株式会社G-gen（ジ−ジェン）の営業 小林です。

2023年10月に株式会社フタバ様向けに Google Workspace 利用勉強会を開催しました。
本記事では、勉強会までのストーリーと勉強会実施レポートになります。

「業務円滑のためにGoogle Workspaceを導入した！けどなかなか全社で利用が促進されない..」

新潟で業務用出汁/調味料を取り扱う製造加工メーカーの株式会社フタバ様。

ダシを科学する。株式会社フタバ

以前はホスティングサービスでメールサーバを運用されてましたが、不定期な障害発生からGmailの利用を検討し、2023年1月からGoogle Workspaceの利用を開始されました。
2023年夏頃、既存メールサーバからGmailへの切り替えを行い、メールとしての機能の利用は進んだものの、Gmail以外のGoogle Workspaceの利用は進まず。

そこで、G-gen社から利用者ユーザー向け Google Workspace 勉強会のご提案をしました。
情報システム部門のご担当者とGoogle Workspaceの利用が進まない理由について、ディスカッションを繰り返しました。

お話を伺う中で、様々な理由が挙がりましたが、集約すると以下の課題が浮き彫りに。

「Gmail以外のGoogle Workspaceサービスをどうやって業務に使って良いのか分からない」

この課題に対して、G-genからの以下のような進め方で合意しました。

①Google Workspaceを実際に一緒に操作しながら学習するため、勉強会は対面で行う

オンラインでの開催も検討しましたが、オンラインだと参加者の進捗や理解度が読めないためオンサイトでの開催は必須で進めました。

②Google Workspaceおよび社内ツールの利用状況を反映した勉強会にする

一般的なGoogle Workspaceのサービス説明ではなく、現在の社内システムの利用も伺いながら、勉強会の内容をすり合わせしました。例えば、「社内でGmailのラベルと連絡先を混合している人がいる」といったお悩みを伺いしましたので、Gmailのラベルと連絡先の機能を時間をかけて説明しました。

③G-genの働き方についてご紹介することで働き方が変わっていくイメージを持ってもらう

大きな課題として、「Google Workspaceをどうやって使っていいか分からない」という状況だったので、Google Workspaceをフル活用して業務を行うG-genの利用方法やGoogle Workspace利用時のルールも説明することで、利用イメージを持ってもらう工夫をしました。

Google Workspace 勉強会 実施レポート

Google Workspace 勉強会当日は各部署から選出いただいたGoogle Workspace の活用を取り組む社員の方12名にご参加いただきました。

以下のようなアジェンダを準備しました。

午前の部

自己紹介 / 勉強会の目的

最初にG-genのメンバーの紹介。

そして、今回の勉強会の目的を共有しました。ただ、Google Workspaceの紹介をするだけではなく、なぜGoogle Workspaceを利用するのかをお伝えすることで、これから実施する勉強会の意義を明確にしました。

G-genのGoogle Workspaceを活用した働き方

勉強会の中でも重要視していたコンテンツである「G-genでのGoogle Workspaceの活用事例」

Google Workspace導入による働き方の変化をイメージしてもらいました。

こちらの内容はWantedlyのストーリーでもまとめていますので、是非御覧ください！

G-genの流儀。クラウドネイティブな10の働き方

ここからは実際のサービスの活用方法とそれぞれのサービスのハンズオンを実施しました。

Gmailの利用

以下のような機能のご説明

• 設定画面の活用（送信取り消し/連絡先への自動登録/カテゴリ）
• 閲覧ウィンドウの設定
• ラベルの活用

そしてラベルを実際に作成してフィルタリングを行うハンズオンを行いました。
みなさん普段の業務からGmailを利用されているので、多種多様なラベル管理をされており、皆様のメール管理の工夫をお話させていただきました。

Google Connectの利用

以下のような機能のご説明

• 連絡先の作成
• ラベルの活用
• Gmailでの活用

そして連絡先でラベルを作成してメールを送付するハンズオンを行いました。

Google Chatの利用

以下のような機能のご説明

• Google Chatの基本（個人チャットとスペース）
• チャットの見やすい使い方（メンションとスレッド）
• ファイル共有

そして参加者同士でチャットのやり取りを行うハンズオンを行いました。
ここでは、非常に和気あいあいと参加者同士のスペースの会話やリアクションによるコミュニケーションを取っており、楽しく進めることが出来ました。
プライベートでLINEを利用されている方がほとんどでしたので、チャットコミュニケーションへの抵抗は少ない印象です。

お昼休憩

お昼ごはんはフタバ様が運営する「ON THE UMAMI」へ。どの料理もお出汁の効いており、非常に美味しかったです。燕三条周辺にお越しの際は是非お立ち寄りを！

ON THE UMAMI TSUBAME SANJO PORT

午後の部

Google Meetの利用

以下のような機能のご説明

• Google Meetの基本（会議作成 / 参加）
• オンライン会議で利用する機能のご紹介

そしてMeetの様々な機能を体験いただくハンズオンを行いました。

Google Driveの利用

「プライベートでGoogle Drive使っている人はいますか？」という質問に対して、8割以上の参加者が利用しているという回答。

Google Driveの操作感には慣れている印象ですが、個人のGoogleアカウントと違うポイントについて詳しく説明しておりました。

• Webブラウザ版とローカルPC版の違い
• 共有ドライブの概念
• アクセス権限の設定
• ファイルサーバとの使い分け

そして共有ドライブ利用とアクセス権限付与のハンズオンを行いました。

参加者からの声

参加者からはフィードバックを一部抜粋しました。

• メールでのやり取りがおおいので簡単な内容などはチャットでもいいなと思った。メールよりドライブで共有した方が簡単になると思った

• 作業の予定やデータの共有、編集が関係者全員で見られるところが今後仕事で役に立ちそうだと思った

• chatやmeetの機能はわかりやすく学べました。

• ドライブはまだスムーズにできなかったので、もう少し自分でやって慣れる必要があると感じました。スマートフォンアプリも自分でダウンロードしてやってみたいと思います。

全体的には、Google Chat・Gmail・Meetはサービスの便利さを実感いただいた一方で、Google Driveは個人では使うものの、権限付与や共同編集が使い慣れていないため、少し理解が難しかった方もいるようでした。

今回の勉強会は満足度の高い状態で実施することが出来ました。

この勉強会を経て、フタバ様がGoogle Workspaceがどれだけ利用し、業務効率がされるかが重要になります。

G-genの強みは伴走支援。引き続きフタバ様へのGoogle Workspace活用をサポートしていきます。

このストーリーを見て、Google Workspaceの活用支援にご興味を持っていただけましたら、是非G-genまでお問い合わせください！

G-gen 公式サイト