freee上で費用が発生ベースで計上されることも非常にメリットになっている。
➡【支払処理】
　freeeとネットバンキングを連動させ、支払処理を完了。
　具体的には、freeeの買掛レポート上で支払処理が行える（ネットバンキングとのAPI連携のおかげ）。
　ネットバンキングへのログイン等の手間もなし。
　ただし、freee上で取引先ごとに1度、支払口座の登録が必要。
　振込予約を僕が毎月25日前後に実施（給与支払と同タイミングが多い）し、支払漏れを防止している。
➡【支払漏れのチェック】
　freee上で管理。具体的には、freeeの買掛レポートを確認することで確認。
　ここでポイントは、freeeに登録されていないと支払漏れのチェックが漏れる、ということ。
　登録スタッフにしっかりと支払い予定の請求書を渡すことが重要。

ここまで、販売プロセスと購買プロセスについて、どう進めているのかをご紹介させていただきました。
パート２では、残りのプロセスをどう進めているのかをご紹介するとともに、月次決算を早めるためのコツをお伝えいたします！

パート２へ続く！