こんにちは＾＾
コクー株式会社の坂本です。

前回の記事で、マーケティング・オートメーション(以下「MA」)の運用で最も重要なのは人財＝運用専任担当者の選定であると書きました。

今回は、専任担当者のほかに、合わせてMA運用に必要なポイントを4点まとめました。

MA運用に必要な"4つのポイント"

私たちが実際にMAを運用して、ミスなく正確かつ効率的な運用の実現のために
見出したポイントは、以下4点です。

1.操作マニュアルの作成
2.命名規則を用意する
3.チェックリストを用意する
4.ダブルチェック

POINT1．操作マニュアルの作成

実際の運用で必要なマニュアルは、
「これを読みながら操作すれば、ミスのない設定ができる」
といったものだと思います。

私たちはMAの操作方法を自分たちが使いやすいようにまとめた、
自社独自の操作マニュアルを作成しています。

属人化を避けるためにも、手順や注意事項をまとめた資料を作成し、
MAを操作することをおすすめします。

POINT2．命名規則を作る

MAの運用では、「名称や項目名を決める」作業が多いのですが、
中には、命名に関してあまり深く考えていない人もいるようです。
この作業を適当に進めてしまうと、後々そのMAを触るメンバーが苦労することになります。

この「名称や項目名を決める」作業の例として、以下が挙げられます。

・コンテンツやキャンペーン、などの名称を決める
・フォームの項目名を決める

例えば、
「新商品発売のお知らせ」、「新商品のご案内・20160901」、「新商品発売のお知らせ・2016夏」
と、同じ新商品の紹介ということでも、
「お知らせ」や「ご案内」など、件名に含む文言が統一されていなく、
日付や季節性を表す文言の有無などにも規則性が見られません。

そのため、メルマガコンテンツの効果検証をしようと思っても、
命名がバラバラなので、目的のメルマガを探すのに手間取り、
検証結果がレポート化されるまでに時間がかかってしまっていました。

コンテンツやキャンペーンの管理が大変になるので、命名ルールの設定を推奨します。
また、名称に日付を入れることで、キャンペーンの時系列が明確化されるため、
PDCAサイクルを回しながらの効果検証がスムーズになります。

POINT3．チェックリストを用意する

MAでキャンペーンを作成する際は、
メールやプッシュコンテンツの作成、ランディングページやフォームの作成など、
様々な作業があります。

そのうえ、誤った情報を配信しないように、誤字脱字はもとより、
配信先にも注意を払う必要があります。

MAやメルマガ配信ツールの運用に携わったことがある方は、
そのプレッシャーがおわかりいただけると思います。

しかし、人間がおこなうことなので、ミスが発生します。
このようなミスは、確認の抜け漏れで発生するケースがほとんどなので、
チェックリストを用意することで、ミスを防ぐことができます。

チェックリストはMA運用において必要不可欠です。
最初に可能な範囲でチェック項目を取りまとめ、運用を続ける中で更新をする形でも構わないので、
MA運用を始めたら、まずはチェックリストの作成に取りかかることをおすすめします。

POINT4．ダブルチェック

操作マニュアル、運用ルール、チェックリスト、この3点を用意すれば、
ミスを防止する効率的なMA運用の準備が整います。

そして、もう1点重要なのは「作業者以外の第三者の目」です。
作業者のほか、最低でも1名、「確認者」をアサインして、ダブルチェックができる体制をつくります。

作業者の
「自分でも確認するけど、不安だからもう1名誰かに見てもらいたい」
という精神的な不安の払拭にもつながります。

作業者は自身の設定が正しいとの思い込みがあるので、
作業に関与していない第三者の視点で確認することで、
作業者が気づかないミスや漏れの発見がしやすくなります。

確認者が作業者の隣に座って、操作を一緒にチェックする方法をおすすめします。
前述のチェックリストにも、確認者のチェック欄を設け、
ダブルチェックした旨を可視化するとなお良いでしょう。

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