こんにちは！

総務部 今田です。

今回で３回目の投稿となりますが、東京支社移転に関するエピソードをご紹介いたします。

　移転に向けて協業いただく企業様を1社選定し、本格的な移転準備を進めるため、週１回のペースで定期ミーティングを開催することになりました。 第１回目のミーティングは2024年12月5日に実施され、2025年2月1日の新事務所引き渡し、そして2025年4月1日までの移転作業完了を目指し、限られた時間の中でスムーズに進めていくことが求められました。

【定期ミーティングで内打ち合わせを実施した主な項目】

・新事務所のレイアウト最終決定

・椅子・机・キャビネット・他備品等の什器最終選定

・天井の素材・カーペット・床・間仕切り・ガラスパーティションの最終選定

・B工事（空調設備・電気・照明・防災設備・防水設備・間仕切り等）の内容確認と工程の決定

・C工事（什器搬入・内装工事・電話・インターネット配線工事等）の内容確認と工程の決定

・引越し業者及び、現事務所の什器買取・廃棄対応の確認と工程の決定

・上記の見積内容の確認と価格交渉 　etc

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　写真：新事務所の工事開始状況

上記と並行して、社内の引越し作業の取り纏めも進める必要がありました。

【引越し作業の主な実施項目】

・キャビネットの整理（資料の廃棄・業者様への資料等保存対応・新事務所への資料移設）

・オフィス機器の移動依頼、廃棄対応

・席決め（レイアウト確定後、社員の席の確定）

・書類・物品廃棄（廃棄書類・物品の整理）

・引越し作業の計画（総務部による対応内容の整理）

・個人の荷物整理に関するルール決め

・旧事務所の現状回復工事対応（内容確認・見積取得・工程調整・発注）　etc

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　写真：旧事務所の引越し状況

　移転業務を進める中で、さまざまな対応事項がありましたが、協力業者様や社内メンバーの多大な協力のおかげで、何とか進めることができました。しかし、当初予定していた予算を大きく上回る見積もりが提出されたため、泣く泣く新事務所のオフィスレイアウトや什器の見直しを行うこととなりました。

その結果、見積金額を抑えることはできましたが、再度引越しに関する工程の見直しが必要となり、当初予定していた４月１日(火)の新事務所オープンには間に合わず、最終的に４月１４日(月)オープンとなりました。プロジェクトを主導する立場としては、非常に悔いの残る移転対応となってしまいました。

移転作業の最終確認をしている際、工期が間に合わなかった事だけではなく、移転対応に関する社内からの厳しい意見もあり、マイナスの感情を引きずっていました。しかし、他部署の方が夜遅くまで引越し作業を手伝ってくださったり、工事業者の方から「このような事務所で将来働いてみたいですね」と新事務所の感想をいただいたり、偶然訪れたウォーターサーバーの営業の方から「素敵な事務所ですね。社員の方が羨ましいです！」と言われたことで励まされました。

その言葉を受け、これまで進めてきたことが決して間違っていなかったと改めて考え直し、社員に喜んでもらえるよう、最後まで気を引き締めて対応することができました。

　移転前日、東京総務部４名は、翌日（４月１４日・月曜日）のオープンに向けた最終準備を進めていました。多くの方々の協力を得て、事務所移転が実現することを改めて実感しながら、新事務所の使用説明資料の最終打ち合わせを行いました。準備を整え、やっとここまでたどり着いたという安心感と、新しい環境でのオフィスワークへの期待が入り混じる中、細部の確認を終えて、それぞれ帰路につきました。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　つづく