【マナー知識】ビジネスマナーの基本：敬語とメールの書き方

今回はビジネスメールの書き方と敬語について解説していきます。

みなさん、正しい敬語や正しいメールの書き方はご存じですか？

社会人になると毎日メールを作成することになります。

この記事では、注意すべき言葉と正しいビジネスメールの書き方をご紹介いたします。

ビジネスメールの基本の書き方

一般的なビジネスメールは6つのパートで構成されています。

①件名

件名はひと目で内容が理解できるように簡潔かつ要点を抑えて書きましょう。

件名がわかりにくいと見るのを後回しにされたり迷惑メールだと思われたりする可能性があります。

件名で検索できるように「自社の社名＋メールの内容」をしっかり記載することが重要なポイントです。

②宛名

本文の最初には誰宛なのかしっかりと記載してください。

「相手の社名＋部署名＋役職名＋名前様(さん)」と書くのが基本です。

また、社内メールと社外メールでは書き方が若干異なるので注意しましょう。

★Point

社内メール：総務課　〇〇部長

社外メール：〇〇株式会社　総務課　部長　〇〇様

③あいさつ文

宛名の次に書くのが、挨拶文です。

★Point

社内メール

(例)お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

(例)いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

社外メール

(例)平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社〇〇部〇〇です。

(例)お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社〇〇部〇〇です。

④本文(要件)

本文には一番重要な要件を記載しましょう。

ダラダラ書かず、必要な情報だけを簡潔に書きましょう。

はじめに結論を書いて、その下に日時や補足などを記載するとわかりやすいです。

⑤締めの挨拶

要件を記載したあとは締めの挨拶を書きましょう。

★Point

(例)　ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

(例)　引き続きご対応をよろしくお願いいたします。

(例)　ご不明な点がございましたらご連絡ください。

(例)　何卒よろしくお願いいたします。

上記のように簡単に締めれば問題ありません。

⑥署名

最後に、自分の情報をまとめた”署名”を記載しましょう。

★Point

・会社名

・部署名

・役職

・氏名

・電話番号

・メールアドレス

・会社の住所

・会社のHP

メールソフトで署名をテンプレートとして登録できるので、あらかじめ設定しておくと便利です。

宛先の注意点

メールの宛先には3種類あります。

①TO：必ず読んでほしいメインの宛先

②CC：参考までに目を通しておいてほしい宛先

③BCC：参考までに目を通してほしいが、他の受信者にはメールの送信を知られたくない宛先

この3つを使い分けるシーンが必ず出てくるので、しっかり区別しておきましょう。

ビジネスメールを作成するときの5つの注意点

①正しい敬語を使う

まず、敬語とは「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」と大きく3つに分けることができます。

尊敬語と謙譲語は少し難しく感じるかもしれませんが、「誰の動作か」がポイントです。

目上の人の動作には尊敬語を使用し、目上の人に対して、自分の動作について話すときは謙譲語を使います。

★二重敬語に気を付けましょう。

二重敬語とは、一つの単語(動作)に対して、「謙譲語＋謙譲語」「尊敬語＋尊敬語」のように同じ種類の敬語を重複して使用することをいいます。

(例)

・お帰りになられる。

正しくは、「お帰りになる」「帰られる」

・ご覧になられる

正しくは「ご覧になる」

・〇〇部長様

役職は地位を表す言葉なのでそれだけで敬語になります。

正しくは〇〇部長だけで問題ありません。

★Point

二重敬語にならないようにするには「お」をつけたら「れる、られる」は使わないということです。

正し、下記の通り容認されている二重敬語もあります。

・お召し上がりになる

・お見えになる

・お伺いする

②口語を使用しない

口語とは、日常的な生活の中での会話で用いられる言葉遣いのことです。

ビジネスメールでは、話し言葉は使用しないようにしましょう。

顔が見えないからこそ丁寧な対応が必要になります。

③クッション言葉を入れる

クッション言葉とは以下のようなものです。

・恐れ入りますが

・ご迷惑をおかけしますが

・お手数ではございますが

・お忙しい中恐縮ですが

このようなクッション言葉を添えるだけで、依頼や断りの文章に対する印象が柔らかくなります。

④ネガティブワードは使用しない

ビジネスメールでは、「できません」「〜は無理です」などのネガティブな言葉は使用しないようにしましょう。

ネガティブな内容を伝えなければならない場面では、「〜であれば可能です」というふうに肯定的な言い方に置き換えることが大切です。

⑤返信が欲しいときは事前に期限を伝える

「〇日までに返信が欲しい」と明確な期日がある場合は、あらかじめ相手に期限を伝えておきましょう。

文末に「大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご返信をいただけますと幸いです。」などと添えておくと良いです。

今回紹介したように、ビジネスメールの書き出しはある程度パターンが決まっています。

なので、あまり難しく考える必要はありません。

ビジネスメールで心がけたいのは、相手の状況を気遣うこと、わかりやすく簡潔に伝えることの2つです。

対面であれば、臨機応変なコミュニケーションが可能ですが、ビジネスメールでは画面上の文字だけが頼りになります。

ビジネスメールのやりとりでは常に相手の立場に立ち、心遣いを大切にしましょう。 

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